１日１整理で仕事の効率化。モノは探さない＜No 195＞

置く場所を決めておく

先日、お伺い先で、書類をお願いしたところ、

探してはくれたのですが出て来ませんでした。

• 申告書
• マイナンバー
• 申告に必要なハガキ

この時期の税理士ならどなたでも経験することかもしれません。

そもそも、なぜ、あるはずのものが出てこないのか？

理由は、

置く場所を決めていないから

です。

置く場所を決めていないということは、必然的に整理もされていません。

例外的にどんなに乱雑にモノが溢れていても、どこに何があるのか把握している人もいますが…

そんな方はごく稀です。

仕事を効率化するには「モノは探さない」

「効率化」は、このブログテーマの一つです。

そのために、日々「効率化」になりそうなものには進んで挑戦しています。

そこで、先日参加した懇親会で話題になった、「１日１整理」を試みることにしました。

1日1整理をしていきます

大洲にて購入した分かりやすい片付けの本 部屋が汚すぎる ここ数年、自分の部屋が汚いというか 物が整理整頓されて…

今日より明日！　税理士　白石竜平

整理は無意識レベルで出来る作業なので、ルーティン化します。

朝食後の７時３０分から８時までの３０分間を書類の整理に充てます。

• 捨てる
• スキャナー保存して捨てる
• Evernoteに保存して捨てる
• 配置を変える

など。

これまでも、紙の整理はしていましたが、改めて時間を設けて整理するのは初めてです。

「確認」「スキャン」「捨てる」でペーパーレスに。紙はためない＜No 162 ＞

紙の商売から変わりつつある税理士業務税理士業務にとって「紙」は商売道具のひとつでした。お客様からお預かりした書類のコピーをとり、原本はお返ししてコピーを保存します。これを繰り返すことにより、大量の紙の資料が事務所に保管されることになります。そもそも、７年間（一定の場合は９年ないしは10年）の保存義務があるのは、契約書・領収書・帳簿書類などの原本であって、コピー紙でありません。しかし、税務調査時に調査官からの指摘により、資料の提示が必要になったときに、お客様が保存しているはずの原本が即座に出てく...

コンサルティングテクニカ

１歩いくら？トヨタ生産方式から学ぶこと

これまでも、整理はしていましたが、１日１整理で、より

• モノが少なくなった
• モノを探さなくなった
• 部屋がきれいになった

と効果はあります。

そして、整理していく上で、より効率化を考えるようになります。

モノを手の届く範囲にまとめる

これまで、仕事上の書類をまとめたファイルは、キャビネットに保管していました。

しかし、ファイルを取りにキャビネット行くことを繰り返しているうちに、「この数歩が無駄だ」と感じるようになりました。

トヨタは、「１歩いくら」で換算しているそうです。

そのため、頻繁に使うファイルはデスクサイドに移動しました。

これ以外にも、座ったままで手の届く範囲内に、

• PC
• 複合機
• シュレッダー
• 書棚
• 書類収納ケース
• 古紙収納ケース
• 穴あけパンチ
• デジタルはかり
• BOSEステレオ

を配置しています。

無駄な動きをなくすようにしてから、仕事中の動きが、

• トイレ
• コーヒーを入れる
• 昼食

に限定されるようになりました。

その分、運動不足が気になります。

ランを再開しないと。

＜編集後記＞
5時45分起床後ルーティン
午前中、申告書控え返却及びファイリング３件、請求書発行
午後から申告書チェック