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Excelスケジュール帳に「見積時間」を設けるメリット<No 1031>

)Excelスケジュール帳

見積時間で「積み残し」ナシ

自作したExcelスケジュール帳にタスクの見積時間を設けました。

Excelスケジュール帳をリニューアル。タスク管理は自分に合うもので良し<No 1030>

見積時間を設けるまでは、タスクにかかった時間(経過時間)だけを見ていたので、
結構ざっくりしたスケジュール管理でした。

  • 朝食までに中くらいのタスクを3つ
  • 9時〜12時で大きめタスクを2つ
  • 午前中、小さなタスクを多めに

といった感じです。

タスクの数は絞っていましたが、見積りが甘いので常に積み残しのタスクが発生します。

タスクひとつにかかった時間がわかっても、見積時間を設定していないので、改善の余地がありません。

今回、見積時間を設けたことで、こういった状態が徐々に改善されつつあります。

Excelスケジュール帳に「見積時間」を設けるメリット

仕事サーフィンに陥らない

一つのタスクを始めると、途中で予定外(その仕事に関連する)のことに目がいき、そのまま別のタスクに時間をかけてしまうことがあります。

例えば、同じお客様の仕事で、給料関係のタスクをしているうちに、会計処理に移ってしまっていたり、そのうちメールで問い合わせるといった雪だるま式にタスクが増えていくことがあります。

そうなると、元のタスクが終わらず尻切れトンボになってしまいます。

追加のタスクにその場で手をつけると、当然見積時間内で終わらすことはできません。

そうすると、その日1日の予定に影響が出てしまいます。

これを回避するために、見積時間を頭に入れてからタスクを始めるようにしました。

追加のタスクが出てきたら、

  • 優先順位を判定
  • 追加タスクを別の日程におさめる
  • 場合によってはタスクを入れ替える

ことで時間オーバーを回避します。

結果的に、見積時間の範囲内でタスクを終える習慣が身に付きます。 

カテゴリーごとの誤差がわかる

私はタスクをカテゴリーごとに色分けしています。

  1. 投資
  2. work
  3. 生活
  4. 事務
  5. 運動

色分けすることで、カテゴリーごとの経過時間と誤差もわかるようになりました。

Excelのテーブル機能を使えば簡単です。

「カテゴリー」の下↓を押せば、カテゴリーごとに集計することができます。

)Excelスケジュール帳 全体

 

今日のworkの誤差は6分です。

)Excelスケジュール帳 work 

 

事務は誤差ゼロ。

)Excelスケジュール帳 事務

 

投資は見積もりよりも時短で終わらせています。

)Excelスケジュール帳 投資

運動は、雨天で取り止めの予定。生活は割愛します。

心がけているのは、workと事務の時間は少なめに。

投資にどれだけの時間を費やせているのかを重視しています。

work+事務<投資となっているので良しとします。

「惰性で過ごす」がなくなる

スケジュール帳をつくっていると、一日を惰性で過ごすことがなくなります。

スケジュール帳がないと、

  • 思いついたことをその場で初めてしまう
  • メールやSNSの通知が飛んでくるたびに確認
  • ニュースサイトをエンドレスで閲覧

などやってしまいます。

見積時間をきっちり意識しておくと、こういった誘惑に負けません。

また、1日の終了予定時間を見ておけば、誘惑に乗ってしまうとタスクが終わらないことがわかります。

デメリット

ただ、最初は結構辛かったです。

例えるなら、

  • 大リーグボール養成ギブスを付けられた星飛雄馬
  • 100倍の重力で修行した孫悟空

文字にすると、ここまで激しくはありませんが・・

例えば新聞。

見積時間内でタスクを終わらせようとするが故に、新聞の内容が頭に入ってきませんでした。

そこで、興味ある記事でも「見出し」と「リード文」だけ読むことに変えました。

本当に必要な情報はアウトプットが必要なとき入念に調べればいいわけで。

そうすることで見積時間内で読み切るようになりました。

要は、本当に必要なことなら改めて時間を多めにとること。

そうでないなら、やらないこと。

ということで、デメリットが効率化に繋がりました。

<編集後記>
2時55分起床後ルーティン
4時35分〜6時40分まで仮眠
税理士業務
セミナーリクエストフォーム作成(植村さん、ありがとうございました!)

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