）Dropbox Paper

伝言だけを残したい

昨今、コミュニケーションの手段が増え、時間に対する価値観は多様化しています。

電話からメール、メールからチャット・LINE・メッセンジャーなど。

電話とそれ以外は、音声かテキスト（文字）かに分かれます。

また、電話やLINEは緊急性が高く、メールやチャットは低いと捉えています。

ただ、これも、人によりけりです。

緊急性がなくても電話を利用される方はいらっしゃいますし。

私の場合、自分の時間を奪われるのは嫌なので、相手に対しても奪わないようにしています。

電話やLINEは極力しませんし、メールやチャットであっても、相手に返事を急かすことはありません。

とはいえ、メールやチャットを受けとったら、早めに返信せねばと思う方もいらっしゃるでしょう。

相手に対して返信を要求することなく、伝言だけを残したい。

そんなことを可能にしたのが、Dropbox Paperです。

メール未満のことならDropbox Paper。急かさないコミュニケーション

これまでも、クラウドによるデータ共有サービスはありました。

Dropbox、OneDrive，Google Driveなど。

Dropbox、Google Drive、OneDrive。仕事の場所は選ばない、クラウドストレージでファイル管理＜No 71＞

これらのクラウドストレージでは、WordやExcelのデータや、PDFの文書を共有するのがメインであり、コミュニケーション手段としての役割はありませんでした。

Dropbox Paperで伝言を残す

コミュニケーション手段として、メールやチャットをメインに使っていましたが、相手に返事を催促しない手段としてDropbox Paperを使うようになりました。

DropboxでWordのように文書ソフトを共有することができますが、Wordファイルをわざわざ開くのは面倒であり、メールの方が早いです。

PDFなら文書の閲覧ができ、立ち上がりは早いですが、テキスト書き込みをメインの用途にしていません。

その点、Dropbox Paperは、相手に返信を催促せず、かつ、立ち上がりが早いといったメリットを兼ね備えています。

Dropbox Paperは、街の伝言板や回覧板のような役割です。

Dropbox Paperのメリット

余分な言葉がないので、相手に返信を催促しません。

伝言板なので、相手の都合が良いときに見てもらえればそれで問題ありません。

緊急性はないので、仮に見ていない場合は、実際に会って（オンラインで）話すときに確認をとれば済みます。

ただ、Dropbox Paperが共有されたことが相手に伝わらないと見てもらえません。

その点、Dropboxは共有ファイルに変更があれば、変更があったことを知らせるメールが相手に届きます。

このメールは、変更があったことを知らせるだけなので、返信を催促させる内容ではありません。

Dropbox Paperには、用意していただく資料や、お役立ち情報の共有に利用しています。

資料については、これまで毎月同じものを日付を変えて、メールで送っていましたが、Dropbox Paperに変えてからは日付や数字を変更するだけで済んでいます。

家族との情報共有

Dropbox Paperは、当初、仕事で利用していましたが、便利なことに気づいたので、今は家族間の情報共有にも利用しています。

GW中、高熱をだして死のリスクを感じたので、Dropbox Paperを使ってエンディングノートの柱書きをしました。

自分にもしものことがあったとき、やってもらうことを時系列で。

1. 仕事ができなくなったとき
2. 死後に
3. 初七日後
4. 四十九日後
5. 落ち着いたら

紙だと大層なので、なかなか筆が進みませんが、タイピングかつ箇条書きだとスラスラ書けます。

時系列だとさらに書きやすいです。

Wordだと遺言のようでたいそうですが、Dropbox Paperだとドライな気持ちで書けます。

しんみりすることはありません。

一つのことを深く書く前に、広く浅くの方が筆が進みます。

広く浅く、ひと通りのことが書けたら、次は別紙をつくり一つ一つのことを深堀りしていきます。

相手の時間を奪わない

コミュニケーション手段が多様化する今の世の中、相手との関わり方、時間の捉え方というのは人人それぞれです。

Dropbox Paperは、相手の時間を奪わないツールの一つになりえるでしょう。

＜編集後記＞
５月17日月曜日
６時20分起床後ルーティン
午前中、法人申告業務、オンラインミーティング
午後から、ブログ更新、ジム＆ラン３キロ

ジムではランニングマシーンを使って歩いている人が多いなか、けっこうなスピードで走っている人の表示を見たら6:00/キロのペース。

４:41/キロのペースだと、ドタバタして見えるんでしょうね。

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）近隣の大学構内にて

「効率化」と「リスク管理」に向いているクラウドツール

