「スケジュール管理」「メール返信」「単語登録」。毎日やることはテンプレートにしておく＜No 883＞

脳の消耗を減らす

同じタスクをやるのであれば、普段から下準備をしておくとその都度アタマを使わずに済みます。

365日毎日やることなら、積み重ねると結構な時間になります。

時短になるのが最大のメリットですが、脳の消耗度合いを減らす効果もあるでしょう。

次にやることを考えずに無意識レベルでできるようにしておきます。

毎日やることはテンプレートにしておく

スケジュール管理

スケジュール表は、毎日Excelで作成しています。

ファイルは一つ。

シート一枚につき、スケジュールは一日分のみです。

一日目のシートをつくったら、コピーして次のシートに貼り付けます。

常時、つくっているのは一週間分で、毎日ルーティン内で
一週間後同じ曜日のシートをつくります。

それ以上先のタスクは、

• 卓上カレンダー
• タイムツリー
• お客さまファイル

で管理しています。

この３つは毎日見ています。

TimeTreeでスケジュール管理。家族とのすれ違いをなくす＜No 140＞

スケジュール管理は、「プライベート」も開業したての方や、ひとりビジネスの方はつい仕事を優先しがちになります。週末に、プライベートや家族との時間を持てずにいる方も多いでしょう。私も、開業準備で、自分のスケジュールをこなすことを優先するために、家族とのスケジュールを忘れがちでした。我が家の場合、家族はリビングのカレンダーにスケージュールを書き込み、私は自室のカレンダーにプライベートのスケージュールを書き込んでいました。そして、リビングのカレンダー書き込まれた私のスケジュールは、 私が気づいたときに...

コンサルティングテクニカ

Excelのスケジュール帳には、やるべき事の一覧がざっと書かれているので、
それを見ながら進めていくだけです。

「部屋整理」のような簡単なことでも、意識がそこにいかないとわざわざ動かないものです。
（前日の出しっぱなしのモノがここで片付きます）

スケジュール管理は有料のアプリがありますが、
あえて量産型ザクのごとく同じ緑のExcelをもう少し使ってみるつもりです。

タスクをカテゴリー別にわけるとか、ビジュアル面を重視するようになれば
変えるかもしれません。

メールの返信

返信メールにテンプレートを使っています。

Outlookであれば、「署名」か「テンプレを表示」で登録しておくことができます。

短文なら「テンプレートを表示」、長文なら「署名」が便利です。

セミナーや個別相談など、ブログやホームページからのご依頼に対する返信は、
長文なので「署名」を使っています。

テンプレートを利用すれば、イチから文章を考える必要がないので、
短時間で返信することができます。

セミナーや個別相談など、サービスに合わせてかつ

1. お申込み時
2. ご入金時
3. セミナー後のお礼

とシチュエーションごとのテンプレートをつくっておくと便利です。

新しいシチュエーションができたら、その都度増やしていきます。

注意すべきは、日付や名称など同じセミナーでもその都度変更しないといけない項目は、
赤字でハイライトにしておくと変更し忘れません。

単語登録

テンプレートの一つとして単語登録をしておくと便利です。

私であれば、左の文字を入れると右の文字が表示されるようにしています。

• 「へん」・・・＜編集後記＞4時45分起床後ルーティン
• 「める」・・・メールアドレス（使用中の３つと過去の２つ）
• 「じゅうしょ」・・・自宅の住所
• 「やまもと」・・・漢字とカタカナでフルネーム

日本語入力機能は、PCやスマートフォンそれぞれの端末に備え付けられていますが、
私は無料のGoogle日本語入力を利用しています。

以前は、ATOKを利用していましたが有料なのと、
Google日本語入力がそれほど悪くはないので変更しました。

Made in Japanの変換ソフト。ATOK Passportで文字入力のストレス軽減＜No 259＞

）JUSTSYSTEMS HPより  たかが文字入力とは言えども、1日に費やす時間を考えるブログを始めてから、 文字入力の時間が多くなりました。税理士業自体が、 文字との接触が多いため、 仕事を終えても文字入力から 離れられません。一日の大半を費やす作業には、 極力ストレスを感じたくはないので、 使用頻度の高い単語は、 入力ソフトに登録します。 メールアドレス 名前 住所など。しかし、先日から、何度登録しても、 単語が記憶されなくなりました。PCに初期登録されている日本語変換 ソフトは、Microsoft社のMS－IME です...

コンサルティングテクニカ

Google日本語入力の良い点は、登録した単語を他の端末に移し替えるのが簡単なこと。

パソコンを買い換えるごとに、単語登録していては面倒なので、有り難い機能です。

繁忙期でもメインPCを買い換える。本業+ITスキルの必要性＜No 673＞

）窓からの朝焼け  仕事に影響がないことを祈りつつパソコンを買い換えると新規の設定にはそれなりの時間がかかります。CD-ROMを使ってインストールすることはなくなりましたが、ネットで完結できるサービスでも面倒なことはあります。本来なら暇な閑散期にでもやればいいのでしょうが、365日同じ生活スタイルなので迷うことなく行いました。まぁ、仕事に影響がないことを祈りつつ。  繁忙期でもメインPCを買い換える今回、Surface Pro6を購入したのが1月12日土曜日の午前中でした。自宅に戻って昼から設定を緩く...

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大事なタスクに集中

繰り返しの作業を、その都度考えることは面倒なので、テンプレを作成しておくと時短になります。

無意識にできることが増えれば、脳の消耗を抑えることができるので、
大事なタスクに意識を集中することができます。 

＜編集後記＞
5時30分起床後ルーティン
午前中、年末調整、ブログ執筆
午後から、とある催し２件をハシゴします