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1日1整理で仕事の効率化。モノは探さない<No 195>

 <サーバトラブルにより画像の一部が消失し、ご不便おかけしております>

 

)静音シュレッダー

 

 

置く場所を決めておく

先日、お伺い先で、書類をお願いしたところ、

探してはくれたのですが出て来ませんでした。

  • 申告書
  • マイナンバー
  • 申告に必要なハガキ

この時期の税理士ならどなたでも経験することかもしれません。

 

そもそも、なぜ、あるはずのものが出てこないのか?

理由は、

置く場所を決めていないから

です。

置く場所を決めていないということは、
必然的に整理もされていません。

 

例外的にどんなに乱雑にモノが溢れていても、
どこに何があるのか把握している人もいますが…

そんな方はごく稀です。

 

 

仕事を効率化するには「モノは探さない」

「効率化」は、このブログテーマの一つです。

そのために、日々「効率化」になりそうなものには進んで挑戦しています。

そこで、先日参加した懇親会で話題になった、
「1日1整理」を試みることにしました。

 

 

 

整理は無意識レベルで出来る作業なので、
ルーティン化します。

朝食後の7時30分から8時までの30分間を書類の整理に充てます。

  • 捨てる
  • スキャナー保存して捨てる
  • Evernoteに保存して捨てる
  • 配置を変える

など。

これまでも、紙の整理はしていましたが、
改めて時間を設けて整理するのは初めてです。

 

 

 

1歩いくら?トヨタ生産方式から学ぶこと

これまでも、整理はしていましたが、
1日1整理で、より

  • モノが少なくなった
  • モノを探さなくなった
  • 部屋がきれいになった

と効果はあります。

そして、整理していく上で、
より効率化を考えるようになります。

モノを手の届く範囲にまとめる

これまで、仕事上の書類をまとめたファイルは、
キャビネットに保管していました。

しかし、ファイルを取りにキャビネット行くことを
繰り返しているうちに、
「この数歩が無駄だ」
と感じるようになりました。

トヨタは、「1歩いくら」で換算しているそうです。

そのため、頻繁に使うファイルはデスクサイドに移動しました。

これ以外にも、座ったままで手の届く範囲内に、

  • PC
  • 複合機
  • シュレッダー
  • 書棚
  • 書類収納ケース
  • 古紙収納ケース
  • 穴あけパンチ
  • デジタルはかり
  • BOSEステレオ

を配置しています。

無駄な動きをなくすようにしてから、
仕事中の動きが、

  • トイレ
  • コーヒーを入れる
  • 昼食

に限定されるようになりました。

その分、運動不足が気になります。

ランを再開しないと…

 

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<編集後記>
5時45分起床 ルーティン
午前中 申告書控え返却及びファイリング3件、請求書発行
午後から 申告書チェック

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