ここ数年、パソコンのなかにあるハードディスクの容量を気にすることがなくなりました。

というのも、パソコン本体にデータを保存しないようになったからです。

保存しているのはクラウドストレージやEvernoteなどのクラウド上です。

Dropbox、Google Drive、OneDrive。仕事の場所は選ばない、クラウドストレージでファイル管理＜No 71＞

クラウドに保存していれば、パソコンやスマートフォン・タブレットどの端末からでもアクセスすることができます。

また、パソコンで変更した内容がクラウドを通じて他の端末上のデータに自動で同期してくれます。

仮にパソコンのハードディスクが壊れても、データはクラウドにあるので消滅することはありません。

クラウドを利用することで、効率化・リスク管理の面で多大な恩恵を受けています。

ただ、便利であるのですが、使い始めはどのツールをどのように使っていいのかわかりづらいものです。

実際に使ってみれば分かるものですが、興味がでる前に辞めてしまうこともあるでしょう。

そんな方のために、クラウドツール

• Evernote
• Dropbox（クラウドストレージ）
• Google Keep 

について書いてみます。

Evernote、Dropbox、Google keepの使い分け

クラウドを利用する前に、まずは何をしたいのか考えます。

• 保存するのはデータかメモか？
• 大きいデータか小さいデータか？
• 利用するのはPCかスマートフォンか？
• 毎日か定期的にか？

クラウドツールごとにそれぞれの特徴があるので、自分がやりたいことによってツールを使い分けた方が利用しやすいです。

Google keep

Google Keepは、メモや音声を保存できるWeb上のノートです。

Google Keepが、EvernoteやDropboxなどのクラウドストレージ（以下、「Dropbox」）よりも優れているのは同期が速いところです。

Dropboxは、同期したときに数十秒程度のタイムラグが生じますが、Google Keepはほぼありません。（あっても数秒程度）

パソコンで入力し終えた後、スマートフォンでGoogle Keepのメモを立ち上げると、
入力したメモがすぐに表示されます。

管理面として、Google Keepはファイルやフォルダのような形で管理しません。

デフォルトで、メモの縮小版を俯瞰で見ることができ、画面上でスクロールしながら目当てのメモを探します。（検索機能もあります）

ファイルやフォルダで管理しないので、膨大なデータを保存するには適していません。
（検索機能があるので、やれないことはないのでしょうが）

あくまでも、「日常で使うメモを瞬時に出せるところに置いておく」という使い方が一番適しているのではないでしょうか。

同じメモ機能を備えたEvernoteと比べると、起動の速さはGoogle Keepの方が断然速いです。

私は、LINEで長文をやり取りするときにGoogle keepを利用します。

スマートフォンで利用するLINEは長文入力しづらい（私は）ので、パソコン上のGoogle keepで文書を先に完成させます。

入力モードを終えてから、スマートフォンでGoogle keepを起動すると作成した文書が同期されています。

この文書をLINEへコピー・アンド・ペーストして送信して完了です。

LINEは日常会話程度の短い文章には適していますが、込み入った話を正確に伝えるのには適していません。

LINEで長文入力していると、全体のチェックが見づらいのでいつもこれでやっています。
（LINEはメインのコミュニケーションツールではないですが）

また、よく使うリンクなどもGoogle Keepに保存しています。

週イチの英会話をZoomでしているのですが、先生の固定IDが記載されたリンクをGoogle keepに保存しています。

毎回、時間がきたらこのリンクをクリックすれば先生とZoomで繋がります。

Google keepは写真などの軽いデータも置けるようですが、私はメモの利用のみです。

データの保存は、このあと解説するDropboxかEvernoteに保存しています。

Dropbox（クラウドストレージ）

 Dropboxをはじめとするクラウドストレージは、Web上に保存する外付けのハードディスクようなものです。

クラウドストレージの登場前は、パソコンデータのバックアップは外付けのハードディスクを利用していましたが、この作業がいらなくなりました。

クラウドストレージは、

• Dropbox
• OneDrive
• Google Drive
• Box

など、似たサービスがいくつかあります。

どのサービスも軽量版は無料で利用できます。

 私が利用しているのは、

• Dropboxの無料版（1.5GBまで）
• Google Driveの無料版（15GBまで）
• OneDriveの有料版（1,000GBまで）

の3つです。

