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タスクリストで時間管理。「タスクリスト」と「時間の管理」の両立<No 191>

HEP FIVE(大阪市)

)HEP FIVE(大阪市)

「タスクリスト」と「時間の管理」の両立

これまでもタスクリストでその日のやるべきことを管理をしてきましたが、あくまでざっくりしたものでした。

やるべきことを優先すれば、時間の管理がざっくりしたものになり、時間の管理を厳密にすれば、やるべきことを管理しきれずにいました。

このEvernoteで作ったタスクリストですと、その日に「やるべきこと」をすべて書ききることは出来ます。

しかし、細かい時間の管理が出来ません。

  • 午前
  • 午後
  • 夕方

のようにざっくりした管理になってしまいます。

これでも、何もないよりはマシだと思うのですが、今回はもう少し厳密に時間を管理しようと思います。

やっぱりExcelかなと

これまでも、厳密な時間の管理をExcelでしようとしたのですが、チェックボックスがうまく作れずにいました。

Evernoteの「チェックボックス」を気に入っていたので、Excelでも出来ないかと試行錯誤していました。

今回、チェックボックスならぬ「チェックマーク」を代用することで、Excelでも「チェックボックスもどき」を作ることが出来ました。

セル一つをボックスに見立てて、「チェックマーク」は自分で「チェックマーク」と入力しただけです。

前日、22時に就寝しましたが、本日のタスクリストなので、0時からスタートしています。

そして、この記事を書いているのが、当日夕方なので、15時30分までのタスクリストになっています。

これまで通りタスクリストは大きな時間の枠で管理しながらも、タスク一つ一つの所要時間を把握することが可能になりました。

数式に詳しくなくてもなんとかなる

元々、Excelを人に教えられるレベルではありません。

Excel本も購入したことはありませんが、なんとかなります。

今回、私がやろうとしたことは

  1. 開始時刻を入力する
  2. 終了時刻を入力する
  3. 経過時刻が自動で計算される

ようにすることでした。

数値の単位を「時刻」に変更する

開始時刻と終了時刻の各セルに入力する数値を、時刻と認識してもらうために、セルの数値を変更します。

  1. 時刻を入力するセルを選択します。
  2. 帯の「ホーム」から「数値」を探します。
  3. 「標準」の横のボタンをクリックして「時刻」に変更します。
  4. このままだと、秒数まで表示されるので、右下の矢印をクリックし 「13:30:55」を「13:30」に変更します。
  5. 数値が時刻に変更されたセルを、そのまま下のセルに、必要な分だけコピーします。
  6. 終了時刻も同じように数値を時刻に変更します。
  7. 最初このやり方でうまくいかなかったので、「ユーザー定義」で「h:mm」を選択しました。
  8. 時刻の入力は、7時5分なら「7」「:」「05」と入力します。

*追記:ctrl+:で現在時刻が入力出来ます(29年2月11日) 

経過時間は「オートサム」でもなんとかなる

数式に詳しくないので、関数の画面で経過時間を表示させる方法を検索したのですがヒットせず。

ならば「オートサム」で何とかしようとして、何とかなりました。

  1. 「経過時間」欄のセルを選択する
  2. 「オートサム」をクリック
  3. SUM(J5:K5)の「:」を「-」に変更する

これだけで、経過時間が1分単位で表示されます。

時間を4つのカテゴリーに分別する

1、消費

緊急かつ重要性の高いものです。

  • これをしなければご飯が食べられないメインの仕事
  • 睡眠
  • 仕事上のメール
  • 食事

など。

2、投資

緊急ではないが、重要性の高いもの。

  • 読書
  • 情報発信
  • 身体のメンテナンス
  • ブログ
  • セミナー参加

などです。

「消費」ばかりしていると、将来の仕事がなくなる可能性があります。

普段から「種まき」の時間を多くとれるように心がけます。

3、浪費

緊急ではあるけど、重要性の低いものです。

  • 通勤時間
  • 無駄な飲み会
  • リアルタイムで見るテレビ

今日のリストで私が挙げたのは、

  • 請求書
  • 休憩
  • データ整理

などです。

「請求書」を送らなければ、お金をもらうことは出来ませんが、既に過去の成果の産物です。

次の成果を得るためには時間をかけてはいられません。

「データ整理」をしなければならない体制は、改善せねばなりません。

4、?

緊急でも重要でもないものです。

  • 行列に並ぶこと
  • 無駄な飲み会
  • 時間を奪われること

今日、タスクリストを作成して感じたことは、「人は時間を甘く見積もる」ということです。

これからのタスク管理に参考になりました。

<編集後記>
早朝4時45分起き ルーティン
午前中、請求書・e-tax2件
午後から e-tax2件

<たまに一新>
ExcelからPDF作成

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