タスクリストで時間の効率化。今やるべきことは、今考えない＜No 315＞

）日間タスクリスト

今やるべきことは、今考えない

その日にやるべきことを、
その都度考えていたら、
自分の目指す一日の終わりに
たどり着けません。

雇われているときであれば、
それもいいでしょう。

どうでもいい仕事を、
それなりの顔つきで、
それらしく仕事をこなしていれば
一日は終わります。

しかし、それでは生産性のある
一日を送ることは出来ません。

無駄な時間を排除し、かつ
自分の目指す一日の終わりに
たどり着くために、
日間タスクリストを使います。

タスクリストで時間の効率化

タスクリストには、
いろんなアプリがあります。

• 自分の一日を管理
• 時間の見える化
• 今やることを考えない

これらができればどれでも構いません。

私はExcelを使っています。

雛形は自分で作りました。

上記の3点を盛り込んだ簡素な
タスクリストです。

気に入ったアプリがあればと、
何度か試してみたのですが、

• 見た目がイマイチ
• 費用対効果

から、今もExcelです。

割り込みタスクは、やる日程を決めるだけ

電話、メールやFAXは放っておくと
決めたタスクに割り込んで来ます。

突然の来客も。

なので、ルールを決めておかなければ
タスク通りに一日を終えることは出来ません。

電話

知らない番号には基本出ません。

空いた時間に留守電を聞いて、
空いた時間に対応します。

メール

メールチェックは、

• 朝
• 昼
• 夕

の一日三回のみ。

メール着信の都度、対応していては
目の前のタスクはその日に終わりません。

メールの返信が遅いと言ってクレームが
出ることはまずありません。

緊急なら電話がかかってきます。

FAX

受信音はならない設定にする。

受信があれば、
電話と複合機のランプが点滅します。

内容の確認もその時にせず、
確認する時間を設定します。

その後、確認し対応が必要なら
後に対応する時間も設定します。

空いた時間に行うので、
その日のタスクがずれ込むことは
ありません。

突然の来客

アポがなければ、会いません。

家族に対応してもらいます。

ただし、こちらの時間に余裕があり、
かつ、有意義な話しであれば対応します。

大きなタスクは細切れに

時間がかかるタスクは細切れにします。

人間、全体像を想像してしまうと、

「うっ」となってしまい、

手が出ません。

小さなタスクに細切れにすれば、
ゲーム感覚でこなすことが出来ます。

例えばこのブログ記事だと、

寝起きに、Wordpressを立ち上げ
ナンバーだけを書き込んだ新規投稿を
保存します。

これを「ブログセット」と呼んでいます。

その後、上記のように、

1. ブログブレスト
2. ブログブレスト
3. ブログ1節
4. ブログ2節
5. ブログ2節
6. ブログ3節

といった具合に進めていきます。

平均3時間はかかる作業を一気に
やろうとするとなかなかやる気になれません。

小さく細切れにすることで、
いつの間にか終えることができます。

時間に使われる側ではなく、時間を使う側になる

独立してフリーになれば、
自分の管理は自分でします。

進捗状況を管理してくれる上司は
いません。

時間をコントロールすることで、
意図した自分の人生を送ります。

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＜編集後記＞
6時30分起床後、ルーティン
午前中、ブログ執筆
午後から、法人決算打ち合わせ

カラダも本調子になりつつあるので、
そろそろ4時半起きにしていきます。