OneDriveの1,000GB（1TB）は、マイクロソフトのOffice365を契約していれば無料で利用することができます。

クラウドストレージには、テキストをそのまま保存するという機能がないので、

• Word
• Excel
• PowerPoint
• PDF
• 音声ファイル
• 動画ファイル

など何かしらのファイルとして保存することになります

同じくデータを保存できるEvernoteとの使い分けは、

• 重たいデータはクラウドストレージへ
• 利用頻度の高いファイルはEvernoteへ

保存するようにしています。

ただ、WordやExcelなどマイクロソフトのアプリを開くと前回の履歴から立ち上げることができるので、ファイルそのものをクラウドストレージやEvernoteからわざわざ選ぶことはしません。

Evernote

Evernoteはメモやデータを保存できるWeb上のノートです。

メモの保存先として、Google Keepとの使い分けは、

• 素早く使いたいものはGoogle Keep
• ずっと保存しておきたいものはEvernote 

といった感じです。

Google Keepのメモは長期保存を目的にしていないので、使わなくなったら消すようにしています。

そのため、Google keepに残っているメモは20もありません。

Evernoteは、DropboxとGoogle Keepの間に位置するような役割です。

Dropboxはファイルの保存ができますが、テキスト入力ができません。

逆に、テキスト入力しやすいGoogle keepはファイルの保存には向いていません。

Evernoteはメモ機能とファイル保存の両方を兼ね備えています。

ただし、Evernoteで保存できるノート一つあたりのサイズはわずか200MBです。
（プレミアムとビジネス）

Word・Excel・PDF・音声ファイルぐらいまでは大丈夫ですが、動画ファイルになると軽く200MBオーバーで使えません。

そもそも、重たいデータをガンガン詰め込むようなクラウドストレージとはあえて一線を画しているのでしょう。

月間アップロード容量がプレミアムで10GB、ビジネスで20GB＋αなので、
組織で大勢の人間が相互に参照しながら利用するというやり方を推奨しているのかもしれません。

見やすさ、管理のしやすさではどうなのか？

Evernoteであれば「ファイルとフォルダ」の関係のように、
「ノートブックとノート」と二段階高層で保存することが可能です。

Google keepにはこういった機能はありません。

さらに、Evernoteにはノートブックをまとめるスタック機能も付いています。

Evernoteで仕事を効率化。スタックで階層を３つまで増やす＜No 194＞

これらをうまく利用すると、ノートが管理しやすくなり見栄えも良くなります。

だからといって、ノートを一つ一つ探さなければいけないわけではありません。

検索機能も充実しています。

Evernoteには全文検索機能が付いているので、テキストだけでなくPDFのなかの文字まで認識してくれます。

また、ホームページやブログなど、 Web上で気に入ったページをクリップしてノートとして保存できる機能もあります。

「お気に入り登録」が見つからない。Evernote webクリッパーで気になるページを保存＆簡単検索＜No 152＞

これでページをノートにしておくと、次回そのサイトへ行かなくても記事の内容がわかります。

ポイントは頻度と大きさ

それぞれ3つを例えるなら、

• Dropboxはトランクルーム（大事だけど、すぐには使わない）
• Evernote は自宅のキャビネット（よく使うモノを大事に整理整頓して保存）
• Google Keep は卓上のポストイット（付箋）

のようなものでしょうか。

課題は、Evernoteを超えるアプリが近年あらわれないこと。

同レベルで構わないので、リスクマネジメントの上であらわれて欲しいです。

＜編集後記＞
昨日の月曜日
5時50分起床後ルーティン
ミーティング議事録作成送付、HP改善、新セミナーアップ
午後、ブログを書いてからバイク15キロ

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時間と場所にとらわれない生き方

10年後、20年後の生き方を常日頃から考えるようにしています。

具体的に、どこでどうやってかは決めていませんが、
「時間と場所に左右されない」生き方はしたいと考えています。

そうなると、身辺は身軽にしておきたいものです。

• ヒト
• モノ
• カネ

ヒトは、関係性を必要以上に広げずに、
心地よく過ごせるヒトと、付かず離れずの関係を維持しています。

カネの出入りは、毎日チェックすることで可視化できるようになり、
キャッシュレスで現金を持たないことが多くなりました。

モノはと言うと。

独立までは我慢の連続だったので、独立以降増やしていこうと一瞬考えたのですが、
生き方を模索するうちに「身軽になろう」という意識が強くなり、
逆に減らすようになりました。

