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官庁と民間の差を、業界と自分に置き換える<No 1214>

)とある官庁関連施設 写真はイメージです

とある官庁の窓口で感じたこと

今日、とある資格の更新で役所へ行ってきました。

建物内に入ると総合受付はなく、1番手前の窓口で聞くと、そこで受け付けてくれました。

書類を提出し、名前を呼ばれるまで待っていると、後から来る人は皆わたしと同じく手前の窓口に向かいます。

すると、その窓口は通常業務に総合受付としての仕事がプラスされるので、通常業務をこなすスピードは遅くなります。

窓口でのやり取りは「受付時」だけでなく、「書類記入」「別窓口にて手数料支払い」を経て、
合計3度ありました。

こんなに手間がかかるのは官庁くらいで、民間ではあまり見かけません。
(病院くらいでしょうか)

入り口に総合受付があれば、よりスムーズに流れるでしょうし、ネット申請は譲っても、書類記入を事前OKにしていれば混雑は回避できたでしょう。

その後、別の建物に移って講習を受けました。

受付では、飛沫避けのビニールシートが垂れ下がり、マスクをされているので声が聞き取りづらく。

さらに、管轄行政のOBらしき高齢の方だったのも。

こうした場合、民間だと簡易マイクとスピーカーを付けて対応してくれていることがありますが、
官庁には見られません。

もちろん、手数料は現金のみ。
(一応、どこでも「現金だけですか?」とは聞きます)

1つ目の受付から、氏名・住所が記載された紙を持参しているにもかかわらず、再度ここでも氏名・住所の手書きでした。

講習は、本来なら別の階の大きな講義室にて行われるのですが、コロナの影響で事務所の隣のスペースで行われました。

簡易なパーテーションで区切られただけのスペースなので、事務所の電話や話し声が聞こえてきます。

それなら、大きな講義室で間引いてやってくれれば良いのになあと。

間引いたが故に、予約が1ヶ月先だったのも残念です。

昔、新卒の就職説明会で企業を訪問したときに、隣の部屋から社員の笑い声が聞こえてきたことを思い出しました。

そうしたことだけで、その相手に対する心象は下がってしまいます。

<セミナー情報>

官庁と民間の差を、業界と自分に置き換える

こうしたことを、自分の業界・自分の仕事に置き換えてみます。

  • 同じことをお願いしていないか?
  • 手間をかけさせていないか?
  • キャッシュレス対応か?
  • ペーパーレス化しているか?
  • 手書きをお願いしていないか?
  • コロナ対策で手をわずらわせていないか?
  • 待たせていないか?
  • マスクで話しが聞き取りにくくないか?
  • 対面だけでなくオンライン対応か?

同じことをお願いしていないか?

人が複数いたり、部署がたくさんあれば、重ねてお願いすることもあるでしょう。

その点、自分ひとりでやっていれば、同じことをお願いすることはありません。

キャッシュレス対応か?

基本、お支払いは次のいずれかから選んでいただいています。

  1. 振り込み
  2. カード決済(ブログのみ)
  3. PayPay払い(HPのみ)

現金でいただくことは、ほとんどありませんが、近所のタバコ屋のおばあちゃんだけ現金対応しています。

ネットができる or 銀行まで行ける人には、キャッシュレスでお願いしています。

ペーパーレス化しているか?

お客さまにペーパーレス化をお願いする前に、まずは自分が紙をなくしているかどうか?

独立時、お客さまの書類が入ったダンボール箱が10個以上ありましたが、今は一つもありません。

ScanSnap iX1500とiX100の比較。ポイントは「外で使うか否か」だけじゃない<No 1130>

原本は返却し、コピーはすべてスキャンしました。

その上で、課題は新たな紙を発生させないこと。

資料は、

  1. Dropbox共有
  2. メール添付
  3. ChatWork添付

でいただくようにしています。

とはいえ、お客さま資料のペーパーレス化は一筋縄でうまくいくものではなく、時間をかけて進めています。

手書きをお願いしていないか?

申告書を紙で提出していた時代は、サインを自署していただいていました。

電子申告になってからは、サインをいただくことがなくなり、手書きをお願いすることはなくなりました。

コロナ対策で手をわずらわせていないか?

相談やミーティングは、オンラインと対面を選べるようにしています。

オンラインが多いですが、初回は会って話したい方も少なからずいらっしゃいます。

そんなときは、広めのカフェや、隣とのあいだに衝立があるお店にしています。

こちらから、対面をお願いすることはありません。

待たせていないか?

オンラインで話すときは、10分前からスタンバイしています。

リアルで会うときは、15分前には現地や近くにいるようにしています。

ここ数年で待たせた記憶は、ほぼなく。

電車が事故で遅延になったことがありましたが、15分前行動+タクシーで訪問時間ちょうどに着きました。

マスクで話しが聞き取りにくくないか?

オンラインでマスクはしないので問題ありません。

オンラインで気をつけるのは、マイクの感度。

ワイヤレスだと音飛びすることがあるので、線付きヘッドセットで対応しています。

リアル面談の場合は、蜜を回避しながら、大きめの声でゆっくり話すようにしています。

特に高齢者の方には。

人のふり見て我がふり直せ

違う業界を見て、自分の業界や自分の仕事を見つめ直してみました。

こうして、挙げてみると、新たな発見や気付きがありました。

今後のサービス向上に繋げていきます。

<サービスメニュー>

<編集後記>
4月7日水曜日
5時20分起床後ルーティン
午前中、娘が春休み最後だったので二人で実家へ
実家で税理士業務、支部への報告書作成
PC1台あれば仕事はどこでもできます

午後からブログ更新

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