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総勘定元帳で10年前の取引を把握。記憶に頼らないで記録に残す<No 1344>

)「縦笛の練習をする娘」を記録しているところ

記憶に頼らないで記録に残す

お金の使いみち、数日前のだと誰でもわかるでしょう。

数ヶ月前だと調べればなんとかわかるでしょう。

それが10年20年前になるとどうか?

事業をしていて数百万単位の大きな収入が、その後きれいさっぱりなくなったら。

当時、お金の動きを把握していても、きっちり記録していなければ記憶に頼るしかありません。

入力なり、手書きなり帳面があればいいですが、それも保存していない場合はどうするか?

税理士がオススメするのは、総勘定元帳の保存です。

総勘定元帳で10年前の取引を把握

総勘定元帳とは

総勘定元帳は、事業上の取引を現金や預金・売上といった各勘定(項目別)に集計した帳面です。

これを紙の帳面でしっかりつけてくれていたのは、私の経験では昭和ひと桁の社長夫人くらいでした。

コンピュータが一般的に出回るまでは手書きで元帳をつくっていましたが、デジタル化されてからは会計ソフトでできるようになりました。

自前で会計ソフトを入れていれば、決算後にソフトで出力(印刷・PDF化)することができます。

会計ソフトを導入しておらず、税理士に申告をお願いしているのであれば、税理士側のソフトを使って元帳の出力ができます。

元帳の保存

請求書や領収書を保存していても、保管義務の5年や7年を超えた資料は廃棄していることもあるでしょう。

そんなときのために、創業からすべての総勘定元帳を保存しておきます。

紙の元帳でもいいですが、10年20年となると場所をとるのでPDFでも構いません。

必要なときに印刷できるカタチであればいいでしょう。

ただし、PDFはデータをどこにやったかわからなくなるので注意が必要です。

私はクラウド上の2ヶ所に保存しています。

税理士に申告を依頼したときは、申告後に申告書だけでなく、この元帳を請求しておきましょう。

「元帳をPDFでください」と言えば、メール添付なりクラウド共有なりしてくれます。

元帳の効果

調査があったときの証明になる?

税務調査があったとき、元帳があると印籠代わりになるのかどうか。

残念ながら、印籠の代わりにはなりません。

税務署は、元帳を足掛かりとして調べていき、怪しいと感じた取引については請求書・領収書といった原始資料を求めてきます。

なので、元帳があると、事業として「最低限の帳面はつけて保存していますよ」という第一段階をクリアしたにすぎません。

ただし、これは調査に限ったことなので、元帳に意味がないというわけではありません。

お金の使途がわかる

冒頭でお伝えしたとおり、自分自身が何に使ったかわからない場合、元帳は威力を発揮します。

入った大きなお金を何に使ったかは、入金後の預金元帳を調べていけばわかります。

本来、残っているはずの入居者から預かった保証金、その後の預金の動きから、大規模修繕に充てていたことがわかることもあります。

税務署への印籠にはならなくても、元帳があれば自分や自社の過去の取引を遡って知ることができます。

<編集後記>
10月20日水曜日
5時30分起床後ルーティン
午前中、年末調整準備、eLTAXにて新規届出、ランニング10キロ。
午後、昼寝をしてからブログ更新。

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