その最たるものが紙です。

税理士業は、従来、紙をたくさん使用する仕事でした。

勤務時代の番頭さんは、「うちらの仕事は紙の商売やで」と言っていたのを覚えています。

常に紙に囲まれて仕事をし、スペースが足りなければ倉庫やレンタルルームを借りる
ことも。

独立したとき、既存のお客様の資料がダンボール箱5箱ほどありました。

ペーパーレス化の時代が来た今、同じやり方をしていては進化がありません。
効率的でもないですし、減らすために昼夜せっせとスキャナーで取り込みました。

今はダンボールはすべてなくなり、必要最小限度のものを紙で保管し、
以外のモノはすべてクラウドで保管しています。

クラウドは、いつでもどこでもアクセスできるので、
時間と場所にとらわれない生き方に向いています。

クラウドストレージサービスの使い分け

現在、利用しているクラウドストレージサービスは、

• Dropbox
• Google Drive
• OneDrive

の3つです。

Dropbox

日々使うデータはDropboxに保管しています。

• 朝ルーティンで使うもの
• 直近2年間の資料

などを。

Dropboxは有料サービスを使っておらず、ずっと無料の2GBで済ませています。

今は、使用可能領域の半分ぐらいを維持するようにしています。

保管データが1.5GBを超えだしたら、大容量のOneDriveに移動します。

Google Drive

Googleのアカウントがあれば15GBまで無料で利用することができます。

Google Driveには、主にプライベートやブログネタで使用した写真を保存しています。

使っているGoogle製のスマートフォンとの相性もいいです。

スマートフォンで写真を撮れば、自動でGoogle Driveに保存してくれます。

OneDrive

Dropboxに入り切らないデータはすべてOneDriveに移動して保管します。

Office365を利用していると、OneDriveの1TBを無償で利用することができるので。

1TBは、1024GBなので、私にしては十分すぎ概ねこれで問題ありません。

保存データを増やしすぎても管理がしづらいので、何でもかんでも保存しないようにしています。

実際に使用しているのは、22GB程度なので全体の2%にすぎません。

ただ、OneDriveが1TB まで利用することはできても、
ネットに繋がないオフライン状態で使うとなると、PCにダウンロードして管理しなければならず。

そうなると、PCのハード領域を食うことになります。

それでなくても、Macのストレージ（ハードディスク）を128GBにしてしまったので、
残りストレージ領域には敏感です。

MACの空き領域がなくなった場合の対処法。「自力」と「依頼」の間で揺れる＜No 802＞

）キタムラ アップル正規サービスプロバイダ  残り３GB2019年7月の半ば頃から、Macの画面上に次の表示が出るようになりました。 以前にもこういった表示が出ることがありました。そのときは、Mac上でWindowsを動かすソフト「Parallels Desktop」を削除したことで解決しました。 Parallels Desktopを動かすには40GB近く消費するため、128GBのMacでParallels Desktopを入れると初期段階でパンパンになるのです。これを削除したことでかなりの空きがあるのだと思っていたのですが。確認するとなんと残り3GBとなってい...

コンサルティングテクニカ

故障したMacが返却されるまでの88時間。「アップルケアサポート」レビュー。＜No 699＞

）かえってきたMacBook Pro  Macがかえってきた先日修理に出したMacBook Proが、88時間ぶりにかえって来ました。 電話対応から配送の手配、返却に至るまでの工程は、迅速な対応で大変満足しています。  故障したMacが返却されるまでの88時間Macを修理に出すまでの工程は、先日の記事にてお伝えしました。   ​今日は、その後からMacが手元にかえって来るまでの状況をお知らせします。 ​バックアップ　2月19日（火）19時電話対応にてAppleのオペレーターからバックアップをとっておくよう指示されていました。メール...

コンサルティングテクニカ

Macが故障したらどこに持っていく？販売店 or クイックガレージ or 電話対応＜No 696＞

）実家で誕生日祝い  Macが故障したらこれまで、PCが故障したとき修理に出したことはなく、いつも次のパソコンを購入していました。（とはいっても、３年や５年周期ですが） しかしながら、Macについては次のPCを考えることはなく、今回、修理に出して使い続けようと決めました。 ただ、修理に出したことがないので、販売店に頼めばいいのかメーカーに問い合わせるのかそんなことすら知りません。 なので、購入したヨドバシカメラ梅田店に持参することにしました。  販売店 or クイックガレージ or 電話対応ヨドバ...

