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現場が話にならないときは、ボトルネックを上流思考で攻略する<No 1527>

)上流を求めて北へ 京都府亀岡市 

その場しのぎで解決した気にならない

少し前、問題が生じたら、「目の前の事象でなく上流を断つ」ということを記事にしました。

ひとり税理士の事務所登録電話。営業電話を断つなら上流を断つ<No 1525>

これは、営業電話がかかってくるたびに迷惑電話設定をするのではなく、電話番号が掲載されている大元を発見し、そこを断つという内容でした。

根本原因である上流を攻略するのは手間がかかりますし、すぐに上手くいくとは限りません。

手っ取り早い目の前の事象に手を付けて蓋をした気持ちになりがちです。

ただ、根本原因を解決しないと、いつまでも同じことが起きます。

この根本原因をボトルネックといったり、解決することを上流思考といったりします。

最近でも、この上流思考で攻略できたことがありました。

ボトルネックを上流思考で攻略する

金融機関からのメール

1つめが金融機関とのメールのやりとり。

本来、金融機関はメールのやり取りはしません。

FAXか電話か対面のみ。
(お客さんと行員との不正を防ぐためのようですが)

今回、金融機関からDXに関するセミナー講師のご依頼をいただきました。

当初はリアルで開催するところが、コロナの急増に伴いZoomで開催して欲しいとのこと。

こちらとしては、願ったり叶ったりであるのですが。

元々メール文化がない金融機関とそのお客さまに、私からZoomのリンクを送ることになりました。

段取りは、

  1. 私のアドレスをお客さまにお知らせ
  2. お客さまが私にメール
  3. そのメールアドレス宛てにZoomリンクを私が送信

といったもの。

ただ、蓋をあけてみると、社名と「よろしくお願いします」とだけ書かれた迷惑メールと思しきメールが届きました。

さらに、Zoom環境がないお客さまに変わって行員のかたから送られてくるメールがビジネスメールのていをなしておらず。

20代、30代の人だとチャットで慣れているのでPCメールを送ることがないのでしょう。

更に、本来なら新卒で勤めた会社で学ぶ社会人のイロハが、メールを禁止にしたがために学ぶ機会を失ったのかと。

気の毒とは思いながらも、迷惑メールと思しきメールや、チャット感覚でメールを送り付けられるこちらとしては、穏やかではありません。

このまま放置していてはこちらのメンタルがやられます。

直接担当に伝えても、うやむやにされるか、改善される範囲が限定的だと判断したので、上のかたに直接お伝えすることに。

ほどなくしてストレスメールは止み、代わりにきちんとしたビジネスメールが届きました。

不動産管理会社に対する環境改善要望

2つめは、住んでいる集合住宅でのこと。

  • 決まった時間に騒音
  • エントランスの植木が伸び放題
  • 階段・エントランスのタイルの汚れ
  • ゴミの分別
  • 10分経っても電話中で繋がらない

といった、集合住宅に住んでいればどこでもあるようなこと。

エントランスの植木が伸び過ぎて、名称が書かれたプレートが隠れてしまっています。

さらに枝が通り道に伸びてカラダに触れます。

半年前に剪定のお願いをしたのですが、未だに着手されておらず。

掃除は、週2に来られているのですが、掃き掃除だけ。

モップ掛けしないので、築年数が浅いにもかかわらず、床が黒ずんでしまっています。

なので、モップ掛けのお願いと、さらに定期的なワックスがけもお願いしました。

大手住宅メーカーの不動産管理会社なので、担当部署に連絡しても、外部のコールセンターに回されます。

オペレーターに通り一遍の聞こえの良い回答をされても、結局、その報告を受け取った不動産管理会社のイチ担当者の動きが鈍ければ放置されてしまいます。

そうした状況から今回は、本店のサイトにあるお問い合わせフォームから直接、上記内容を伝えました。

そうしたところ、翌営業日に、誠意ある回答メールが送られてきました。

おそらく、私のお問い合わせは、本店内にて共有されたでしょうから、これまでのようにうやむやにされることはないでしょう。
(と願います)

根本原因を解決

結局、目の前の事象だけを追っていると、根本原因の解決にまでたどり着けません。

  • ボトルネックを解消する
  • 上流思考

いう発想があるだけで、日々のストレスが大きく改善されるのではないでしょうか。

<編集後記>
7月21日木曜日
4時45分起床後ルーティン
税理士業務、税務ミーティング準備、You Tube撮影・編集。

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