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受信メール攻略法。メールは3行以内で返す<No 1174>

)能勢電鉄 妙見口駅(大阪府能勢町)

メールは手段

メールをはじめた頃は、長い文章を丁寧に書いていました。

要件(トピック)を複数いれて、小難しいことを専門用語でお客様に送るという。

あれから25年ほどが経った今、

  • 1トピック
  • 専門用語は使わない
  • 3行以内

と完結になりました。

メールの文章が短くなったのは、自分が長いメールをもらったときに良い印象をもたなくなったからです。

短いメールならすぐに読めますが、長いメールだと時間を別にとって読まなければならず、その手間が面倒でした。

自分がそうならば、人もそう感じるだろうと思ってからは、短い文章を心がけるようになりました。

もちろん、例外はありますが。

メールを律儀に読んでいると時間がいくらあっても足りません。

その日にやるべきことは、他にたんまりあります。

<セミナー情報>

受信メール攻略法。メールは3行以内で返す

受信メールの確認頻度

朝起きて、メールソフトはすぐに起動しません。

見るのは、ルーティンと朝食を終えてからにしています。

確認後も、すぐに返すのは3行以内で返せるメールだけ。

例外的に長くなるメールは、空いているスケジュールを見つけてそこで返します。

場合によっては返信が遅れることだけを返信することはあります。

土日にメールをもらったら

週末にメールをもらったら、月曜日に返すようにしています。

とはいえ、セミナーは土日に開催しているので、メールでのやり取りも土日にすることはあります。

また、土曜日は多少緩めにして、自分の負担にならない相手であれば返信することはあります。

このときのポイントは、

  • メールを見たことを伝えるだけ
  • 週末に再度返信をいただかないように工夫する
  • 「それでは、週明けから対応させていただきます」

など。

INBOXを空にするタイミング

INBOX(未読のメールボックス)のメールを常に空にしようとすると、1日のうちメールに充てる時間が長くなります。

そうならないよう、平日はあえて空にしなくてもいいルールにしています。

購読中のメルマガも、毎日必ず目を通すわけではありません。

優先すべきはその日にやるべきタスクです。

タスクに使う時間を減らしてまでINBOXを整理をする必要はありません。

INBOXは、土曜日の午前中にゆっくり処理するようにしています。

「3行以内で返す」と「長いメールはEvernoteに保存してあとで返信」にしておけば、それほど多くのメールが貯まることはありません。

あと、一度読んだメールは、大事なメールを除いて読んだらすぐに削除します。

以前、サーバーがさくらインターネットのとき、受信メールで容量がいっぱいになり、新たに受信できないことがありました。

今はエックスサーバーに変えたので空き容量も豊富に残っています。

メールを読んだ後にすべきアクションがあるときは、その手ですぐにスケジューリングしておきます。

これをやっておかないと、後で思い出すことは容易ではありません。

時間をかけていいメール

短いメールで完結するのは、イメージが両者の頭にあるときだけです。

イメージが片方にしかない場合は、時間をとって

  1. リアルで会って話す
  2. オンラインで話す
  3. 文章を書く

ことが必要になります。

継続的にお仕事をしていれば、このイメージが互いに一致しているので3行メールで完結します。

そうでない場合は上記のいずれかで一致させる必要がありますが、コロナのためリアルで会えないとなると、オンラインで会うか文章を書くか。

さらにオンラインで対応してもらえないとなると、文書で書かざるをえません。

となると、長いメールを書くのか。

こういったケースでも、メールの返信は完結にして、文章はWordで書いたファイルをPDFにして添付するようにしています。

長いとメールもWordも変わらなさそうですが、ワンクッションおくことで、最初にメールを開いたときの印象が変わるものです。

メールには、「〇〇の詳細添付しましたので、お手隙のときにご覧ください」などと完結に書いておけば、後日時間をとって読んでいただけるでしょう。
(返信がなければ、再度催促することになりますが)

現状、リアルが駄目(お客様のご配慮)、オンラインが駄目で文章で書こうとしたところ、
(リアルが可能な)緊急事態宣言があけるまで待ちましょうとなりました。

<サービスメニュー>

<編集後記>
2月5日金曜日
4時20分起床後ルーティン
午前中、e-Tax提出3件、税額算出まで1件、着手2件
午後から、整体、ブログ更新

2月6日土曜日
5時45分起床後ルーティン
午前中、36時間研修、税額算出まで1件、着手1件
午後から、家族でケーキ屋まで、ランニング10キロ(屋外)

2月7日日曜日
5時30分起床後ルーティン
8時30分から13時30分まで、夢洲(大阪湾岸)にてバイク練
3.8キロ✕7周(総移動距離78キロ)
午後から娘と実家へ。

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