スポンサーリンク




JDLの仕訳データをCSVファイルで翌年にコピー。会計ソフトでできないことはExcelでやる<No 951>

紙でも効率化できないか考えてみる

独立以来、会計ソフトは従来型を利用することが多く、クラウド会計をお客様に提供する機会はあまり多くありません

自分の経理はクラウドと従来型を併用しているので、どちらも対応することはできるようにしています。

ただ、個人の申告の場合、紙で資料をお預かりする機会はまだまだ多く。

従来型と紙の割合は4対6で紙が勝っています。

常にお声をかけているのではありますが、ご年配の方へのソフト導入は難しいものがあります。

メリットをお伝えすることは出来ても、無理強いすることはできません。

では、自分で入力するか、人に打ってもらうか、外注するかの選択となりますが、自分で入力は極力したくありません。

人は雇いませんし、外注するものもどうかなと。

去年、少し外注しましたが、思ったより高くついたので今回は却下。

100%とはいかずとも、紙でも効率化できないか考えてみました。

JDLの仕訳データをCSVファイルで翌年にコピー

紙で資料をもらっている場合でも、お客様側である程度の集計をしていただければ、かなり手間は省けます。

あとは、前年の仕訳データを翌年にコピーすることができれば入れるのは金額のみです。

ただし、私が利用しているJDLではソフト内でその作業ができません。
(のはず)

同一年度の同じ会計ファイル内ではできるのですが。

そのため、コピーしたい仕訳をCSVファイルで取り出して、その後、Excel上にて日付を翌年に変更し、翌年の会計ファイルに取り込むようにしています。

CSVファイルの出力

JDLだと会計ソフトを開いて、「メニュー」を選択します。

「メニュー」から「会計データ変換」を選びます。

)「会計データ変換」はすべて閉じないと表示されません。

「出力」を選んで

 

日付の範囲を指定すれば、

 

仕訳をExcel形式のCSVファイルで取り出すことができます。

Excel上にて日付と金額の変更

抽出した CSVファイルをExcelで開きます。

)共有のため逆仕訳で2分の1している

 

毎期同じ取引を項目ごとにお客様に集計していただいている場合などは、仕訳をコピーして利用します。

ただし、このままでは日付が前年のままになっているので変更しなければいけません。

一つずつ変更するのは面倒なので、日付を範囲指定した状態で一括変更します。

まず、Excelの「ホーム」→「検索と選択」→「置換」を選びます。

ここで、「検索する文字列」に変更前の30を入れ、「置換後の文字列」に変更後の31と入力して「すべて置換」をクリックします。

 

すると年度が30から31に変わりました。

変更されたのは年度だけで、月と日はそのままです。

また、各取引金額は毎年変わるので金額を全てゼロにしておきます。

一番上だけゼロにして、後はフィルハンドルで下へドラッグすると全てゼロに変わります。

Excel上のデータを今年度用に変更することができたら、データを上書きしてファイルを閉じます。

CSVファイルの入力

次に会計ファイルを繰越し、翌年の会計ファイルへ、変更したファイルを取り込みます。

翌年の会計ファイルにて、「メニュー」→「会計データ変換」を選びます。

 

今度は、出力でなく「入力」を選びます。

 

日付は部分取り込みでなければそのままで。

 

上書きしたファイルを開いて取り込みます。

 

「開く」をクリックして、次の画面が出てきたら日付変換は無事にできたということです。

 

日付、科目、摘要欄、金額ゼロでコピーできました。

 

最後に金額を入れる作業はありますが、すべてをイチからやるよりは効率的かと。

効率化は、「楽したい」から

何事も自分がやりたくないから考えるわけです。

楽な方法はないかなと。

これが、人や外注に丸投げだと痛みを感じないので考えません。

時間で雇われた人だと、無駄な作業であってもそれでお金がもらえればいいので、そこから声は出づらいことも。

自分でやる、もしくは自分ごとに置き換えることで効率化を考えるようになります。

まっ、データでもらうのが一番なのですが・・

<編集後記>
3時00分起床後ルーティン
4時から6時半まで仮眠
午前中、申告を粛々と、税務署まで記帳指導の最終報告を、帰宅後e-Tax送信
昼食後、なでしこのイングランド戦を録画で観戦。
ボールがおさまらない、ゴール前で点の匂いがしないので早送り30分で視聴。
昼寝をしてからブログ執筆


<ランニング>
土曜日、娘とのサッカー練にて、花粉に鼻と喉をやられたので、今日はお休み。

スポンサーリンク