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Webミーティングは始める前に始まっている。事前準備と当日の進行<No 1053>

)JR大阪駅

面談でお客様と何を話すか?

面談でお客様と何を話すか?

一つめの事務所では、税理士が事務所に常駐しておらず、同行することは一度もなく。

二つめでは、ほぼ放し飼いの状態で、決算のときだけ所長が同行するといった具合でした。

99%が所長の世間話で、残り1%で私が数字の話をしていました。

こんな具合なので、お客様との面談を体系立てて学んだことはありません。

自分自身、世間話と実務の話を織り交ぜながらその場をしのいでいました。
それでいて、自分の中では結構やれているとは思っていました。

独立して今思い返してみると、全然価値提供できていなかったなあと反省しています。

Webミーティングの事前準備と当日の進行

独立してから変わったのは、自分以外を見られるようになったこと。

税理士業に限らず、お客様との接し方について、書籍やブログ・コミュニティで学べるようになりました。

これらのなかで、良いものを掻い摘んで取り入れるようになりました。

なかでも、やって良かったのがミーティングリストを作ることです。

その日、面談にて話し合うことを箇条書きにしたリストです。

簡単な紙切れ一枚ですが、あるのとないのでは格段に違います。

ミーティングリストを事前に準備していると、話がスムーズに進みます。

Wordで書いてもいいですが、ネットで面談するならWebノートの方がいいでしょう。

私はEvernoteを利用しています。

Evernote

Evernote上の一枚のノートに面談で話したい内容を箇条書きにしておきます。

当日の進行

最初に近況報告を互いに行います。

近況報告のなかから、議題になりそうなトピックをメモしておきます。

ある程度、場が温まったらミーティングリストを見ながら、その日に話す内容を決めます。

ミーティングリストはあくまでもこちら側の要望なので、できる限りお客様が解決したいことをヒアリングしながら盛り込んでいきます。

時間に限りがあるので、最優先事項・優先事項とそれ以外に色分けしておくと消化不良になりません。

1分程度のThinking Timeを設けて考えてもらうこともあります。

Zoomで画面共有

最近は、ZoomによるWeb面談が多いので、自分のデータを画面で共有して見てもらいます。

「画面を共有」をクリックすればお客様側でもこちらの画面を見てもらうことができます。

このとき、デュアルモニターでノートPCとモニター複数を繋いでいると、
画面が多くて手間取ります。

 ネットで共有するときは、モニター単体の方がスムーズに進行できます。

見せるデータは開いておく

同じく、スムーズに進行するポイントがもう一つ。

見せるデータが複数ある場合は、事前に開いて最小化しておきます。

会計ソフトの中身であったり、Excelのデータファイルなど、面談中にその都度開いて取りに行くとお客様を待たせてしまいます。

なにより、他社データの漏洩に繋がるので、面談中パソコンのなかには入らないようにします。

共有したいデータを最小化しておくと、クリックひとつで表示できます。

マウスポインタを最小化されたリスト上に持っていくと、データの名称が表示されるので、
これを確認してからクリックして最大化します。

また、パソコンのデスクトップにはアイコンは一つも置かないようにしましょう。

前回の議事録を見ながらおさらい 

話すのが苦手な人は、ミーティングリストとさらにもう一つ。

前回の議事録を用意します。

そのためには、面談が終わったらその都度議事録をつくっておかなければいけません。

その日話した内容を箇条書きにしておくだけも構いません。

大した時間をかけずにできるこの議事録、時間帯効果は抜群です。

議事録を見ながら、前回話した内容をもう一度おさらいします。

前回の面談を終えてから現在までに動きはあったのか?

そこから、今月来月と未来にどういった動きができるのか?

こういったことは、こちらが本業に詳しくなくても質問できます。

質問を重ねているうちに、お客様に新たなアイデアが浮かぶこともあります。

未来のことを話す

税理士が提示するデータは、試算表にしろ決算書にしろ過去についてのデータが多いものです。
(私が経験したところに限ってかも)

決算予測や資金繰り表といった未来についてのデータは、独立してから初めてつくりました。

データだけでなく、これからやれること、やりたいことなど未来のことを話しだすと、
アウトプットに繋がる会話が多くなります。

面談終了後、どういった行動ができるのか、いわゆるアクションプランが面談中にカタチになっていきます。

アクションプランの話をすると、忙しくされている人でもアウトプットが少ないことに気づくことがあります。

面談時以外の行動は意外と伝わってきませんが、アクションプランで明らかになります。

AIでなくなる仕事

AIでなくなる職業といわれる税理士。

こういった、

  • 教える
  • 噛み砕いて説明する
  • 一緒に考える
  • 未来を共に語る

といったことはAIにはまだ難しいでしょうから、まだ食べていけるのかなと。

<編集後記>
昨日の木曜日
5時20分起床後ルーティン
CF月次ミーティング準備、セミナー動画収録、相続税の財産評価
午後からバイク10キロ、ブログ執筆

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