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本業で結果を出すために。経理は「無意識」レベルで効率化<No 159>

人が一日で出来る「判断」は限られている

同時進行の業務が複数あるときは、頭を切り替えなければなりません。

目の前のことに集中すべきなのは頭でわかっていても、完了していない他の業務のことも気になります。

人が一日のあいだに出来る意思決定の回数は、限られているそうです。

確かに重たい判断を一日に何度もこなせば、脳はかなり消耗していきます。

そんな状態が続くと、その日の終盤には、単純な答えを出すことにも時間を要することもあります。

ではどう改善すべきなのか?

簡単な方法は、「判断」そのものの数を減らすことですが、判断せずには、仕事は進みません。

そこで、判断すべきことを限定します。

そして、判断すべきでないことを、ルーティンにすることで、「無意識」レベルでこなせるようにします。

領収書はためない。朝イチ整理で目の前から無くならす

事業を始めてから、「無意識」で出来る業務と「意識」してする業務を分けています。

朝5時から始めるルーティンは「無意識」レベルの業務です。

 

私はこの朝ルーティンの中に、領収書の整理を組み込んでいます。

整理する

出先から帰って来たときと、その日の終わりに、かばんや財布にしまったレシート類を取り出します。

取り出したレシート類はデスク脇のクリヤーファイル一か所にまとめておきます。

翌日、朝ルーティンで集めたレシート類を会計ソフトに入力し、その手でA4用紙に糊付けしていきます。

レシート類がたまる前に整理するので、1日分は2、3枚のごく少量です。

ルーティンでこなすので無意識レベルで行うことが出来ます。

一日の終わりに、疲れた頭でするのとでは、その負担は雲泥の差です。

保存する

毎日、入力と糊付けを繰り返し、新しい月となったら、ひと月単位で保存します。

保存はアナログとデジタルを併用します。

まず、後々の管理を容易にするために紙をデジタル保存します。

私は、スキャナー付きの複合機でEvernoteに取り込んでいます。

Evernoteにスキャナー保存が出来れば、その後、紐で閉じて綴りにし、机の上から見えない場所へ移動し保管します。

検索出来る

サーチャブルPDFで保存すれば、PDF内のレシートの文字まで検索することが出来ます。

後々、支出の詳細が知りたいときに、レシートを一つ一つ探す手間が省けます。

また、紙の綴りをファイリングして見えるところに置いておくのも良いですが、綴りにしたレシート類は1年分ともなると、かなりの分厚さになります。

押し入れや倉庫に保管して、どうしても原本が必要なときだけ取り出せるようにしておけば良いでしょう。

税務署に申請をすれば、紙での保存がいらなくなる、「 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」

という手続きがありますが、

  • 申請が必要
  • タイムスタンプが必要

など、時間とコストがそれなりにかかります。

フリーランスや小規模事業者の方が導入するには、もう少し環境が整備されてからで良いでしょう。

「判断」を研ぎ澄ませるために、ルーティンは無意識でこなす

フリーランスや小規模事業者であれば一人で何役もこなす必要があります。

そのすべての判断に全力を出し切っていては、いざという時に正確な判断は出来ません。

一日の業務のなかで、本当に大事な判断の数は限られています。

無意識レベルで出来る判断をルーティンで効率化します。

脳の負担を減らすことによって、正確な判断が導き出されます。

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