「情報のブロック」と「サービスの限定」で仕事を効率化する＜No 189＞

）置き時計

情報をブロックする

近年、IT化で常に何かにつながっています。

IT化は仕事を確実に便利にしました。

その反面、自分の時間を求めて、その繋がりから解放されたいと思うこともあります。

• メール
• Facebook
• Twitter

送る側は、送られる側の事情など関係ありません。

メール

私のメールアドレスは、

• PC
• スマホ
• 携帯

と３つあります。

メールからやって来る「いらない情報」は遮断します。

そのため、広告などはすべて受信停止するようにしています。

以前は、メール受信があると、バイブやライトで知らせるようになっていましたが、設定を変更してバイブやライトも作動しないようにしました。

なので、自分が見に行かなければ、見ることは出来ないため、仕事の邪魔になることはありません。

朝、昼、夕方と見る時間を限定して、仕事の妨げにならないように工夫します。

Facebook

私は、ブログ記事と同じものをFacebookに掲載します。

これだけなので、Facebookでエンドレスに他人の投稿を見てしまうことはありません。

Twitter

TwitterもFacebookと同じ方法で利用しています。

あくまで、発信側の自分にとってメリットのある方法で利用します。

自分が受信側として利用するのは、各時間帯のタスクリストをすべて終わらせて時間が余れば利用します。

大きな山は小さな山に分割する。自分をだましてゴールが見える＜No 188＞

）大阪城トライアスロンでゴール消えないタスクリスト やることリスト to doリスト タスクリストいろんな言い方がありますが、どれも同じだと解釈しています。私は昨年からこれらのリスト（以下、「タスクリスト」）を意識して管理し始めました。最初は、PCやEvernoteで管理するも、使いこなすことが出来ずに断念してアナログ管理することに。そこから再度、Evernoteで管理することにしました。この時は、一日でひとつのノートを使用していました。この方法だと、その日にやるべきことを網羅しているので、 「次に何をしよう？」と考え...

コンサルティングテクニカ

そのときは、あくまで

• 有意義な情報を
• 必要最低限

の範囲にとどめます。

サービスを限定する

サービスの提供のなかでも、

「どうやって連絡をとるのか」を、あらかじめ決めておきます。

• 固定電話
• 携帯電話
• PCメール
• スマホメール
• FAX
• LINE

固定電話

仕事用の固定電話は備えていません。

仮に備えたとしても、かかってくるのは営業など必要のない電話ばかりでしょう。

携帯電話

仕事上、緊急時の連絡は、携帯電話にかかってきます。

実際のところは、緊急時よりも「メールよりも電話の方が早く済む」ひと言で終わるような要件のときにかかってきます。

本当に大事な要件は、実際にお会いして話すようにしており、お客様もそのように理解していただいています。

PCメール

おおむね、これがメインの通信手段です。

データのやり取りもメール添付ですることが出来ます。

一日に受信ボックスを見る回数は限定しますが、一度メールを見れば返信は即します。

答えに時間を要するときでも、とりあえず、

• メールを確認した旨
• いつまでに詳細を返信するか

を返信します。

お客様の案件が進行中であることをアピールします。

スマホメール

スマートフォンのメールで仕事上のやり取りをすることはありません。

ただし、外出中でもPCメールを確認出来るように、PCからスマホに転送の設定をしています。

スマートフォンのメールは、PCメールを確認するのみに利用しています。

PCメールを気にすることなく外出することが出来ます。

FAX

FAXは公にはしていません。

なので、HPにも載せていません。

勤務していた事務所のFAXがほぼ広告のみだったので。

おかげで、広告FAXは一度も来たことがありません。

さすがに税理士会には伝えているので、支部からの連絡はFAXで送られてきます。

実際は、お客様でも、

• PCメールが苦手であったり
• FAXを好むようであれば

対応するようにしています。

LINE

仕事でLINEは使いません。

LINEはメールに比べて手軽です。

慣れてくると時間外にも送信されることもあります。

一度、これを許してしまうと、当たり前になってしまいます。

手軽な分、メール以上に厄介です。

私がしているLINE対策は、

• LINEで受信してもPCメールで返信する
• 時間外に受けても翌日の営業時間に返信する

などの処置をとっています。

「24時間営業」になると、心も体も休まる暇がありません。

限定することで、仕事の効率化をはかる

ITの発達で、無料の情報にいくらでも触れることが出来るようになりました。

しかし、無料で手に入る情報の真偽は定かではありません。

情報の収集は、

• 自分が欲しいもの
• 自分にとって有意義なもの
• 自分に必要なもの

に限定します。

サービスを提供する上での連絡手段も、あらかじめ限定します。

限定することで、仕事の効率化をはかります。

＜編集後記＞
早朝４時半起き、ルーティン
日中勤務
帰宅後、夕食・風呂・ブログ