スポンサーリンク




Excelのテーブル機能で時間を5つに分けると、無駄な時間がなくなる<No 1012>

Task Chute断念

その日にやるべきタスクは、前日までに決めています。

当日になって入り込むこともありますが、飛び込みのタスクにはすぐに手をつけません。

その日に空いている時間があれば入れますが、なければ翌日以降の空いてる時間を見つけます。

急なタスクに手を付けないようにするだけで、1日を自分のペースで過ごすことができます。

スケジュール管理を厳密に始めたのは、独立する半年前です。

ちょうど、このブログを始めたときなので、ブログの効果の一つと言えるでしょう。

スケジュールはExcelで管理しています。

最近、TaskChuteに惹かれて購入したのですが、アタマが悪いせいか飲み込みが悪く、実用に至っていません。(年払いにしなくて正解でした)

結局、元のExcelのままですか、楽しく使っているから良いかなと。

一日の動きを種類別に分けることを学んだので、これをExcelで実践してみました。

ピック・スリー―完璧なアンバランスのすすめ

本の中では、

  1. 仕事
  2. 睡眠
  3. 家族
  4. 運動
  5. 友人
のなかから毎日3つ選ぶことになっていますが、自分では少しアレンジしています。

Excelのテーブル機能で時間を5つに分けると、無駄な時間がなくなる

スケジュール帳は、我流でつくってきました。

Excelでつくる効果は、

  • やるべきことがわかる
  • かけた時間がわかる
  • 色があるとテンションが上がる
  • 自分のために生きていることがわかる

など。

凝りだしたら(Excelの機能)たくさんあるので、できることから始めます。

ステップ1

まずは、Excelを使ってスケジュール帳を作成します。

左から右にABCとあるのが列、上から下に123とあるのが行です。

スケジュール帳は、上から下へ流れる方が使いやすいので、
時の経過には行を使います。

一方、列には項目を入れていきます。

  1. タスク
  2. 開始時間
  3. 終了時間
  4. 経過時間

前日までに作っておけば、起床後これを順にこなしていくだけで、その日にやるべきことが終わります。

タスクを一つ一つ終えることがゲーム感覚になります。

楽しく、達成感もあります。

常にタスクが進行中なので、電話・メール・チャット・LINEなどの横槍が入ってもそれらは二の次です。

電話にでるのは、役所関係のみ。後でかけ直すのが面倒なので。

役所以外は、後で留守電を聞いてから空いた時間にかけ直す、もしくはメールします。

やるたいこと、やるべきことが思いついても、すぐに行動には移しません。

飛び込みのタスク同様、空いてる時間に見つけたら予定を入れて進行中のタスクに戻ります。

ステップ2

Excelでテーブル機能を使います。

テーブル機能を使うと、

  1. 一行ごとに色分けしてくれる
  2. 見出しが固定される(行の固定表示が要らない)
  3. 見出しの項目ごとにオートフィルター機能ができる

といったことができます。

見出しの下で、ctrl+T(command+T)を押せば作れます。

テーブルありだと、テーブルなしに比べて色があるので華やかです。

また、「テーブルとしての書式設定」から色のバリエーションが選択できます。

ただ、このままだとテーブル機能の良さが発揮できません。

ステップ3

テーブル機能に慣れてきたら、タスクを種別ごとに分けるようにします。

種別ごとに分けることで、1日のなかでどの種別にどれだけの時間を費やしているのかわかるようになります。

現在使用している種別は次の5つです。

  1. 投資
  2. 運動
  3. 生活
  4. 事務
  5. work

種別のセル上の背景や文字の色を手動で変えるのは面倒なので、
条件付き書式の機能を利用します。

条件付き書式を使えば、文字を入力すれば自動で色分けしてくれます。

最初に色分けしたいセルを指定します。

条件付き書式のボタンを選択し

 

新しいルールのなかから、スタイルを選びます。

 

スタイルのなかからクラシックを選びます。

 

「上位または下位に入る値だけを書式設定」の右あるプルダウンメニューから

 

「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選びます。

 

ここで「書式」から色の設定をします。
デフォルトだと赤系ばかりなので、「ユーザー設定の書式」から好みの色を選びます。

 

 

背景色は「塗りつぶし」から選択できます。

 

文字色は「フォント」から選びます。

 

色は適当に選んでしまうと見えにくいので、背景色と文字色を同系色にします。

背景色は一番薄い色、文字色に一番濃い色を選びます。

この本で学びました。

 

やってはいけないデザイン

 

書式(色)の設定が終わったら、表示させたい文字を「次の値を含む」の右枠に入力します。

OKボタンを押して完了です。

表示させたい文字の数だけ同じ作業を繰り返します。

「条件付き書式」から「ルールの管理」を選ぶと設定した書式が表示されます。

 

テーブルの強みは項目ごとに表示させられることです。
種別の右下にある下矢印キーを押して、表示させる項目を選びます。

 

運動だけを選べば、運動タスクだけを表示してくれます。

オートサム機能を使えば、運動にかけた時間を集計してくれます。

種別ごとに同じことを繰り返せば、こうした表も作れます。
(手動ですが)

つなぎの時間があるので24時間ちょうどにはなりません。

<編集後記>
5時10分起床後ルーティン
ミーティング議事録作成、緊急小口資金について調べる、バイク10キロ&ラン5キロ


<バイク&ラン>
昨日と同じ距離にかかわらず、ランがキツかったです。
気温が2,3度高かったのでその影響かも。

<メルマガ「トライアスロン税理士の独立開業日誌」>
2022年10月1日スタート。毎日配信中。
よろしければ、登録お願いいたします。
こちらから

<メルマガ「ひとり社長の仕事術」>
ご登録が一定の数に達した時点で配信開始します。
よろしければ、登録お願いいたします。
こちらから

<You Tubeチャンネル「独立・開業コンサルタント 税理士 ユウジロウ」>
毎週金曜日、You Tubeで動画配信しています。
よろしければ、チャンネル登録お願いいたします。
こちらから

<サービスメニュー>

 

スポンサーリンク