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Evernoteで仕事を効率化。スタックで階層を3つまで増やす<No 194>

 <サーバトラブルにより画像の一部が消失し、ご不便おかけしております>

 

Evernoteで仕事を効率化する

先日、月次訪問でお客様のところに行ったときのこと。

保険事故を起こしたために、直近決算の売上高を教えて欲しいとのことでした。

そのとき、ノートPCを持ち合わせていませんでしたが、スマートフォンはありました。

幸い、Evernoteに直近3年分のデータを保存していたため、
その場でお伝えすることが出来ました。

以前であれば、事務所に帰ってから

  • 電話連絡します
  • FAXします
  • 関係書類を郵送します

と対応していましたが、その必要はありません。

ものの数秒でEvernoteは立ち上がります。

そして、欲しい情報がすぐに見つかります。

PCも要りません。

セキュリティーが気になるなら、2段階認証を設定します。

 

 

「ノート」の管理は「ノートブック」で

Evernoteは通常1枚の「ノート」に、

  • スキャンした紙データ
  • 文書ファイル
  • 画像
  • 音声
  • メール
  • 名刺
  • Excelなどのアプリケーションファイル
  • ウェブサイトのページ

などの保存が出来ます。

 

 

ノートが増えてくれば、「ノートブック」を使うことによって、
上に階層を一つ 増やすことが出来ます。

言ってみれば、ノートが「データファイル」そのものであり、
ノートブックはそのファイルをが入っている「フォルダ」です。

通常のデータファイルをカテゴリーごとのフォルダに分けるように、
ノートもノートブックで自分好みに分別します。

例えば、下の画面でいうと、「ICカードに関するご案内」というノートが、
「マニュアル」というノートブックの中に入っています。

 

 

ノートの移動も簡単

「ICカードに関するご案内」というノートを、
「マニュアル」から「利用者ID及び本暗証番号」のノートブックに移動をしたいのなら、
水色になっているノート部分をドラッグして左の「利用者ID及び本暗証番号」のノートブックへ
持っていくだけです。

 

 

また、別の方法もあります。

右側ノート本体の上部に、このノートが属しているノートブック名が表示されています。

このノートだと、「マニュアル」とあります。

 

 

この部分をクリックすると、次の表示が出ます。

そして、移動先のノートブックをクリックすると移動が完了します。

また、ノートとノートブックの2層で足りない場合は、
「スタック」を設定して3層構造にします。

 

 

スタックの設定はわかりづらい

スタックはノートブックをまとめる上位の階層です。

私の場合、Evernote businessだと

  • ノートが7,756
  • ノートブックも100を超える

ので、スタックでノートブックをまとめています。

先ほどの例であれば、「e-tax」がスタックになります。

 

スタックの設定は少々わかりづらいです。

Windowsの場合

ノートブックをまとめようとして、
新しいスタックのボタンを探してもどこにもありません。

そこで、スタックを設定したいノートブックを右クリックして、
「スタックに追加」を選択します。

すると、既存のスタック一覧が出てきます。

ここで、一番下に目を落とすと、「新規スタック」を発見出来ます。

非常にわかりづらいです。

独立したボタンをメインページに作ってくれるとありがたいのですが。

 

Macの場合

Macの場合、トップ画面から新規スタックを探しても、どこにも見当たりません

Macでスタックを作るには、

  1. 左スペースにある「ノートブック」をクリック
  2. 移動させたいノートブックで右クリック
  3. 「スタックを追加」
  4. 一番下にある「スタックを作成」を選択

これで新しいスタックが作成できます。

もう一度、左下にある「ノートブック」をクリックして、右側にノートブックリストを表示。

 

 

移動させたいノートブックで右クリックし、「スタックを追加」へ。

 

一番下へ行くと「スタックを作成」が見つかります(^^)

 

 

<編集後記>
早朝5時からルーティン
日中勤務後、西宮まで散髪へ

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