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人を雇うならExcelを使いこなそう。ひとり仕事のExcel活用術<No 1431>

)Excelスケジュール帳

Excelで生き方を改善する

数あるソフトやアプリのなかでも、無いと困るのがExcelです。

文字通り「おはようから、おやすみまで」開けっぱなしにしています。

おそらく、利用頻度が最も高いソフトでしょう。

Excelはスマホでも使えないことはないのでしょうが、スマホだとExcelの細かい数字を見るのには向いていません。

やはり、パソコンの大きな画面で触ってこそのExcelでしょう。

会計ソフトよりも、税務ソフトよりも、メールソフトよりもExcelです。

Excelがあると、自分を取り巻く状況が俯瞰で見えるようになります。

Excelは、仕事だけでなく、生き方を改善してくれます。

人を雇うならExcelを使いこなそう。ひとり仕事のExcel活用術

毎朝、パソコンの電源を入れてから、最初に立ち上げるのがExcelです。

他のソフトよりも先なのは、スケジュール帳をExcelで作っているからです。

Excelのテーブル機能を使えば、データの整理はしやすいですし、ビジュアルも見やすくなります。

タスクリスト・やることリストはExcelのテーブルで、「緊急度」「重要度」順にランク付け。<No 849>

VBAとかマクロとか使えればもっと効果的なことができるのでしょうが、テーブル機能だけでもデータの整理はしやすくなります。

仕事部屋にいるときは、常にExcelスケジュール帳に従って動きます。

外出中だと細かい設定はできないので、ジムなら70分、ロードバイクなら3時間など、ざっくりした枠で構いません。

大事なのは、その日のスケジュールを事前に決めること。

なにかやりたいことがあっても、スケジュールに入れておかないと、実際に行動できるかどうか運次第です。

Excelの利用は、スケジュール帳だけではありません。

  • スケジュール帳(自分)
  • 給与台帳(お客さま)
  • ブログ・You Tubeネタ帳管理(自分)
  • キャッシュフロー表(お客さま・自分)
  • 進捗管理・確定申告(自分)
  • 進捗管理・年末調整(自分)
  • 進捗管理・1月期限業務(自分)
  • 現金帳(お客さま・自分)
  • PayPay帳(自分)
  • ラン&BIKE&スイム記録(自分)
  • デジタル資産メモ(自分)
  • e-Tax ID・パス(お客さま)
  • 医療費集計フォーム(お客さま)
  • 不動産所得 決算書集計(お客さま)
  • 決算分析(お客さま)
  • 資金移動管理(自分)
  • 会計ソフト横断用CSVファイル(自分)

これらのうち、毎日つかっているのはスケジュール帳だけです。

起動が速い

Excelは、大概のソフトよりも起動が速く。

固まることはほぼありません。

プラウザで動くオンデマンドのソフトだと重たくなることがありますが、Excelだとそうしたことはなく。

立ち上がってすぐに使えるところがExcelのいいところ。

ログイン画面はないので、IDやパスワードを入れる手間はかかりません。

ただし、シートの数が1年365行を超えてくると少し重たさを感じるようになるので、スケジュール帳は1年ごとで別のファイルにしています。

互換性がある

Excelの使い勝手がいいのは、互換性があるところ。

会計ソフトのデータをExcelデータにしたり、逆に、Excelで作った現金帳を会計ソフトに取り込むことができます。

また、WindowsもMacも問わずに使用できます。

このあたりは、税理士業務を行う人にとっては嬉しいものです。

会計ソフトではできないデータの加工も、Excelならできることがあります。

ExcelシートをPDFにする

Excelで作ったシートをメールで送るとき、Excelファイルで送ると、相手側でExcelを立ち上げなければなりません。

相手側でデータの加工を想定していないのであれば、印刷の画面から「PDF」を選択して「PDFとして保存」を選ぶと、PDF一枚で保存することができます。

これだと、添付ファイルが重たくならず、相手側でファイルを開けることなくデータを確認することができます。

スマホだとExcelファイルは送りづらいですが、PDFだと手軽に送ることができます。

電卓がいらない

あとは、月並みですが、Excelで数字を扱うと電卓が不要です。

表計算ソフトなので、元々は計算機能を優先して使っていましたが、今は、計算以外の役割を求める場面が増えています。

異なるデータから同じデータを抽出したり、数字順に並べたり、色分けができてビジュアルでわかりやすいのもExcelのいいところです。

<編集後記>
2月28日月曜日
4時30分起床後ルーティン
請求書発行業務、メール相談対応(有料)、オンライン税務ミーティング、HP改善。

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