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Excelスケジュール帳をリニューアル。タスク管理は自分に合うもので良し<No 1030>

Excelスケジュール帳

)Excelスケジュール帳

タスク管理アプリは自分に合うもので良し

その日にやるタスクは、Excelで管理しています。

これとは別に、その日にやらない、

  • やりたいこと
  • やるべきこと

はEvernoteに列挙しています。

1日の行動は、Excelに書かれたものを見ながらこなしていくだけです。

朝起きて、「今日、何しよう?」って考えることがないので楽です。

ルーティンは定型化しているので、次週の同じ曜日のシートを1日1回コピペします。

ルーティーン以降、その日にやるべきタスクは前日までに決めています。

その日思いついたタスクについては、数分程度で終わるならその日の空いている時間に、塊時間が必要そうなら翌日以降の空いているところへ予定を入れておきます。

1日1回コピペしているので、シートは1週先までしか用意していません。

人と合う予定は、「卓上カレンダー」「TimeTree」に入れています。

タスクは極力詰めすぎないようにしていますが、それでも時間内に終わることができず、消化不良になることがあります。

そうすると、翌日以降の積み残しが増えるので、自分自身の不甲斐なさを感じてしまいます。

要因を突き詰めると、タスクの見積もりが甘いこと。

これまでは、「やりたいことができてるし、まぁいいや」とそこまで踏み込むことはなかったのですが、今回改めることにしました。

最初に導入したのは、TaskChuteというアプリでした。

税理士仲間も使っているので良さそうに感じたのですが、おもしろさを感じる前にあえなくひと月で撤退。(TaskChuteだけのセミナーがあれば行く人いるんじゃないかな)

結局、既存のExcelスケジュール帳を拡張しました。

Excelスケジュール帳をリニューアル

これまでのExcelスケジュール帳に記載していたのは、

  • 日付
  • タスク
  • 開始時刻
  • 終了時刻
  • 経過時間
  • 種別

の6つの項目でした。

ここに3つの項目を加えました。

見積時間

やる予定のタスクをその日に終えられず、ずっと積み残しにしていた理由は、見積時間を設定していなかったからです。

積み残しを少しでも減らすため、Excelのテーブル機能の見出しに見積時間を増やしました。

タスクリスト・やることリストはExcelのテーブルで、「緊急度」「重要度」順にランク付け。<No 849>

Excelのテーブル機能で時間を5つに分けると、無駄な時間がなくなる<No 1012>

これまでは、「大きなタスクなら一つか二つ、中くらいなら三つ」といった具合に、結構アバウトに選んでいました。

その見積もりがバッチリハマればいいですが、自分の見積もりは甘くなりがちです。

予め、見積時間を決めて、詰め込み過ぎがないか検証します。

誤差

見積時間に対して、一つのタスクを終えるのにどれぐらいの時間がかかったのか。

経過時間と見積時間を見比べればわかりますが、「誤差」の欄を設ければビジュアルでもわかりやすいです。

 

セルの書式は、「経過時間−見積時間」を入れただけなので簡単です。

数式は、「=F23-G23」としています。

誤差が数値としてわかると、

  • 甘い見積もりをあぶり出す
  • タスクの詰め込みすぎを改善

することができます。

続けることで徐々に適正化されていくでしょう。

終了予定

今回、やって良かったのが、「終了予定」設けたことです。

  1. 事前に、それぞれのタスクの見積時間を設定
  2. 睡眠の二段目の「終了予定」にその日の起床時間を入力
  3. 2で入力したセルの1段下のセルから数式を設定
  4. フィルハンドルで下方へコピー

すると、その日最後のタスクを終える時間が表示されます。

3の数式は、「=1段上の終了予定時間+見積時間」にします。

ブログは、夕食の時間(18:00)までに間に合えばOKなので、今日の見積もりはまずまずです。

左脳派でもできるタスク管理

実際、今日始めたところなので試行錯誤の段階ですが、続けていくと結構いい精度のスケジュール管理ができそうです。

最終的に、ストレスなくその日一日を終えられるようになれば完成です。

TaskChuteは右脳派の人向きですかね。

<編集後記>
5時55分起床後ルーティン

Excelスケジュール帳:リニューアル
ラン:ヘアーサロンまで往復12キロランニング
ヘアーサロン:人生初のアシンメトリー。受験専念のときにブリーチ&アッシュで銀髪にしたとき以来のイメチェン。短髪でブリーチ2回やると頭皮燃えます。

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