コンサルティングテクニカ

「クラウドで1TB利用できるけど、PCにはすべて保存したくない」

そんなときは、オンラインとオフラインを切り替えることができます。

PCとクラウドのオンオフ切り替えでストレージ領域を保持

OneDriveで、データのオンラインとオフラインを切り替えるには、
Macの場合だと、画面の上端にあるアイコンをクリックします。

雲のアイコンをクリックすると、直近にやり取りした内容が表示されます。

下方の「その他」を押すと、次の画面になるので、「基本設定」を選びます。

上段にあるダブで「アカウント」を選びます。

ここで、全体の利用容量が21.7GBだとわかります。

次に、「フォルダの選択」を押します。

ここで、チェックボックスにチェックをいれると、
PC内にダウンロードしてオフライン（ネットに繋がっていない）でも利用できるようになります。

現在、PC内に保存しているのは18.8GB（全体21.7GB中）です。

普段使いしないようになったら、チェックボックスを外してPCからデータを除きましょう。

無料と有料の使い分け

現状、保存資料は、

• 紙の資料は3年分のみ保存
• Dropboxには直近2年分と朝ルーティンで使うモノ
• OneDriveにはDropboxに入り切らなくなったモノ
• Evernoteには全てのデータ

で管理しています。

紙+Dropbox+OneDrive=Evernoteにあるデータ

こうなると、Evernoteの位置づけは重要になるので、
唯一有料サービス1,100円（ビジネス版　月額）を使っています。

＜編集後記＞
6時30分起床後ルーティン
午前中、年末調整、償却資産申告書作成、確定申告資料請求、CFコーチ準備、ブログ執筆
午後から、顧問とCFコーチでお客様訪問

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）JR大阪駅前

PCにデータは残さない

ルーティン、仕事、MIT、ブログ。

これらの最中、PCは欠かせません。

起床後すぐにMacBook Proを立ち上げるので、
PCの利用頻度が下がるのはブログを書き終える夕方頃です。

これだけ毎日使っていると、PCのなかもごちゃごちゃになりがちですが、
私の場合、PC内のデータを探すことはありません。

PC内にデータを置いていないからです。

Dropbox、OneDrive、Evernoteを使い分け。

PCに保存するのはインストールが必要なアプリだけ、
データはPCに保存していません。

保存先に利用しているのは、

• Dropbox
• OneDrive

クラウドストレージサービスです。

ひとり税理士の税務データ保存。Dropbox × Evernoteプラスα＜No 486＞

）MacBook ProとMac版Evernote  試金石づくりひとり税理士として3月の繁忙期を二度終えて、 現在、三年目に入っています。独立前から、 「独立したらこうしよう、ああしよう」と 事前にシミュレーションしていたので、 一年目から焦ることもそれほどなく。二度目の繁忙期はさらに進化させ、 平日午前中のみで無事に乗り切ることができました。当たった戦略としては、 空白の時間を作っておく 前倒しの資料請求 スケジューリング 次回への流れを作っておくでした。今を乗り切るだけなら1から3で十分ですが、 4も同時に行うこ...

コンサルティングテクニカ

3 Pockets

2つ利用しているのは、

• すぐに使うモノ
• すぐに使わないモノ

を分けるためです。

私の場合、すぐに使うモノはDropboxに入れています。

ここになんでも入れてしまうと大量のデータが目に飛び込んでくるので、
本当にすぐ使う、ごく少数のデータに抑えています。

そのため、Dropboxの容量は増やさずに、あえて無料の２Gを使い続けています。

Dropboxは容量が２Gを超えると警告通知が表示されるので、
表示されないように１日１回ルーティン内で残量チェックをしています。

チェック後、Dropbox内で

1. すぐに使うモノはDropboxの適正なカテゴリーファイルに移動する
2. すぐに使わないモノは大容量のOneDriveかEvernoteに移動する
3. 「やっぱりいらない」モノは削除する

