スポンサーリンク




着信あれども留守電がないときの対応策。「時代に逆行」はやらない<No 1184>

)電話が好きだった、かつて日のわたし

「時代に逆行すること」はやらない

自分のなかで「減らしたいこと上位」にあるのが電話対応です。

いつ、どんなときにかかってきても、こちらの手を止めて、今すぐ対応を求められます。

1日にやるべきことは予め決めているので、電話が入るとその後のスケジュールがズレ込みます。

集中しているときにかかっていると、再び元の状態に戻るまで10分程度かかると言われています。

人を雇えば出てもらえますが、時代に逆行することは避けたいところです。
(電話も雇うことも)

前向きな方法として、

  1. 電話以外の連絡手段を導入
  2. ご依頼やお問い合わせはメールで届く
  3. お客さまに周知する

といったことをやってきましたが、電話しか使えない方も少なからずいらっしゃいます。

こういった方々に対して、ストレスなく電話対応できる方法を考えてみました。

着信あれども留守電がないときの対応策

無視する

基本、電話は取りません。

バイブにもしていないので、取りようがありません。

スマートフォンを触っているときに、たまたまかかってきて気づくことはありますが、
そのときも出ません。

緊急のことがあったらどうするの?

と思われることもありますが、独立以来4年半これでやってきました。

そもそも、本当に本当に、緊急なことはそうそうありません。

留守電の折返しで何ら問題なく。

ポモドーロテクニックを導入しているなら、25分のタスクが終わったあとの休息時間に対応します。

着信に気づいて電話に出るのは、税務署や役所などの官庁のみ。

折り返すと、自動音声案内があり、その後も交換係がいて担当部署に繋がるまで数分かかります。

何度もやり取りするのは不毛ですので、可能であればその一回で終わらせます。

留守電からの折返し(官庁を除く)は、電話以外の方法で連絡します。

  • メール
  • SMS
  • ChatWork
  • LINE

電話で返してしまうと、その後も電話が続いてしまうからです。

応答メッセージを自声にする

最も困るのは、官庁からの着信で留守電を残してくれないケースです。

留守電を残してくれないと、電話をかけてきた担当部署がわかりません。
(官庁からの着信履歴は代表番号のことが多い)

担当部署がわからないと、電話のかけようがなく。

平屋一階建ての田舎の役場であれば、交換係から聞いてもらうことも可能でしょうが、
市役所レベルになると無理でしょう。

税務署の方は、必ず部署名を留守電に残してくれるのですが、稀に市役所で留守電を入れない方がおられます。

これが、2、3度続くと厄介です。

結局、4度めで着信に気づいたときに電話をとり、留守電がないと折り返しできないと伝えたところ、「お忙しいでしょうから(留守電を残さなかった)」と解読不能の応えが。

こういうことが稀にありますが、人を変えることはできないので、自分が変わります。

応答メッセージをデフォルトから自分のことばに変えました。

「はい、山本です。お名前とご連絡先をお願いします。折返し、連絡させていただきます」

相手側からしたら、電話をかけた先が、私かどうかわからずに留守電を残せなかったのかもしれません(個人情報が含まれた内容なので)。

スマート留守電

昔なら、固定電話も携帯も留守電は無料でついていましたが、今のスマートフォンには留守電がついていない機種もあります。

私の機種Google Pixel3aにもついていないので有料アプリを利用しています。

スマート留守電なら他の通信手段にそのまま移行。返信手段を選べる留守番電話サービス<No 961>

スマート留守電はただの留守電でなく、メッセージを文字で残してくれます。

文字メッセージは、スマートフォンに通知されますし、事前に登録したアドレス宛にメールも届きます。

知らない人の無機質な声は極力聞きたくありません。

文字メッセージであれば、こういった機会を減らすことができます。

<編集後記>
2月22日月曜日
6時30分起床後ルーティン
午前中、市役所電話対応、税額お知らせと提出1件、決算進行中1件
午後からブログ更新

2月23日火曜日
4時30分起床後ルーティン
午前中、決算進行中2件
午後、ZoomでKONAチャレンジ拝聴、NHK BSで226事件視聴、妻方の一族とLINE通話
仕事部屋にホワイトボード設置

スポンサーリンク