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効率化への近道は「楽して早く」を考える<No 948>

セルフで効率化

カフェ

)カフェにて

新しいモノは、「楽したい」から

アイデアや発明は、「楽したい」から生まれたとよく聞きます。

新しいモノは、高付加価値があるものだけでなく、単純に便利であるモノも多く。

こうした楽ができるモノやコトは、仕事だけでなく生きていく上で見過ごせないものであります。

特に今のような時間に追われる時代であればあるほど。

時間を有効活用しようとすると、やはり効率化すべきことはたくさんあります。

  • 無駄なものは極力省き
  • やらなくていいことはそもそもやらない。

時間がかかるものは、より短縮できるように工夫をします。

結構な頻度でやってしまっていること、長い時間をかけていることなど、一度じっくり考えてみましょう。

少しの工夫で、「楽して早く」ができるかもしれません。

効率化への近道は「楽して早く」を考える

紙のメモをなくす

頭に浮かんだアイデアは、モタモタしているとすぐに忘れてしまいます。

進行中のタスクがあるときは特に顕著で、10秒程度で忘れてしまい、二度と思い出さないことも一度や二度ではありません。

これに気づいてからは、アイデアが浮かんだらすぐにメモを取るようにしています。

ただし、自宅で紙があればいいですが、外出中であれば紙とペンを鞄から出すというのもなかなか厄介です。

電車に乗っているとなおのこと。

私は外出中であればスマートフォンのアプリ、Google Keepを利用しています。

これまでEvernoteや純正のメモ帳など利用しましたが、

  • Evernoteだと、開くまでに時間がかかる
  • 純正のメモ帳はPCと同期できない

の理由からGoogle Keepに落ち着いています。

Google Keepで書いたメモは、パソコンのブラウザーでも見ることができます。

なので、外出中のメモは、翌日朝にプラウザーで開いて、スケジュール帳かタスクリストへコピペで転記します。

このとき、「次にやる日時が決まればスケジュール帳へ」、「決まっていなければタスクリストへ」で分けています。

転記が済めば、Google Keep上のメモはこの時点で削除します。

「メモしたらそれで終わり」でなく、メモした内容を実際に行動に移すまでがそのメモの役割です。

会計ソフトへの入力をなくす

税理士業には、お客様からお預かりした帳簿を会計ソフトへ入力するという作業は未だにあります。

お客様側で入力していただいた場合でも、プリントした紙でお預かりするということも結構な頻度でありました。

お客様が入力したものを、税理士側でもう1度入力するの二度手間です。

独立以来、このような無駄は「楽して早く」で省くようにしています。

今年は一件、こうした状況を改善することができました。

毎年プリントアウトした紙をお預かりしていたところ、今回は弥生のデータをUSBでお預かりすることができました。

これにより入力作業が9割なくなりました。

残りの1割は修正、決算整理仕訳と申告書の作成。
(消費税は厄介でしたが)

その分、過去からのグラフづくりや比較分析した内容を詳しくお伝えすることができました。

入力作業があると疲れてしまいますし、やった感がこちらに発生することで、プラスアルファの価値提供をする機会がなくなってしまいます。

お客様側ではできない付加価値に時間を使っていきたいものです。

ブログで入力もなくす

もう一つ、「入力をなくす」と言えばこのブログもそうです。

元々、手で入力していましたが、今は音声入力でこのブログを下書きしています。

音声入力にしてからは、ブログを書き終えるまでの時間が1時間程度短くなりました。

平日毎日のことなので、1時間減らすことができれば、その分別のことができます。

私はその1時間をランorバイクにあてています。

経理を速くする

事業を始めると自分で経理をしなくてはいけません。

外注することもできますが、そうしてしまうとお金の流れがわかりません。

  • 資金に余裕はあるのか?
  • いつまで持つのか?
  • 売上は継続的にあるのか?
  • 無駄な支出はないか?
  • 支出に変動はないか?