のいずれかを選びます。

こうしていると、Dropbox内の容量が大量に増えることはありません。

２のOneDriveかEvernoteのどちらに移動するかは、
以前はデータ系はOneDrive、ノート系はEvernoteにしていました。

これは好みにもよりますが、アクセスしやすい方を選ぶのがいいのかと。

私の場合、常にEvernoteを開きっぱなしにしているので、
最近はほとんどEvernoteに保管するようにしています。

こうなってくると、
「DropboxをスッキリスリムにしていてもEvernoteのデータは膨張しているのでは」
というツッコミが入りそうですが💦

Evernoteビジネスだと月のアップロード上限が10Gなので容量を気にすることはありません。

私の場合、動画や画像がないので月に９割以上余っています。

また、Evernoteはクラウドストレージに比べて管理、検索、ビジュアル面で優れています。

Evernoteで仕事を効率化。スタックで階層を３つまで増やす＜No 194＞

）Evernote ビジネスEvernoteで仕事を効率化する先日、月次訪問でお客様のところに行ったときのこと。保険事故を起こしたために、直近決算の売上高を教えて欲しいとのことでした。そのとき、ノートPCを持ち合わせていませんでしたが、スマートフォンはありました。幸い、Evernoteに直近３年分のデータを保存していたため、その場でお伝えすることが出来ました。以前であれば、事務所に帰ってから 電話連絡します FAXします 関係書類を郵送しますと対応していましたが、その必要はありません。ものの数秒でEvernoteは立ち上がります。そ...

コンサルティングテクニカ

13 Pockets

最後に、Evernote内のデータ量が増えてくると、セキュリティ面で気をつけておく必要があります。

２段階認証は必ず行っておきましょう。

Evernoteのセキュリティーが気になるなら。２段階認証を設定する＜No 183＞

）EvernoteのプランEvernote活用術はまだまだあるEvernoteを使い始めたのが2015年の夏なので、もうかれこれ１年半も利用しています。使い方も変わりつつあります。 論文執筆の補助 ペーパーレス化のための文書保存 ブログ執筆の補助 税理士業務ソフトやITツールは、ある程度使うとだいたいの機能が理解出来てそのうち利用価値の限界が見えてくるものなのですが、Evernoteについては今のところ全く限界が見えて来ません。私自身が、まだまだ使いこなせていないからなのでしょう。セキュリティーが気になるなら二段階認証2017年の1月24日...

コンサルティングテクニカ

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気にしない

今日はDropboxメインで書こうを思ってましたが、
結果、Evernoteの話になっちゃいました^^;

こういったことを気にしないのがブログ継続のコツです。
（居直りも大切）

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＜編集後記＞
6時30分起床後ルーティン
午前中、ブログ執筆
午後から、とあるセミナーに参加、帰宅後ブログの続き

