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対人スケジュールは、「ドタキャン」「二度手間」「物忘れ」をなくす<No 639>

)久々の映画

 

 

「作業」から「教える仕事」へ

独立以降、作業の仕事は減りつつあります。

作業は自分ひとりでの時間が長く、人と接するのは

  • 依頼
  • 確認
  • 報告

など、限られます。

代わりに増えているのが、「教える仕事」です。

教える仕事は最初から最後まで人と接しているため、
自分ひとりで進められることは限られます。

また、相手と出会わなければ教えることは出来ません。

予定通り相手と出会って、予定通りのことを教える。

簡単そうに見えますが、意外とミスることも多いです。

そうならないように工夫していることがあります。

 

 

「ドタキャン」「二度手間」「物忘れ」をなくす

当日の朝にSMS

出会う当日、必ず朝にSMS(ショートメール)で連絡します。

相手がPCメールだと当日にPCを起動しない可能性があります。

だからと言って、スマホや携帯も安全かと言うとそうとも限りません。

その点、SMSだと相手の携帯端末に着信表示が残ります。

今のところ、高い確率で返信していただいていいます。

また、電話と違ってテンションを高める必要もないですし、
不在のときの折返しを待つ二度手間もありません。

仮に、行き違いでキャンセルになったとしても、

  • 身支度する時間と手間
  • 訪問なら行き帰りの時間

の無駄を回避できます。

 

次回のアポは別れ際に

顧問や記帳指導など、継続していただくお仕事の場合、
次回のアポは別れ際に済ませておきます。

これだけで、1回の連絡を省略できます。

次回のアポをせずに別れると、

  • 再度、複数の日程を空けて
  • 相手に連絡をとり
  • 相手の都合と合わせる

必要があります。

どれだけ通信手段が便利になっても、対面でのやり取りに勝るものはありません。

 

やることリストには当日中に転記する

アポでメモしたことは、当日のうちにEvernoteに転記しておきます。

お客様ごとにノートかノートブック(ノートが集合したもの)を作成し、
次にやるべきことをリスト化しておきます。

Evernoteには上のようなチェックボックスを作ることもできます。

次回、面談前に何をやるかを確認し、面談時にもこれを見ながら進めます。

また、お客様ファイルはルーティンのなかで毎朝チェックしています。

次回の面談まで期間が空くと前回の内容を思い出すのに時間がかかったり
もれが生じがちですが、毎朝チェックのおかげでミスも減らせます。

毎朝チェックすることで、面談時に気づかなかったことに気づいたり、
新たなアイデアが浮かんだりすることもあるのでオススメです。

 

 

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簡単なうちにやっておく

挙げた3つはどれも簡単なことですが、後に回すと手間がかかることです。

時間を無駄にしないためにも、難易度が上がらないうちにやっておきましょう。

 

 

 

<編集後記>
5時10分起床後ルーティン
午前中、自宅にて法人決算業務、パソコン記帳指導
午後からブログ執筆