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「スケジュール管理」「メール返信」「単語登録」。毎日やることはテンプレートにしておく<No 883>

脳の消耗を減らす

同じタスクをやるのであれば、普段から下準備をしておくとその都度アタマを使わずに済みます。

365日毎日やることなら、積み重ねると結構な時間になります。

時短になるのが最大のメリットですが、脳の消耗度合いを減らす効果もあるでしょう。

次にやることを考えずに無意識レベルでできるようにしておきます。

 

 

毎日やることはテンプレートにしておく

スケジュール管理

スケジュール表は、毎日Excelで作成しています。

 

ファイルは一つ。

シート一枚につき、スケジュールは一日分のみです。

一日目のシートをつくったら、コピーして次のシートに貼り付けます。

常時、つくっているのは一週間分で、毎日ルーティン内で
一週間後同じ曜日のシートをつくります。

それ以上先のタスクは、

  • 卓上カレンダー
  • タイムツリー
  • お客さまファイル

で管理しています。

この3つは毎日見ています。

 

Excelのスケジュール帳には、やるべき事の一覧がざっと書かれているので、
それを見ながら進めていくだけです。

「部屋整理」のような簡単なことでも、意識がそこにいかないとわざわざ動かないものです。
(前日の出しっぱなしのモノがここで片付きます)

スケジュール管理は有料のアプリがありますが、
あえて量産型ザクのごとく同じ緑のExcelをもう少し使ってみるつもりです。

タスクをカテゴリー別にわけるとか、ビジュアル面を重視するようになれば
変えるかもしれません。

 

 

メールの返信

返信メールにテンプレートを使っています。

Outlookであれば、「署名」か「テンプレを表示」で登録しておくことができます。

 

短文なら「テンプレートを表示」、長文なら「署名」が便利です。

セミナーや個別相談など、ブログやホームページからのご依頼に対する返信は、
長文なので「署名」を使っています。

テンプレートを利用すれば、イチから文章を考える必要がないので、
短時間で返信することができます。

セミナーや個別相談など、サービスに合わせてかつ

  1. お申込み時
  2. ご入金時
  3. セミナー後のお礼

とシチュエーションごとのテンプレートをつくっておくと便利です。

新しいシチュエーションができたら、その都度増やしていきます。

注意すべきは、日付や名称など同じセミナーでもその都度変更しないといけない項目は、
赤字でハイライトにしておくと変更し忘れません。

 

 

単語登録

テンプレートの一つとして単語登録をしておくと便利です。

私であれば、左の文字を入れると右の文字が表示されるようにしています。

  • 「へん」・・・<編集後記>4時45分起床後ルーティン
  • 「める」・・・メールアドレス(使用中の3つと過去の2つ)
  • 「じゅうしょ」・・・自宅の住所
  • 「やまもと」・・・漢字とカタカナでフルネーム

日本語入力機能は、PCやスマートフォンそれぞれの端末に備え付けられていますが、
私は無料のGoogle日本語入力を利用しています。

以前は、ATOKを利用していましたが有料なのと、
Google日本語入力がそれほど悪くはないので変更しました。

 

Google日本語入力の良い点は、登録した単語を他の端末に移し替えるのが簡単なこと。

パソコンを買い換えるごとに、単語登録していては面倒なので、有り難い機能です。

 

 

大事なタスクに集中

繰り返しの作業を、その都度考えることは面倒なので、テンプレを作成しておくと時短になります。

無意識にできることが増えれば、脳の消耗を抑えることができるので、
大事なタスクに意識を集中することができます。 

 

 

<編集後記>
5時30分起床後ルーティン
午前中、年末調整、ブログ執筆
午後から、とある催し2件をハシゴします

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