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）MacBook ProとMac版Evernote

試金石づくり

ひとり税理士として3月の繁忙期を二度終えて、
現在、三年目に入っています。

独立前から、
「独立したらこうしよう、ああしよう」と
事前にシミュレーションしていたので、
一年目から焦ることもそれほどなく。

二度目の繁忙期はさらに進化させ、
平日午前中のみで無事に乗り切ることができました。

当たった戦略としては、

1. 空白の時間を作っておく
2. 前倒しの資料請求
3. スケジューリング
4. 次回への流れを作っておく

でした。

今を乗り切るだけなら1から3で十分ですが、
4も同時に行うことで来年以降の試金石となります。

Dropbox × Evernoteプラスα

お客様に税額を伝えた後、e-Taxして終わりなら、
次に繋げることはできません。

なので、記憶が鮮明なうちにきれいに整理しておきます。

自分の整理

e-Taxを終えたら、その手で一気に整理します。

まずは、データ保存から。

すべてのデータをPDFに変換します。

• 元帳
• 所得税申告書・決算書
• 消費税申告書
• 申請書・届出書

申告書を保存しても、元帳や申請書・届出書関係は
忘れがちです。

そして、後々大事になるのも後者なので、
注意が必要です。

私の場合、JDLの印刷画面から「電子帳票」を選んで、
PDF化します。

ファイルは任意の名称に変更してから、
Dropboxに保存します。

Dropboxに保存したらファイルを右クリックして、
Evernoteにも送ります。

Evernoteのアイコンをクリックすると、
Evernoteのノートが自動で作成されます。

）Macの場合

自動作成されたノートはこのままだと、
in-Box（インボックス。仮の置き場）に保存されるので、
矢印を押して、

保存先のノートブックを指定します。

Evernoteは、元々の階層が

1. ノートブック
2. ノート

の２層ですが、その上にスタックを設定することで、

1. スタック
2. ノートブック
3. ノート

の３層にすることができます。

Evernoteで仕事を効率化。スタックで階層を３つまで増やす＜No 194＞

）Evernote ビジネスEvernoteで仕事を効率化する先日、月次訪問でお客様のところに行ったときのこと。保険事故を起こしたために、直近決算の売上高を教えて欲しいとのことでした。そのとき、ノートPCを持ち合わせていませんでしたが、スマートフォンはありました。幸い、Evernoteに直近３年分のデータを保存していたため、その場でお伝えすることが出来ました。以前であれば、事務所に帰ってから 電話連絡します FAXします 関係書類を郵送しますと対応していましたが、その必要はありません。ものの数秒でEvernoteは立ち上がります。そ...

コンサルティングテクニカ

13 Pockets

この申告書の場合だと、

1. スタック→「PDFデータファイル所得税確定申告書」
2. ノートブック→「〇野△紀（所得税確定申告書）」
3. ノート→29年以下、〇野△紀さんのファイルが保存されている

という具合です。

ここで、Evernoteは検索能力が高いので、
「３層もいらない」って声もあるかと思います。

ただ、ノートの数が個人とビジネスを合わせて5千を超えると、
「山本祐次良」で検索したら数百のノートがヒットします。

そこからキーワードを2つ3つと増やしていくのもいいですが、
事前に3層にしておくと比較的すぐに見つかります。

お客様資料の整理

自分のデータ整理が終わったら、
今度はお客様資料の整理です。

• クラウド
• デジタル
• 効率化

と声をあげていますが、
まだまだ紙の資料でお預かりすることも多いです。

そこでやるべきことは、

• デジタル化して返却

です。

お客様からお預かりした、

• 帳面類
• 添付資料

をスキャナーで取り込み、
PDFファイルに変換します。

モバイルスキャナー「ScanSnap iX100」で、紙は「預からない」＜No 438＞

）ScanSnap iX100  紙は預からない勤務時代、お客様からお預かりした原始資料（原本）を 前任者は返していませんでした。そのため、資料は事務所の片隅で塵と埃まみれです。当然「なんだかなぁ」と気分は落ちます。そこで、自分が担当してからは、 預かった年分の資料以外に、 これらの古い資料も一緒に返すようにしました。返されたお客様も「今さら」感はありますが、 そこは上手く言って、引き取ってもらいます。独立してからも、ここはきっちりしようと 試みました。出先でコピーをいただくと、後々「返却する」作業は ...

コンサルティングテクニカ

PDFファイルは「自分の整理」と同様の手順で、
DropboxとEvernoteに保存します。

その後、

1. お客様用申告書を印刷しファイリング
2. 来年に向けての段取りを記載したメッセージを申告書の一番前にセット
3. お預かりした原始資料をまとめて返却します。

確定申告書控えと原始資料をファイリングして返却。時間も費用もかけずに出来ることから考える＜No 204＞

独立すれば自分のやりたいようにやれる長年同じ職場にいると疑問に思うことが多々あります。 「こうすれば、もっと効率的になる」 「ああすれば、見栄えが良くなる」」 「無駄を省ける方法がまだまだある」色々なことを感じて上司に進言するも、変わることは稀です。独立して良かったことは、これらを感じた瞬間に行動に移せることです。例えば私の場合だと、クラウドによるデータ保存新型PCの導入請求書作成業務の効率化Evernote導入による文書管理マルチディスプレイによるPC業務の効率化シュレッダー導入によるセキュリティー対策及...

