FAX依頼を反面教師に自分のサービスを見直す＜No 1520＞

）宮崎→大阪　移動の効率化

目の前のリスクよりも大事にすべきこと

資料のやり取りで、ほぼ使わなくなったFAX。

最近、２回続けてFAXで資料の送付をお願いされました。

共に金融機関で、１つはセミナースライドの送付、もう１つは融資を受けるための決算書の送付です。

前者は、その場にあった紙のマインドマップ（１枚）で代替してもらいました。

後者は、FAX以外に可能なのは、出向いて届けるか郵送するか。
消去法でFAXを選びました。

金融機関では、不正防止のためにメールを禁止しているとのことですが、悪いことをする人は、メールでなくてもやるでしょう。

メールを禁止することによる不正防止の効果よりも、メールを解禁した場合のお客さま満足度改善効果のほうが高いと思うのですが。

もらう側からすると郵送よりも楽だと感じているのかもしれませんが、
このご時世、プリントするだけでも結構な手間です。

送信後、プリントした紙はゴミと化しますし、環境にやさしくありません。

以前は、PCとプリンターを繋いで、印刷せずにPDFの状態で送ることもしていましたが。

FAX自体使わないのでやらなくなりました。

こうしたこと、翻って自分がお客さまにお願いしていないか。

考えてみました。

FAX依頼を反面教師に自分のサービスを見直す

悪しき習慣からの改善

自分が相手の手を煩わせていないかどうか？

今、常に考えているのは、仕事の効率化。

頼める人がいないので、効率的でない手作業が増えると、そのまま自分に跳ね返ってきます。

雇っていれば人に頼めますが、頼んだ時点で自分の手元からその作業が離れます。

人間、自分が煩わしく感じなければ改善しようとしないもの。

そうした悪しき業界のなかで、非効率なことを幾度とこなしてきました。

• 元帳を紙で印刷
• FAX
• ３月15日の深夜０時に郵便局の本局へ
• 申告時期に申告書をまとめて提出
• 未収金回収のための訪問（担当外）
• 紙の伝票
• 紙の帳面
• 紙の資料

こうした効率的でない習慣は、自分のところでなくします。

独立するまで続いていた紙の伝票は、独立以降なくしています。

請求書・領収書は保存すべき証憑ですが、伝票は該当しません。

簿記を理解する効果はありますが、効率的ではないですし。

会計ソフトかExcelを利用していただくことで、紙の伝票と帳面はなくなっています。

紙の資料は、PDFに変えました。

そのPDFのやり取りは、

• メール添付
• クラウド共有
• ChatWork

のいずれかです。

PDF化できない場合は、写メを送ってもらいます。

老若男女、写メは高い確率でご利用されるので。

効率的より効果的を選ぶとき

とはいえ、なんでも効率に置き換えればいいかというと、そうでもなく。

データやデジタルよりも、リアルで会うご要望は少なからずあります。

個別相談では、実際に会って話したいという人は全体の３割程度いらっしゃいます。

そうした感覚を否定することはありません。

むしろ、自分に興味をもっていただけたことに感謝しています。

自分のサービスを見直す

自分がFAXでの資料送付を依頼されたときのような気持ちを、お客さま自身が感じていないかどうか？

改めて考えてみると、いくつか思いあたることがあります。

• サービスお申し込みへの自動返信メールが未対応
• お申し込みと同時にカード決済の割合が低い
• 定期ミーティングにその都度、リンクを送付

自動返信メールは、複雑そうなつくりに「うわっ」となってやらずじまいでした。

今日、ここで記事にしていなければ、思い起こすこともなかったでしょう。

いい機会なので、やることリストに加えました。

サービスお申し込みに対する決済手段は、

• お振り込み
• クレジットカード決済

の２つを備えています。

カード決済は、掲載しているリンクをクリックすれば、お申し込みと同時に決済まで済ませることができるのですが、それが周知されていないのでしょう。

お申し込みと同時にカード決済まで済ませるかたは全体の１割程度。

導線の改善が必要です。

リンクの送付もこれを機会に改善方法を考えてみます。

失敗を糧にする

自身のサービスを見つめ直す、こうした守りの営業は、攻めの営業に比べると後回しになりがちです。

こうした機会を与えてくれたFAX依頼に感謝はしませんが、このブログの役割を再認識できました。

＜編集後記＞
7月11日月曜日
4時49分起床後ルーティン
納期特例対応、融資の申請手続き。
午後、整体でカラダのメンテナンス、ブログ更新、プールでスイム1500m。