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確定申告書控えと原始資料をファイリングして返却。時間も費用もかけずに出来ることから考える<No 204>

 <サーバトラブルにより画像の一部が消失し、ご不便おかけしております>

)cafeゆう

 

 

独立すれば自分のやりたいようにやれる

長年同じ職場にいると疑問に思うことが多々あります。

  • 「こうすれば、もっと効率的になる」
  • 「ああすれば、見栄えが良くなる」」
  • 「無駄を省ける方法がまだまだある」

色々なことを感じて上司に進言するも、
変わることは稀です。

独立して良かったことは、
これらを感じた瞬間に行動に移せることです。

例えば私の場合だと、

クラウドによるデータ保存

 

新型PCの導入

 

請求書作成業務の効率化

 

Evernote導入による文書管理

 

マルチディスプレイによるPC業務の効率化

 

シュレッダー導入によるセキュリティー対策及びペーパーレス化

 

鍵付きキャビネット導入によるセキュリティー対策

 

本棚備え付けによるインプット機会の充実

 

SNSによる情報発信

 

自分好みの税務会計ソフトに改善

 

e-taxによる電子申告

 

既に始めている人にとっては、当たり前のことかもしれません。

しかし、導入していない組織や経験していない人にとっては、
未知の世界です。

上に挙げたものはいずれも安価な支出で達成出来るものばかりです。

業務の改善からサービス向上に繋げます。

 

 

 

確定申告書と原始資料をファイリングして返却する

これまで勤務した事務所では、
確定申告書のお客様控は、
印刷したものをそのまま何もせずにホッチキス止めだけで
返却していました。

しかし、お客様の過去の申告書で、
綺麗にファイリングしたものを見る機会があり、
自分が独立したら導入しようと思っていました。

また、申告書と共にお預かりした原始資料もお返しますが、
バラバラだとその後にお客様が紛失する恐れがありました。

今回、原始資料を30穴クリアポケットに入れて申告書と
共に一つのファイルにまとめてお客様に返却するようにしました。

これだと、お客様が申告書や原始資料を紛失する可能性が
低くなります。

ファイルそのものを捨ててしまうことはなかなかないでしょう。

e-tax導入に伴う添付資料提出の省略により、
資料を5年間保存することになりました。

資料の保存はより厳重に行わなければなりません。

 

また、申告書控えの渡し方については、
紙ではなくデータでの引き渡しも可能にしました。

  • PDFファイルをメール添付で渡す
  • Dropboxで共有する
  • Evernoteで共有する

選択肢を増やすことで、
お客様のニーズに応えます。

 

 

時間も費用もかけずに出来ることから考える

当たり前のことが当たり前に出来ないことがあります。

その根底には、

変化出来ない又はしたくない人

の存在があります。

どれだけ個や組織が繁栄しても、
変化出来なければ時代についていけません。

朝令暮改でも構いません。

まずは、時間も費用もかけずに、
出来ることから考えます。

 

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<編集後記>
4時35分起床後、ルーティン
5時45分からラン
日中勤務
帰宅後、ブログ執筆 22時30分完了

 

 

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