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コミュニケーション手段はいろいろ。電話オンリーからの飛躍<No 1033>

)45年前のわたし

電話オンリーからの飛躍

毎日、早い時間から動いているので、お客様とのやり取りは午前中で済ませるようにしています。

午後からも連絡があれば対応しますが、自分から連絡する回数は減らしています。

18時を超えてからの連絡には、翌日の朝まとめて返信します。

昨日の夜は、たくさん連絡を受けました。

  • 持続化給付金のご依頼
  • ライターさんからの納品
  • 英会話の段取り
  • 源泉所得税について

おもしろいのは、すべての連絡が異なる手段だったことです。

独立するまでの連絡手段といえば、

  1. 電話
  2. FAX
  3. メール

のみでした。

メールやFAXならまだいい方で、電話はガンガン鳴ってましたし、アポ無しで突然来られることもありました。(まぁ、そういう時代でしたので)

ただ、今思えばそういった状態を少なからずストレスに感じていました。

独立後「効率化」を意識するようになってからは、ストレスの根源を見直そうと連絡手段の改善を図りました。

電話オンリーだった方が、データのやり取りができるようになり、
ウェブ会議までできるようになったことは嬉しい限りです。

コミュニケーション手段はいろいろ

独立以降、電話は極力使わないようにしています。

とはいえ、電話オンリーの方もおられます。

こういった方に電話以外のツールを使っていただくためには、こちらの手段ありきではなく、相手の方が興味を持って使えるものを提供するようにしています。

 

SMS(ショートメッセージサービス)

電話オンリーの方でも、ガラケーではなくその多くはスマートフォンを利用されています。

スマートフォンだと相手の電話番号さえわかれば、SMSで文字メッセージを送ることができます。

更に、iPhone同士であれば、

  1. iMessageで写真や動画
  2. MMSで写真(設定→メッセージ→MMSをオン)

も。

Androidは、Android同士で写真や動画を送れます。

Android以外であれば、相手の方にAndroidメッセージアプリをダウンロードしてもらえば利用できます。

この、「電話からSMS」へのアップグレードは、業務効率化する上でかなりの効果がありました。

  • 即対応なし
  • 文字に残るので齟齬が生じない
  • 故に、ストレス軽減

 

連絡手段の変更の中でも、一番の飛躍だと感じています。

ChatWork

チャットワーク社が提供する無料のコミュニケーションアプリです。

パソコンでもスマートフォンでも利用できます。

ChatWorkのいいところは、

  • 過去のやりとりを流れで見られること
  • データのやり取りができること
  • 無料で利用できる(ストレージ 5Gまで)

使い初めて3年経過しますが、未だに無料で使えています。

仮に有料になったとしても、手軽なプランだと400円/月です。

この程度のコストであれば今後も使うつもりです。

ChatWorkはパソコンがあればパソコンから導入し、続いてスマートフォンで利用するのがオススメです。(画面が小さいのでやや見えづらい)

スマートフォンのみだとなかなか浸透せず、他の連絡手段に移りがちです。

Twitter DM

 Twitterのアカウントを持っている同士であれば、TwitterのDM(ダイレクトメッセージ)で、
チャット機能が使えます。

 DMは既存のお客様よりも、Twitterで知り合った方との単発依頼のやり取りに適しています。

特にフリーランスの方は、Twitterのアカウントを持っていること方が多く、そういった方とのやりとりにはついては DMが適しています。

ただ、データのやり取りはできないので、そういった場合はChatWorkか次に解説するMessengerを使います。 

Messenger

Messengerは、Facebookのアカウントがあれば使える無料のメッセージアプリです。

ただ、コロナ禍の影響からアカウントがない方とも、Messengerルームを使うことで、やり取りできるようになりました。

Messengerルームでweb会議もできますが、試したところカメラ画像があまりよろしくないので今のところ実戦では使っていません。

Messenger(ルームじゃないほう)はスマートフォンでも利用できますが、メンバーが多くなると、メンバー同士のやり取りが頻繁に通知されます。

私は自分のタイミングで見たいので、通知をオフにしています。

LINE

スマートフォンをお持ちなら、LINE のアプリも入れていることでしょう。

ビジネス利用には適していませんが、電話オンリーよりかはまだマシです。

LINEの方が、即対応度が低いのでお客様とも利用しています。

とはいっても、積極的にこちらから働きかけることありません。

極力、他のツールをお勧めしています。

使わなくても研究はしておく

スタンスとしては、こちらがいくつかの連絡手段を提示して相手の方に選んでもらっています。

なので、こちらのツールを強制することはありません。

一応、Slack・Trello・Teamsのスタンバイはしてはいるのですが需要がありません。

<編集後記>
3時45分起床後ルーティン
Messenger・LINE・SMS・メールで返信。
源泉所得税の計算と納付書作成。
月次税務・CF資料準備。

午後から、月次税務・CFミーティング、税務署で折衝。

なぜか、整理番号が重複していたのでその是正に。
3月に一度お願いしたのですが直ってなく。
青が白になっているのは嫌なものです。
名刺に電話番号をいれてないので、手書きして伝えました。

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