スポンサーリンク




2020年分確定申告の備忘録。スケジューリング・件数・効率化<No 1204>

)妙見山頂から とある日曜日のヒルクライム

確定申告終了

2020年分確定申告書の提出を昨日(3月24日)で終えました。

今回、コロナの影響で期限がひと月(4月15日まで)延びましたが、本来の期限である3月15日を超えたのは1件だけでした。

4月15日まではまだ日数があるので、HPのお申し込みページはそのままにしています。

今回の申告、思いのほか順調で、仕事・プライベート共にストレスを抱えることはありませんでした。

良かったところ、悪かったところを振り返り、来年に繋がる備忘録とします。

<セミナー情報>

2020年分確定申告の備忘録。スケジューリング・件数・効率化

スケジューリング

前回の確定申告、年末調整と1月末期限の業務を引きずったため、スタートダッシュをきめることができず。

2月上旬からは文字通り繁忙期となったので、その反省を「やることリスト」にしたためていました。

  1. 12月上旬から「年末調整」開始して年内で終了
  2. 住民税、法定調書、償却資産(1月末期限業務)は年内からスタンバイ
  3. 1月末期限業務は、年明け一周目で終わらせる
  4. 年明け一周目にアポや予定は入れない

そして、これらのリストは、月イチでチェックしていました。

その結果、8割はスケジュール通りに終え、1月中旬から本格的に申告業務へ移ることができました。

良かった一因は、お客さまへのファーストコールが早まったことです。

自分に余裕があっても、資料をいただけないと何も動けません。

声かけは、メールやチャット・LINEでも1分あれば送れます。

大事なのは、声をかける日時を事前にスケジュールに入れておくこと。

1分なんていつでも捻出できますが、いつでも捻出できると思うから、その気にならないと行動に移せなくなります。

前年の11月(遅くても12月上旬)からスケジュールを組んでおくと効果的です。

件数

もともとの件数が20で、今回新規で3件のご依頼がありました。

たまたま減りはゼロでしたが、今後のことはわかりません。

今回の申告に向けてのリアル営業活動は行っておらず、ネットのみのご依頼です。

これを多いととるか、少ないととるか。

人を雇っていないと、できる件数は限られます。

既存のお仕事であれば内容がわかっていますが、初めてだとそれなりに時間はかかります。

まだ余裕はあるからといって一気に増やしてしまうと、ミスの発生確率は高くなり、ストレスも感じるでしょう。

新規のご依頼は、残りのキャパの半分くらいに押さえておいて、慣れながら進めていくのが健全です。

私の場合、午後も仕事に充てれば、一気に増やすこともできるのでしょうが。

今はそこまで増やすことは考えていません。

今後も午前中だけで確定申告を乗り切る予定なので、2月3月の一極集中ではなく、12月から3月にかけて一定のリズムで毎日コツコツこなしていくのが性に合っています。

2月の上旬に多少重なる時期はありましたが、午後や土日を使わないで乗り切れたことは自信になります。

多少増えていったとしても、減ることもあるので、3歩進んで2歩下がるくらいの感じでしょう。

効率化

手持ちのストックが増えてくると、残業したくなりますが、今回もその気持を抑えることができました。

元来、効率的かどうかを考えることなく、時間をかけて乗り切る生き方をしていました。

大きく変わったのは、独立前にひとりでやっていくと決めてからでした。

そのため、登録から独立までの期間は0(ゼロ)日です。

残業する気持ちを抑えるコツは、先にスケジュールを入れてしまうことです。

午前に仕事を終えて、午後からはブログを書いたり運動の時間に充てる。

午前と午後を逆にするのもアリでしょう。

あとに予定があれば、時間内で終えようとします。

申告業務のメリットは、窓口業務のようにその場で仕上げる必要がないところ。

申告期限にさえ間に合えば、自分のペースで仕事を進めていくことができます。

ただし、自分のペースとはいえ

  • 資料が届いたら連絡
  • 1週間以内に追加資料の請求
  • 1週間から10日あたりで中間報告
  • 2週間以内に完成

あたりはやっておきたいところです。

あとは、事前にどれだけ準備できるかも大事です。

  • ソフトの繰り越し
  • 前年の定形仕訳をExcelでインポート
  • タスクを細切れにする

繰り越しは、数分あればできるので、資料が来るまでにやっています。

不動産業や月別集計をおいてくれている場合だと、前年の仕訳コピーがあれば金額だけを入れるだけで済みます。

JDLの仕分データをCSVファイルで翌年にコピー。会計ソフトでできないことはExcelでやる<No 951>

<サービスメニュー>

余白をつくる

キャパに対して100%の仕事の受けてしまうと、自分を見つめる時間は作れません。

目の前の仕事も大事ですが、過去を振り返り、未来に繋がるアイデアをつくりだすために余白をつくりましょう。

<編集後記>
3月24日水曜日
4時30分起床後ルーティン
午前中、申告書提出、eLTAXのアドレス変更、Excel現金帳の取り込み
午後からブログ更新

スポンサーリンク