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ひとり税理士の繁忙期タイムマネジメント<No 1411>

)夕食間際、宿題に追われる娘

確定申告、到来

2022年、確定申告の時期がやってきました。

窓口の受付は2月15日からですが、ネットだと 1月4日から受け付けてくれています。

4日に自分の申告を済ませて、その後は1月末期限業務をしながら、お客さまの確定申告も進めています。

窓口にスケジュールを合わせてしまうと、動けるのは正味1ヶ月。

この1ヶ月にどれだけの業務を請け負うことができるのか?

人を雇っていたら冴え際なく請け負ってしまうこともあるでしょうが、ひとりだと限界があります。

キャパを超える仕事を受けてしまうと、体調を崩したり、お客さまにご迷惑をかけたりといったリスクが生じます。

普段どおりの生活をしながら、無理なくこの時期を過ごすためにやっていることをお伝えします。

ひとり税理士の繁忙期タイムマネジメント

現状を見る

毎日、やるべきことはスケジュール帳に書いています。

この日々のスケジュール帳とは別に、この時期だと、

  • 年末調整
  • 償却資産・法定調書・住民税の1月末期限業務
  • 確定申告

といったスケジュール帳をExcelのシートでつくっています。

縦にお客さまの氏名、横に、

  • 連絡の有無
  • 資料の預かり日
  • 申告書・決算書完了の日付
  • 税額確認の日付
  • 納付書送付 or 振替納税 or ダイレクト納付
  • e-Tax送信日 
  • 消費税申告の有無
  • 請求書

といった項目を設けています。

セルの色を薄めの有色にしておいて、完了したところから白に塗り替えていきます。

預かった順、進捗度の速いのを上段に置くと、上のほうが白く、下にいくほど色がついた状態になります。

こうしておくと、

  • 進んでいるお客さまのなかでも、どのタスクが滞っているのか?
  • 次に声かけするのは、どのお客さまか?
  • まだ、何もしないでいいお客さまに手を付けてしまっていないか?

視覚的にわかります。

このスケジュール帳、以前は紙に印刷していましたが、今は印刷せずに画面上でチェックしています。

毎朝、パソコン上でチェックしていると、進捗度に遅れはないか、次にやるべきことが何か把握できるので、仕事に終われることはありません。

1週間で○件

私の場合、1月末期限業務が終わった1月の中頃から申告タスクに手を付けています。

早いお客さまだと、年明けの三が日が終わったあたりでいただけるので助かります。

自分の力量に照らし、1週間で○件と、税額のお知らせまで完成させる数を決めておくと、張り合いができます。

ここを疎かにしていると、あとが詰まって息切れします。

そうして、こなせる数を決めておくと、期限は決まっているので自ずと受けられる数は決まってきます。

理想は、既存の仕事は2月末で終わらせて、3月以降はご依頼があったときに受けられる状態にしておくこと。

スケジュールにないことはやらない

予定通りタスクを進めていくには、スケジュールにないことはやらないこと。

横から入った仕事に手をつけてしまうと、その日のタスクが予定時間までに終えられなくなります。

タスクが入ったときは、すぐに手をつけず。

翌日以降のスケジュール帳を開いて、空いているところに記入します。

記入したら、また進行中のタスクに戻ります。

手元にあるタスクは 、常に1つだけ。

マルチタスクは禁止にしています。

時間を計る

スケジュールを組んでいても、1つ1つのタスクが予定通りに終わらなければ、すべてのタスクをその日中に終えることができません。

すべてのタスクをその日中に終えるために、タスク1つ1つの経過時間を計ります。

これを繰り返していると、どういったタスクに、どれくらいの時間がかかるのかが把握できます。

そうして計った時間を、次からは予想時間として設定します。

1日のタスクにかかる時間を見積もることができると、働きすぎることから開放されます。

早寝早起き

いわゆる繁忙期でも、普段通り自分のことをやる時間は確保しています。

1日の早い時間に仕事を終わらせて自分の時間を作ること。

朝4時半から5時半に起きて、そこから毎日の日課を進めていきます。

仕事に手を付けるのはその後です。

最長3時間を目安にする

税務にかける時間は、1日あたり長くても3時間程度です。

3時間あればかなりの業務を行えます。

朝食後の8時からスタートすれば11時。

起床後、7時間経っているので、そろそろ思考が鈍ってくる頃です。

3時間を超えると集中力・注意力を落ちてくるのでミスも出やすくなります。

頭が冴えた状態で仕事に当たるのは、大事なお客さまの仕事に迷惑をかけないため。

朝型・昼型・夜型、頭が冴える時間帯は人それぞれなので、自分に合った時間帯を見つけましょう。

3月はゆっくりと

独立以来、毎年このやり方でやってきました。

2月末までに申告業務をほぼ終えて、3月の1週目で残り1・2件をゆっくり行います。

こうしていると、飛び込みがあってもすぐに着手することができます。

<編集後記>
1月27日木曜日
4時30分起床後ルーティン
確定申告オンラインミーティング。
午後から申告業務2件と償却資産申告を完了。
お客さまへ行政書士のかたをご紹介。

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