トヨタ生産方式に学ぶ、税理士の効率化＜No 954＞

）東淀川税務署

繁忙期からの脱却

「月末追い込み生産」をいかに平均化、平準化させることができるか

トヨタ生産方式――脱規模の経営をめざして

トヨタ生産方式を読んで書いたメモの内容です。

今朝、このメモを見て2、3やるべきタスクを「やることリスト」や「お客様リスト」に書き込みました。

「月末追い込み生産」は、今の自分がまさにそうだなと思ったからです。

勤務時代のように、残業することもなく、夜通し働くこともありませんが、私にしては1日のそこそこ多くの時間をこの繁忙期の作業に費やしています。

その時間を新しいチャレンジに費やすことができていません。

ここが自分の弱いところではあるのですが、はたして同業の何割がこの時期に別のことにチャレンジできているのか？

人のことはさておき、今後の自分を考えます。

トヨタ生産方式に学ぶ、ひとり税理士の効率化

1日24時間のうち、寝ている時間以外の時間で何をしているか？

• 午前中で仕事を終える
• 午後からブログ
• 夕方からランニングorバイク
• 寝るまで読書

午後以降は、自分のやりたいことをやれています。

問題は、午前中で終える仕事の内容です。

目の前に仕事があるのは非常にありがたいのですが、ルーティンに近いものがあり、チャレンジしているとは言えません。

やはり、未来への種まきの量はこの期間ぐっと減ってしまっています。

この繁忙期を避けるにはどうあるべきか？

回収期限を早くする

資料の回収は、こちらから催促しなければ早くは集まりません。

お客様によっては2月16日を超えなければ渡してはいけないと思っていらっしゃる方もおられるでしょう。

逆に、3月15日まで渡せば何とかしてくれるであろうという方も。

ここをお客様任せにしていると、ズルズル後にしわ寄せが来ます。

そこで、独立以降資料は早めに催促するようになりました。

更に、

• 新規のお客様は1月末
• 既存のお客様は2月末

といった具合に期限を分散させて集中しないようにしています。

年明けには回収期限と1月6日からe-Taxが開始していることをお伝えします。

ただ、今回はそのお知らせが徹底できていないまま繁忙期に入ってしまいました。

抱える量がある程度になると、目の前のタスクに集中するあまり、新たな催促をしようという頭にならなかったのです。

「今いただいても、すぐに手をつけられない」からと。

結果、いったん潮が引いた2月中旬に催促するも時遅く、回収が3月を超えてしまったところがありました。

これを踏まえて、

• お客様リストに催促日と回収期限を記載
• 最終期限を2月15日とする

ことを盛り込みました。

半期に資料をいただく

1年まとめてもらうから大変なのであって。

ボリュームが多いなら、半期に1度資料をいただくようにします。

2回に分けると、山を二つに分けられます。

ただし、お客様との接点が増えると、資料をいただくだけで終わらないことがあります。

顧問や都度報酬をいただければ良いですが、年一回だとなかなか難しいものがあります。

私の場合、半期決算を有料にしてこの事態を回避しています。

有料であれば、質問が増えても料金内で答えることができます。

単に資料を預かるの場合、新たな質問や業務が発生すると有料であることをきちんとお知らせする必要があります。

3月15日が期限でない仕事をする

個人の申告が忙しいのは、期限が3月15日という1日に決められているからです。

これは法律なので変えようがありません。

やるべきことは、自分で変えられることを見つけること。

3月15日が期限でない仕事を考えてみます。

• 個別相談
• 個別コンサルティング
• セミナー自主開催
• 相続税の申告

などの単発のご依頼。

また、法人顧問業務や継続的なコンサルティング契約であれば続けてお仕事をいただくことができます。

こういった仕事は3月15日に左右されないので、年間を通じて仕事の量を分散することができます。

ただ、取るのはどれも難しい仕事です。

個人の申告は義務であり、かつ煩わしいことを回避するサービスとしての需要があります。

一方、個別相談・コンサルティング・セミナー参加は、義務ではなく、かつ、一部の人が求める付加価値のあるサービスだからです。

前者は苦痛を回避サービスであり、後者は獲得するサービス。

これを踏まえて、2020年は営業にチカラを入れます。

＜編集後記＞
5時45分起床後ルーティン
午前中、確定申告を粛々と
午後からブログ執筆

今日と明日の日中、娘を実家で見てもらえることになりました。

突発性難聴だと、高い子供の声は響くようです。

薬が効いているようで良かったです。