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デジタル化や効率化といえども、最後は紙でチェックする<No 208>

アナログからデジタルへ

独立するまで資料の保存は、100%紙でした。

なので、独立時に引き継いだお客様の資料も当然紙です。

量にして段ボール20箱ほど。
ひとりの税理士が管理するには大量です。

どうにか出来ないものかと考えた末に、

  • 原始資料はお客様に返却し
  • 紙の資料は1年分のみ残し
  • 残りはすべてデジタル保存

するようにしました。

その結果、段ボール2箱程度、私の腰の高さのキャビネットに収納できる量にまでなりました。

まだまだ紙に頼ることもある

デジタル化の波に押し寄せられて、もはや紙が必要なくなるではと思いながらも、未だに紙に頼っているものがあります。

チェックは赤ペンで

今回の確定申告でも、作業の多くはPCの画面上で行いますが、最後だけは、紙に打ち出しして赤ペンでチェックを行います。

なぜなら、PCの画面上で見ていても、間違いを見つけることは困難だからです。

  • スクロールしないと、全体を見ることが出来ない
  • モニター画面の数字はどれも「もっともらしく」見える
  • 赤ペンでチェックを入れられない(私にはその技術がない)

などが挙げられます。

ブレストは紙でする

この記事もいきなり入力はしません。

いきなり入力しても方向性が決まらず、次の文章が出て来ません。

漠然としたタイトルはあらかじめ決めておき、

まずは、

  • 白紙の紙2枚
  • 青の水性ペン

を用意します。

そのタイトルらいしものについて、思いついたことを何でもいいので箇条書きにしていきます。

そして、2枚の紙がほぼほぼ埋まったら、起承転結の「起」と「承」2つにグループわけします。

このときに、「転」と「結」は書きません。

「転」を書くとかなりのボリュームになるので、
省きます。

「結」は起承を書いた後で、起承を読みながらまとめます。

それでも、書き終えるまで2、3時間はかかります。

この紙ブレストをやらないと、到達点がわからずに、話の順序が逆になったり、話が重複したりします。

紙ブレストを初めてから「迷子になる」ことはなくなりました。

一長一短を見極める

そうは言ってもデジタル化の速さは凄まじいです。

あと2、3年もしたら、誰でも違和感なく、モニター画面に赤ペンチェックしているかもしれません。

<編集後記>
4時35分起床後、ルーティン
午前中、法人月次準備、請求書発行、e-taxにて源泉0納付、ブログ執筆
午後から、法人月次訪問・阪急メンズ館

宮崎牛 美味しくいただきました。

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