効率化するなら「時間をズラす」と「場所を変える」＜No 586＞
yujiro コンサルティングテクニカ
タスクリストから「お客様カルテ」へスピンオフ。スケジュール帳と併用でヌケモレがなくなる＜No 685＞
yujiro
＜セミナー・コンサルティング情報＞
）セミナー終了後の懇親会にて
Contents
タスクリストから「お客様カルテ」へスピンオフ
勤務時代、仕事が溜まる一方で、
「どこから手をつけていいのかわからない」
といったことがよくありました。
「どこから手をつけていいのかわからない」
といったことがよくありました。
そんなときはとりあえず、好きな仕事やボリュームの少ない仕事から手をつけていました。
すると、当然苦手な仕事やボリュームの多い仕事はいつまで経っても片付きません。
独立後、こういった状況を打破するために、
- タスクリスト
- スケジュール帳
を併用しています。
その後、タスクリストは、
- 相手があること
- 相手がないこと
に分けました。
前者は従来からのタスクリスト、後者は「お客様カルテ」となりました。
スケジュール帳と併用でヌケモレがなくなる
タスクリストと「お客様カルテ」の違いは、
- お客様ごとに設けること
- チェックボックスをつくること
- 作成日付をいれること
- デッドラインを設けること
- やるべきことはスケジュール帳に転記すること
など。
相手がある仕事なので、スケジュール管理はより厳密にやっておく必要があります。
こうすることで、仕事の効率が格段に良くなりました。
- お客様ごとの進捗度合いが一目瞭然
- 完了した仕事と、未完了の仕事が見える
注意すべきは、完了した仕事を消してしまわないことです。
消さずにチェックボックスのチェックをしてそのまま残しておきます。
記憶はあてにならないので、後でやったかどうかわからなくなるからです。
そして、すべての項目にチェックがあれば、次にすべきことを考えます。
- 抜けや漏れがないか？
- ボールが手元にまだあるのか？
特に、手元にボールがあるかどうかは要注意です。
手元のボールは導火線に火がついたダイナマイトだと思って
即座に次の一手を考えます。
やって良かったことは、
毎朝、ルーティーン内ですべてのお客様カルテを１社（１名）ずつチェックすることです。
すると、次にやるべきタスクが頭に浮かんできます。
やるべきタスクが浮かんだら、お客様カルテに新たにやるべきタスクとチェックボックスをセットします。
スケジュール帳
次にすべきタスクが決まったら、即座にスケジュール帳へ盛り込みます。
スケジュール帳へ書かなければ、いつまで経っても終わりません。
ボリュームがあればタスクを小さく細切れにします。
細切れにしたタスクはまとめて一日でするのも良いですし
日をずらして分散するのも良いでしょう。
日をずらして分散するのも良いでしょう。
大きなタスクだと、なかなか手を付けるまでに時間がかかりますが、
小さく細切れにすると、心理的に手を付けやすくなります。
また、「途中で終えやすい」というのもメリットです。
その日に終えることができなかったタスクは、別の日のスケジュールに盛り込みます。
お客様カルテとスケジュール帳をを併用することで、
「ど忘れ」や「ヌケモレ」はなくなりました。
「ど忘れ」や「ヌケモレ」はなくなりました。
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365日、毎朝チェック
自分の記憶だけで、すべてを管理しようとするといずれ破綻します。
特に、ひとりビジネスだと声をかけてくれる先輩、上司、同僚、アシスタントはいません。
声をかけてくれるとすれば、相手であるお客様だけです。
ただ、お客様から声がかかるときはすでにクレームの1歩手前です。
なので、頭の中にあるものはすべて外部のメモリーに移し替えます。
カルテのチェックは、365日、毎朝やっても10分前後で済むことなので、負担感はありません。
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＜編集後記＞
5時30分起床後ルーティン
午前中、体調不良で訪問延期、申告を粛々と、所得税クレカ納付のアドバイス
午後から、昼寝、ブログ執筆
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