会う予定は1日1件まで。遊びの必要性＜No 865＞
yujiro コンサルティングテクニカ
「長時間働いた」ということは、「効率が悪かった」ということ。限りある時間は「本当にやりたいこと」に使う＜No 688＞
yujiro
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時間は限りある
今から二十年前、初めて務めた税理士事務所では繁忙期になると休みの日も出勤していました。
2月に入り土曜日出勤、３月や５月になると日曜日も。
実質的に事務所を回している番頭さん、そして先輩と私の３人です。
所長が不在でリラックスできたこと、
電話や訪問がないので仕事がはかどったように思います。
この頃はまだ実務経験が浅かったので勉強になりましたし、
休日手当もついたので良かったことだと思っています。
（まだ、税理士になる気はなかった）
休日手当もついたので良かったことだと思っています。
（まだ、税理士になる気はなかった）
ただ、今この時と同じ働きぶりができるのかというと、それはできません。
というか、やりたくないです。
人生の折り返し地点を超えて、残された時間に限りあることを実感できるようになったからです。
「本当にやりたいこと」に使う
独立以来、勤務時代に経験した「長時間労働」と「効率の悪さ」を日々改善しています。
午前中だけ働く
働く時間を決めることで、その決めた時間内に仕事を終わらせようと努めます。
決められた時間内に終わらなければ、
見積もりが甘かったのか、効率が悪かったのかのいずれかです。
見積もりが甘かったのか、効率が悪かったのかのいずれかです。
毎日、あらゆるタスクにかかった時間をエクセルに記録することで、
どのタスクにどれくらいの時間がかかるのかわかるようにしています。
どのタスクにどれくらいの時間がかかるのかわかるようにしています。
そうすることで、仕事のとり方、タスクの配分を徐々に調整していきます。
繁忙期は特に、希望的観測でオーバーワークになりがちなので、
やりたいタスクの７割くらいを配分するようにしています。
やりたいタスクの７割くらいを配分するようにしています。
その方が、やり残しを作るよりも、気持ちがいいものです。
紙の資料を残さない
独立以来、紙の資料は少なくしデータで保存するように心がけていました。
それでも、過去３年分の主要な資料だけは紙とデータの両方で保存していました。
しかし、データの取り扱いに慣れてくるとモニターで確認するほうが早いことに気づきました。
なので、2018年度の確定申告より控えは紙で保存せず、データのみで保存することに決めました。
これを継続すると、あと２、３年でキャビネットにある紙の資料はすべてなくなる予定です。
ただ、お客様側に紙のニーズはまだあるので、お客様控えは紙で返却するようにしています。
別のやり方がないか考える
働く時間を限定すると、長時間労働は避けられます。
また、ペーパーレスにすると効率化の改善もできます。
加えて、今やっていることが無駄かどうか日々考えるようにしています。
「郵便局行くの、めんどくさいな」と思ったおかげで、クリックポストを見つけることができました。
「切手買いに行くの面倒だな」と思ったおかげで、Webレターを見つけることができました。
「入力より別のタスクに時間を注ぎたいな」と思ったおかげで、STREAMEDを見つけました。
夕方、過ぎたらメールは見ない
独立以来、お客様とのやり取りに電話は使わないようにしています。
使っているのは、
- メール
- ショートメール
- Chatwork
です。
これらは、電話と違って即対応を求められるものではありません。
なので、送る側としては、いつ送っても相手にとって負担は無いという思いはあるのでしょう。
ただそれも、パソコンが職場にしかない昔の話です。
今、パソコンは１人１台の時代です。
さらに、スマートフォンにもメールはついています。
また、パソコンとスマートフォンで相互に連携させて、
あらゆるメールをリアルタイムで確認できます。
ビジネスタイムであればメリットですが、夜や週末に連絡をもらうと気が重たくなります。
そのため、夕方以降に届いた着信には触れないようにしています。
仮に、夜読んでしまうと睡眠に支障が出るからです。
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＜編集後記＞
3時40分起床後ルーティン
午前中、e-Tax送信・PDF保存（PCとEvernote）各２件、記帳指導で来客
午後から、ブログ執筆
今日の夕方から妻と娘が実家に帰ります。
月曜日まで留守番なので、何をしようか模索中です。
もちろん、仕事はしないです(^^)
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