感覚ではわかっていても、すべてのことを完璧に記憶することはできません。

ぽとりぽとりと大事なことが記憶から漏れてしまう前に、数字を見る機会は持ちたいものです。

できれば、毎日チェック。

ただ、独立すると本業に費やす時間が多くなり、経理は後回しになりがちです。

改善策は、経理を仕事前にささっと終わらせてしまうこと。

私は365日そうしています。

土日であっても、出張先や帰省先でも同じです。

どこで経理をしても同じパフォーマンスが保てるように、
やるべきことは最小限に抑えます。

  • ネットバンクで入出金を確認
  • クラウド会計でネット上のデータを回収

クラウド会計を利用すると、ネット上にある自分のデータを引っ張ってきてくれます。

いちいち領収書を見ながら入力する必要はありません。

ただ、ネットのデータを使うとなると、ネットにデータがないと利用できません。

そのために、銀行はネットバンクを利用したり、買い物はネット決済を利用することが必要になります。

また、現金払いではなくキャッシュレスにすることで、購入データをクラウド会計を通じて取り込むことができます。

こういったデータを、クラウド会計では

  • 日付
  • 金額
  • 購入内容
  • 支払い元

ごとに自動で仕訳にしてくれます。

もちろん100%の精度ではないので、摘要欄に詳細を加えて記入する必要はあります。

それを抜きにしても、イチから入力するよりは「楽して早い」ものです。

1日10分程度を毎日続ければ、年明けには決算書が出来上がっています。

おかげで1月6日に確定申告を終えることができました。

現金払いをなくす

経理のところでも、キャッシュレスの話をお伝えしましたが、やはり現金を扱うとそれだけ時間はかかります。

現金でもらうと現金の保管に手間がかかりますし、現金で支払うと財布の中を覗き込んでそこから取り出す時間がかかります。

キャッシュレスであれば、スマートフォンやカードを提示するだけです。

店側で端末を操作する時間はありますが、買う側はその手間から解放されますし、相手を待たせるプレッシャーからも解放されます。

キャッシュレスは、「楽して早く」の代名詞とも言えるでしょう。

通勤をなくす

独立すると、働く場所は自由です。

事務所を借りるのも、シェアオフィスを使うのも良いでしょう。

私は独立以来、自宅で仕事をしています。

自宅であれば通勤にかかる時間はほぼゼロです。

寝室から仕事部屋へ5秒もあればたどり着きます。

おかげで満員電車に乗る機会は年に数えるほどです。

満員電車ではストレスがかかりますし、今の時期であればコロナをはじめとするウイルスからの感染を防ぐことができます。

むかし、通勤で大阪の御堂筋線に乗ったことがありましたが、自分のカラダが浮くぐらいの混雑ぶりでした。

そんな状態で職場へ行くと、そこでひと仕事終えたぐらいぐったりします。

通勤がなくなると、「楽して早く」仕事を終えることができます。

訪問を減らす

税理士業であれば、お客様方へ毎月訪問して経理の具合をチェックし、税務相談を受けるということがサービスとしてあります。

ただ、毎月訪問がお客様にとって有益であるのか?

そこに価値を感じてくれているのであればいいですが、そうでないケースもよく耳にします。

そういった場合は、訪問以外の方法で対応することも検討してみます。

メールやchatworkなら、言葉だけでなくデータのやり取りもできます。

顔を見て話したいのであれば、Zoomを利用するのも良いでしょう。

ZoomはPCとネット環境さえあれば互いに顔を見ながらオンタイムで話すことが出来ます。

ネットからの個別相談をZoomでやることもありますし、セミナーもやっています。

最初は小さなミスもありますが、使っているうちに徐々に慣れていくものです。

まずは身近な人と試してみて、慣れれば仕事で活用してみるのも良いでしょう。

<編集後記>
5時25分起床後ルーティン
午前中、自分のキャッシュフロー表作成、メール対応、ブログ執筆
午後から、お客様先にて税務・CF・申告の打ち合わせ

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