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税務ミーティングの準備・本番・終了後にかける時間<No 1264>

)税務ミーティング用マイク

独立するならいつかはやること

初めて事務所に勤務したのは26歳になる頃でした。
 
そこでは、一応、担当を持っていましたが、肝心なことには番頭さんが目を光らせてくれていました。
 
経理担当の方とやり取りすることが多く、社長と直接話す機会はそれほどありませんでした。
 
気が楽と言えばそうですが、将来的に自分でやっていくことを考えると物足りないものです。
 
そこでずっとやっていたら、独立することはなかったでしょう。
 
そういう意味では、3年で辞めて正解でした。
 
受験専念を2年挟み、次に勤務したところでは、一転してすべてを任されることになりました。
 
  • 毎月の訪問
  • 決算報告
  • 税額のお知らせ
  • 納付書を書く

といったことは、以前の事務所ではやったことがなく。

初めてのことばかりで緊張しましたが、今思い返せば良い経験だったなと。

この頃になると社長と話す機会は増えたのですが、数字のことは浅く、雑談が多めでした。

その雑談から社長のお困りごとにアプローチできていればいいのですが、そこまでのノウハウはなく。

同じく、今まさに現場に出たばかりで、社長と何を話していいのかわからず困っている方もいるでしょう。

会計や税務を学校で習っても、ミーティングの段取りやトークを磨く場はありません。

モデルとなるのは所長や番頭さんぐらいですが、前時代的なやり方は、右肩上がりの時代なら許されていましたが、サービス多様な今の世の中だとお客さまにとっては物足りないでしょう。

そういう私も、大したことができるわけではありませんが、手探りながらもなんとかやっています。

税務ミーティングの準備・本番・終了後にかける時間

昔と今で違うのは、お客さまと直接つながっている時間です。

昔は常にお客さまとつながっていました。

電話があれば即対応。

今、思えば、社内の経理部門のような感覚です。

企業内で社長や営業部門から電話があればいつでも対応できるようにしておくような感じです。

独立してからは、直接つながっているのはミーティング中のみです。

もちろん、メールでの連絡はありますが、かつてのような頻度ではありません。

社内の経理部門として常駐しているのではなく、自分自身が自己研鑽を重ねることが、お客さまに対するサービス向上になるのだと考えています。

準備

毎月継続してミーティングを行う場合、入力はお客様にしていただいています。

入力したデータは、翌月の中ごろまでにこちらへ送信されます。

データが来たら、前月分のチェックと修正を行います。

独立直後の慣れていないお客様であれば、経理のイロハからお伝えすることになりますが、3・4回続けると概ね慣れてくれます。
 
仕訳の量が多くてもパターンが同じであれば難しくありません。
 
こちらが修正する機会は徐々に減ってきます。
 
ミーティング時に利用する資料は、
  • 月次推移試算表
  • 過去3年 売上
  • 過去3年 販管費
  • 過去3年 営業利益
  • 過去3年 経常利益
  • 前月末 B/S

くらいで難しい資料はありません。

異常値があれば、中身をチェックして元帳を見せられるようにPDFにしておきます。

CFコーチングをご契約いただいている方には、これにキャッシュフロー表を追加します。

ミーティング本番

ミーティングはオンラインで完結しています。
 
コロナ前からZoomでセミナーや個別相談といった単発のご依頼には対応していました。
 
コロナ以降は、これに顧問が加わり、毎月のミーティングをZoomで行えるようになりました。
 
Zoomは他のオンラインツールに比べて扱いやすいですが、混み合っているからか、当日すぐに繋がらないこともあります。
 
念の為、30分前に別のルームで繋がるかどうか確認しています。
(予約したルームだとお客さまに通知がいき、催促してしまうので)
 
10分前になったら予約したルームを開いて待機しています。
 
この間に、当日の進行表に目を通しておきます。
 
ギリギリにルームを立ち上げると、繋がらなかったり、お客さまが入ってこれなかったりするので注意が必要です。
 
開始時刻が遅れると終了時刻もズレるので、定刻にスタートできるようにしています。
 
最初に近況からお伺いし、続いて画面共有にしてこちらの資料が見えるようにします。
 
事前につくっておいたミーティングスケジュールをお見せしながらスタートします。
 
スケジュール表は、Evernoteで作っていますが、Google KeepやGoogleドキュメントなどでもいいでしょう。
 
開いた状態を最小化しておいて、適宜大きくして見ながら進めていきます。
 
用意した資料で完結できることが大半ですが、異常値が見つかったときなど、より細かいデータが必要になることもあるので、別途Windowsパソコンで会計ファイルを開いた状態にしています。
 
Macでも利用できるクラウド会計ソフトなら1台で問題ありません。
 
数字の説明が終わったら、次に前回の議事録を見ながら情報共有していきます。
 
前回から動きがあったのかどうか。
 
目的は、このあと次回までにやるべきことの棚卸しです。
 
こうしたことを話していると、小一時間くらいはすぐに経ちます。
 
税務だけなら30分〜60分、税務+CFなら60分〜120分ぐらいの時間になります。
 
とはいえ、話すことがないのに無理やり長く話すことはありません。
 
大事なことが話せて、かつ、お客さまの質問に応対できたら30分以内で終わることもあります
 
 
最後にお客様からミーティングの疑問点など質問がないか確認し、次回のミーティング日を決めて終了となります。
 
ミーティング中に次回のスケジュールを決めておけば、別途わざわざ調整する必要がなくなります。

ミーティング終了後

ヒアリングした内容は、ミーティング中、議事録に入力しています。

書ききれなかったことがあれば、ミーティング終了後に追加しておきます。

その後、Zoomで次回ミーティングの予約をして、リンクをお客さまへ送信します。
  • 議事録作成 15分
  • Zoom予約 5分
  • Zoomリンク送信 2分

20分ほどあれば完了するので、記憶が鮮明なうちに終わらせておきます。

日を空けると記憶が曖昧になるので。

できあがった議事録を送るかどうかは、お客さまによりけりです。

わからなければ聞く

独立してもうすぐ5年になりますが、毎回難しい話や新しいことを話しているわけではありません。
 
資料は基本的なもの、かつ必要最低限のものです。
 
大事なことは、お客様が何を求めているのか?
 
このあたりを明確にしていないで難しいことをやったり、資料を多めにしてしまうとお客さまと距離ができてしまいます。
 
わからなければ、お客さまに聞くのが一番かなと。
 
<編集後記>
6月23日水曜日
5時40分起床後ルーティン
算定基礎作成、税理士業務、ブログ更新

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