ひとり税理士の税務データ保存。Dropbox × Evernoteプラスα＜No 486＞

）MacBook ProとMac版Evernote

試金石づくり

ひとり税理士として3月の繁忙期を二度終えて、
現在、三年目に入っています。

独立前から、
「独立したらこうしよう、ああしよう」と
事前にシミュレーションしていたので、
一年目から焦ることもそれほどなく。

二度目の繁忙期はさらに進化させ、
平日午前中のみで無事に乗り切ることができました。

当たった戦略としては、

1. 空白の時間を作っておく
2. 前倒しの資料請求
3. スケジューリング
4. 次回への流れを作っておく

でした。

今を乗り切るだけなら1から3で十分ですが、
4も同時に行うことで来年以降の試金石となります。

Dropbox × Evernoteプラスα

お客様に税額を伝えた後、e-Taxして終わりなら、
次に繋げることはできません。

なので、記憶が鮮明なうちにきれいに整理しておきます。

自分の整理

e-Taxを終えたら、その手で一気に整理します。

まずは、データ保存から。

すべてのデータをPDFに変換します。

• 元帳
• 所得税申告書・決算書
• 消費税申告書
• 申請書・届出書

申告書を保存しても、元帳や申請書・届出書関係は
忘れがちです。

そして、後々大事になるのも後者なので、
注意が必要です。

私の場合、JDLの印刷画面から「電子帳票」を選んで、
PDF化します。

ファイルは任意の名称に変更してから、
Dropboxに保存します。

Dropboxに保存したらファイルを右クリックして、
Evernoteにも送ります。

Evernoteのアイコンをクリックすると、
Evernoteのノートが自動で作成されます。

）Macの場合

自動作成されたノートはこのままだと、
in-Box（インボックス。仮の置き場）に保存されるので、
矢印を押して、

保存先のノートブックを指定します。

Evernoteは、元々の階層が

1. ノートブック
2. ノート

の２層ですが、その上にスタックを設定することで、

1. スタック
2. ノートブック
3. ノート

の３層にすることができます。

Evernoteで仕事を効率化。スタックで階層を３つまで増やす＜No 194＞

）Evernote ビジネスEvernoteで仕事を効率化する先日、月次訪問でお客様のところに行ったときのこと。保険事故を起こしたために、直近決算の売上高を教えて欲しいとのことでした。そのとき、ノートPCを持ち合わせていませんでしたが、スマートフォンはありました。幸い、Evernoteに直近３年分のデータを保存していたため、その場でお伝えすることが出来ました。以前であれば、事務所に帰ってから 電話連絡します FAXします 関係書類を郵送しますと対応していましたが、その必要はありません。ものの数秒でEvernoteは立ち上がります。そ...

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13 Pockets

この申告書の場合だと、

1. スタック→「PDFデータファイル所得税確定申告書」
2. ノートブック→「〇野△紀（所得税確定申告書）」
3. ノート→29年以下、〇野△紀さんのファイルが保存されている

という具合です。

ここで、Evernoteは検索能力が高いので、
「３層もいらない」って声もあるかと思います。

ただ、ノートの数が個人とビジネスを合わせて5千を超えると、
「山本祐次良」で検索したら数百のノートがヒットします。

そこからキーワードを2つ3つと増やしていくのもいいですが、
事前に3層にしておくと比較的すぐに見つかります。

お客様資料の整理

自分のデータ整理が終わったら、
今度はお客様資料の整理です。

• クラウド
• デジタル
• 効率化

と声をあげていますが、
まだまだ紙の資料でお預かりすることも多いです。

そこでやるべきことは、

• デジタル化して返却

です。

お客様からお預かりした、

• 帳面類
• 添付資料

をスキャナーで取り込み、
PDFファイルに変換します。

モバイルスキャナー「ScanSnap iX100」で、紙は「預からない」＜No 438＞

）ScanSnap iX100  紙は預からない勤務時代、お客様からお預かりした原始資料（原本）を 前任者は返していませんでした。そのため、資料は事務所の片隅で塵と埃まみれです。当然「なんだかなぁ」と気分は落ちます。そこで、自分が担当してからは、 預かった年分の資料以外に、 これらの古い資料も一緒に返すようにしました。返されたお客様も「今さら」感はありますが、 そこは上手く言って、引き取ってもらいます。独立してからも、ここはきっちりしようと 試みました。出先でコピーをいただくと、後々「返却する」作業は ...

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PDFファイルは「自分の整理」と同様の手順で、
DropboxとEvernoteに保存します。

その後、

1. お客様用申告書を印刷しファイリング
2. 来年に向けての段取りを記載したメッセージを申告書の一番前にセット
3. お預かりした原始資料をまとめて返却します。

確定申告書控えと原始資料をファイリングして返却。時間も費用もかけずに出来ることから考える＜No 204＞

独立すれば自分のやりたいようにやれる長年同じ職場にいると疑問に思うことが多々あります。 「こうすれば、もっと効率的になる」 「ああすれば、見栄えが良くなる」」 「無駄を省ける方法がまだまだある」色々なことを感じて上司に進言するも、変わることは稀です。独立して良かったことは、これらを感じた瞬間に行動に移せることです。例えば私の場合だと、クラウドによるデータ保存新型PCの導入請求書作成業務の効率化Evernote導入による文書管理マルチディスプレイによるPC業務の効率化シュレッダー導入によるセキュリティー対策及...

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そして、請求書を作成して送付すれば完了です。

ここまでの作業は、
他のお客様の資料に手をつける前に
すべて終わらせます。

そうすると、資料の紛失が防げますし、
頭の中を空っぽにして次の作業に移ることができます。

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＜編集後記＞
4時44分起床後ルーティン
午前中、支払口座（事業経費口座）を統一する手続き
午後から、ブログ執筆