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「確認」「スキャン」「捨てる」でペーパーレスに。紙はためない<No 162 >

紙の商売から変わりつつある税理士業務

税理士業務にとって「紙」は商売道具のひとつでした。

お客様からお預かりした書類のコピーをとり、原本はお返ししてコピーを保存します。

これを繰り返すことにより、大量の紙の資料が事務所に保管されることになります。

そもそも、7年間(一定の場合は9年ないしは10年)の保存義務があるのは、契約書・領収書・帳簿書類などの原本であって、コピー紙でありません。

しかし、税務調査時に調査官からの指摘により、資料の提示が必要になったときに、お客様が保存しているはずの原本が即座に出てくるとは限りません。

このような場合、税理士事務所がコピーであっても、即座に提示することにより、調査官の追求をかわすことが出来ることもあります。

とはいっても、疑いがあるようなケースでは当然原始資料(原本)の提示が求められます。

このような昔ながらの紙での対応も、「スキャナー保存」の出現により、税理士業界も少しずつではありますが、紙からデジタル保存への返還が行われつつあります。

封筒は空けたその手で即判断

近ごろ、税理士登録後の郵便物の量が半端なく多いです。

  • 近畿税理士会
  • 所属支部
  • 日本税理士会連合会
  • 税理士の各種団体
  • 会計ソフトのパンフレット
  • DM

あまりの多さにうんざりしますが、放置すると後で痛い目にあうのは自分です。

そんなときはスリーステップで、

  1. 郵便物の中を空けて即「確認」
  2. 必要なものは即「スキャン」して保存
  3. スキャン後と、そもそもいらないものは即「捨てる」

(それでも、分厚い税理士名簿などはある程度の期間は保存せざるを得ませんが・・・)

これで、視界に郵便物がたまることはありません。

シュレッダーは、税理士登録後に購入しました。

静音タイプなので、早朝5時でもうるさい音はしません。

全ての郵便物をシュレッダーで廃棄するのは手間ですので、個人情報の上、問題ないものは、古紙として処分します。

デジタル保存は、「クラウド」「検索機能」「複数保存」を重視する

クラウド

いくらデジタルで便利になったといっても、見たいデータをすぐに見ることが出来なければ、本末転倒です。

私は、移動先でも仕事に必要な最低限のデータにはアクセス出来るようにDropboxとEvernoteをノートPCとスマートフォンに入れています。

Dropboxは無料の2Gですので、直近と現在進行期のデータのみを保存しています。

Evernoteには、データ保存に加えてメモやノートなど、仕事に関するアイデアなどを保存しています。

クラウドを利用することで、大量の書類をかかえて移動することもなくなりました。

検索機能

Evernoteの検索機能は、大量のデータやノートの中から欲しい情報をピンポイントで探し出すことが出来ます。

PDF内の文字も検索の対象としてくれるので助かります。

また、Evernoteのノートは

  1. ノート(複数ページが集合した一冊のノート)
  2. ノートブック(ノートが集合したもの)
  3. スタック(ノートブックが集合したもの)

と分けることが出来るので、グルーピングにも適しています。

複数保存

メインデータは、PCに保存しています。

このPCのデータは、外付けハードディスクに常時同じものをコピーしています。

メインのデータを複数保存することで、万が一のデータ消失時にも対応出来るようにします。

また、DropboxとEvernoteにもある程度のデータを保存することによりリスクを分散させています。

とはいっても、毎日頻繁につかうものは、デスク脇のすぐに手の届くところに紙で置いています。

PCやアプリを立ち上げるよりも早いですからね。

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