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繁忙期、キャパオーバーにならない。20年後の理想の生き方<No 1422>

)どんぶりゲット

繁忙期も正午まで

2月3月は確定申告の時期、税理士業界の「書き入れ時」とも言われています。

25年前の勤務時代、0時前に郵便局の本局へ申告書を提出しに行ったことがありますが、
独立した今、そんなことは皆無です。

残業は当然しませんし、土日も仕事はしません。

勤務時代と変わらない働き方をしていたら、このブログは早々に途絶えていたでしょう。

働きなさすぎると食べていけませんが、自分のやりたいをやりつつ、食べているくらいが理想です。

時間に余裕がある今がちょうどいいと感じています。

人間、時間に余裕がないと精神的に参ってきます。

1度に多くの案件を抱えすぎるとミスのリスクは高くなりますし。

繁忙期と言われるこの時期、キャパオーバーにならないためにやっていることを挙げてみます。

繁忙期、キャパオーバーにならない、20年後も可能な働き方

手元の案件は1件

頭の中をフレッシュな状態にしておくには、手持ちの案件は少ない方がいいでしょう。

私の場合、最大3件。

そのうち、ボールが手元にあるは1件だけ。

残りの2件は、お客さまにボールを渡した状態にしています。

手元のボールが多くなると、考えることが雪だる式に膨れ上がるので、何かしら漏れやミスが発生します。

やっている自分が一番そう感じるので。

そうならないよう、届いた資料はすぐにチェックして不足資料をお伝えし、ボールをお客さまへ返します。

返した結果、手元のボールがゼロになったら、弾薬の補給を始めます。

  • 進捗状況のチェック
  • 新規声掛け
  • 未回収資料の催促
  • 漏れやミスのチェック

こうした時間、一見無断なように見えますが大事なことです。

これがあるとミスを最小限に抑えられます。

手元ゼロの状態が長く続いたら、それはそれで、種まき案件・趣味や遊びといったやりたいことをやればいいので。

資料の回収は満遍なく

立て続けに資料が届いたら手元がボールだらけになります。

そうならないよう、資料の回収は1月上旬から2月末まで満遍なく届く状態にしています。

これだと、1月上旬から3月15日までの2ヶ月半、満遍なく手を付けることができます。

特定の時期に膨れ上がることは抑えられます。

保管場所を決めておく

頭のキャパは知れているので、新しい情報や気づいたことは、すぐにどこかへメモします。

  • スマホがあればGoogle keep
  • PCがあればEvernote
  • 何もなければ手書きのメモ
  • 入浴中だと浴室で使えるボード

Google keepやEvernoteは毎朝チェックします。

日時が決まったことはスケジュール帳へ、決まってなければお客さまファイルへ転記します。

スケジュール帳やお客様ファイルは定期的にチェックしています。

これで、忘れるリスクが軽減されています。

スケジュール帳やお客さまファイルは毎日見ていても、何かしらの気づきがありますので。

IT・サービス・人に振る

日々、自分じゃなくてもできることは、

  • IT
  • サービス

に振るようにしています。

本日、49歳の誕生日を迎えました。

今後、頭に抱えられる容量は減っていくでしょう。

老いを自覚した上で、10年後、20年後も目の前に集中できることが理想の生き方です。

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