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電話がタスクを遮断する。電話&電話以外の程よい使い方<No 926>

 

)新幹線からの富士山

遮断するものをなくす

独立以降、電話は極力使わないようにしています。

理由は、電話がかかってくると眼の前のタスクが遮断されてしまうからです。

電話に限らず、タスクの処理中に中断を余儀なくされると、脳が元の状態に戻るまでに10分かかるという研究結果を本で読んだことがあります。

こういったことはタスクの処理中に限りません。

私の場合、外出の間際に家族に話しかけられると、必ずといっていいほど次の動作を忘れてしまいます。

そのまま外出すると、パスケースやハンカチを忘れていることに後で気づくのです。

家族に伝えてからは、用意している最中に話しかけられることはなくなりました。
(娘は、「行ってくるわ」と私が言うまで見送りに来ないので大丈夫です)

集中時に話かけられることは極力避けたいものですが、生きてる限り、こちらの都合ばかり通すわけにもいきません。

与えられた環境の中で、どのコミュニケーションを使っていくかは常に模索しています。

電話&電話以外の程よい使い方

役所

税務署をはじめとする役所からの連絡は99%電話です。

市町村によってはFAXが可能なところもありますが、メールはまだ対応していません。

役所は、10年20年スパンで待つより仕方がないと思っていますが、マイナンバー普及の余波で思わぬ副産物が生まれることに期待しています。

今ところ、役所からの電話には割り切って応答しています。

むしろ、こちらが1回で出ないと、無駄なやりとりが何度も続くので、多少こちらが無理な環境でも、「〇〇税務署」と表示があれば必ず出ます。

電話を使うお客様

ネットからご依頼して下さるお客様とはメールでやり取りし、継続的にご依頼いただくようになると、SMSやchatwork・Dropboxの共有など電話以外の連絡方法を提供するようにしています。

人によって好みもあるので、複数のコミュニケーションツールを備えています。

とはいえ、電話オンリーのお客様も一定数おられます。

そのため、年イチの方やご高齢の方とは、電話でやり取りしています。

また、記帳指導など税務署や税理士会経由で来られるお客様とは初回に電話番号だけしか知らされていないので、こちらから電話をするより仕方がありません。

可能であれば、2回目以降のやり取りをメールやSMSにしてもらいます。

記帳指導は一人当たり3回まで、秋からこの時期(2月)で一旦終了となるので、それ以降のお付き合いはなくなるので負担はそれほどありません。

ただ、そこから申告や顧問のご依頼に移行すれば、電話以外のやり取りに移行してもらっています。

日取りはGoogleカレンダーで決めてもらう

このブログや事務所HPでは、お申し込みフォームにGoogleカレンダーを載せています。

 Googleカレンダーをお申し込みフォームに載せることで、サービス開始のスケジュールを何度も調整しなくて済みます。

お客様が私の空いている日を選んでくれれば、それで完了です。

ネットからのご依頼以外のお客様でも、次の打ち合わせを決めるときにメールなどにGoogleカレンダーを添付して相手の方に選んでもらうこともあります。

次回の打ち合わせをその場で決める

定期的にお会いするお客様であれば、お会いしたときの最後に、必ず次回のスケジュールを決めています。

このやり方は独立以来ずっと続けています。

一旦帰ってまた連絡するのは無駄であり、その場で次回のスケジュールを決めてしまえばスケジュール調整だけのやり取りをする必要はありません。

次のスケジュールが早い段階で決まっていると、次回の段取りや他のスケジュールとの調整もしやすくなります。

フェーズに応じて割り切りも

電話をなくそうと思えば、役所はともかく、電話を使うお客様と仕事をしなければそれで済むものです。

そうはいっても、生きていく上である程度の売上も必要ですし。

現状に応じて決めていけば良いのかなと。

電話が多いのもこの時期だけと割り切っています。

<編集後記>
2時50分起床後ルーティン
4時5分から7時5分まで仮眠
午前中、法定調書・償却資産・住民税をメール添付とchatworkで返却、請求書作成送付
バイク練10キロ
午後から、ブログ執筆

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