コンサルティングテクニカ

1 Pocket

そして、請求書を作成して送付すれば完了です。

ここまでの作業は、
他のお客様の資料に手をつける前に
すべて終わらせます。

そうすると、資料の紛失が防げますし、
頭の中を空っぽにして次の作業に移ることができます。

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＜編集後記＞
4時44分起床後ルーティン
午前中、支払口座（事業経費口座）を統一する手続き
午後から、ブログ執筆

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Dropboxで変わるデータ保存

Dropboxを知ったのが今から一年ちょっと前（2015年の夏）の頃でした。

書籍で読んでなんとなく知っていたところ、大学院の友人から教わりました。

それまでは、自宅・図書館・職場・大学院と移動するごとにその都度USBを持ち運び、
抜き差ししていました。

その手間が、Dropboxのおかげでなくなりました。

個人の事務所勤めは、「井の中の蛙」で完全鎖国状態です。

税務の知識以外のことで、
世間とかなり遅れをとっていることに危機感を感じたのもこの頃でした。

パソコン内ファイルと同期しないときの対処法

これまでDropboxを、

• 自宅のパソコン
• 職場のパソコン
• 自分のスマートフォン

この３つと同期させて、それぞれで利用していました。

これにより、Dropboxのサイトに入ることなく、
それぞれで利用すれば自動的に他のファイルも新しく書き換えられていました。

しかし、一か月ほど前から、自宅PCで更新しても、
他のファイルが変更されていないことに気づきました。

一見してわかったのが、本来同期されていれば、
ファイルに「緑色のチェックマーク」があったのですが、
自宅PCのファイルにはそのマークがなくなっていました。

詳しく調べることもせずに、放置していましたが、重い腰をあげたら、あっさり修復出来ました。

Dropboxのサイトから再インストール

右上の名前をクリックすると小窓の中に、「インストール」があります。

この「インストール」をクリックすると、ダウンロードの画面が表示されます。

画面の表示に従って、「Dropboxをダウンロード」を選択します。

選択すると、ダウンロードが始まります。

画面の指示に従っていくとダウンロードが完了します。

念のため、PC内ファイルを確認すると、緑色のチェックマークが確認できました。

聞く前に一度自分で調べるクセをつける

仕事でもプライベートでも、ろくに調べもせずに人に聞くことはよくあることです。

自分も含めて。

聞く方は簡単ですが、聞かれた方は、
進行中の手や思考を止めてその質問にアタマを使わなくてはいけません。

ググればなんでもヒットする時代です。

聞く前に最低限の努力はしましょう。

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まだまだ知らない人もいる

数年前から、「クラウド」やら何やら、わかりづらい言葉が使われるようになりました。

使っている方にとっては、当たり前のツールであっても、
知らない人にとっては使いようのないものです。

そういう私も、

• 横の繋がりの少ない業界
• 新しいものに消極的な職場
• 税理士試験という檻の中の生活

ということもあり、デジタル化に積極的になれたのが、ここ一年あまりのことです。

知れば、知るほど、世間との乖離（かいり）を痛感しましたが、
伸びしろは、まだまだあるのだと前向きにチェレンジしています。

まずは使ってみよう

Dropbox

自分の周りだと、一番メジャーなのが、ドロップボックスです。

無料で２G、有料だと最大１テラまでのファイルを管理することができます。

このブログで使用した画像もドロップボックスで管理しています。

私は、無料の２Gを利用しています。

Google Drive

無料だと15G、100Gから有料で、最大30テラまで利用可能です。

先日の出席したEvernoteのセミナーでも、Evernoteと公式に連携しているクラウドは、GoogleDriveのみでした。

時代の巨人Googleですので、今後も他のクラウドサービスとの連携も充実してくると思われます。

OneDrive

5Gまで無料、50Gから￥170/月で有料。

Windows10には最初から1.5Gがついています。

同社の製品とは、相性が良さそうですが、Googleに押されぎみのマイクロソフトなので、
Googleに比べると、今後、他のクラウドとの連携が心配されます。

ペーパーレスで持ち運びができる

出先で資料が確認できる

ノートPCや、スマートフォン、タブレット端末があれば、
職場にある大量の資料を持ち運ぶことなく、外出先で確認することが出来ます。

以前の職場で、顧問先との決算打ち合わせともなると、
お相手の質問に耐えうる大量の資料を一人で持参していました。

今では、端末一つあれば、全ての資料を簡単に確認することが出来ます。

訪問、FAX、メール添付も必要ない

お客様「資料出来ました」

自分「はい、すぐに取りに行きます！」

こんなことも大きく省略できるようになりました。

リンクを共有することで、自分の手元にあるデータを

相手先が確認することが可能になります。

とは言っても、原始資料（現物）そのものを送れるわけではありませんし、
HDのように何でもかんでも放り込むものでもありません。（有料にて可能ですが）

また、セキュリティ上も100％安全というわけでもないでしょうから、
その辺を見極めた使い方が必要になります。

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