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Evernote、Dropbox、Google keepの使い分け。ポイントは頻度と大きさ<No 1064>

使い分けはきっちりと

)近隣の大学構内にて

 

「効率化」と「リスク管理」に向いているクラウドツール

ここ数年、パソコンのなかにあるハードディスクの容量を気にすることがなくなりました。

というのも、パソコン本体にデータを保存しないようになったからです。

保存しているのはクラウドストレージやEvernoteなどのクラウド上です。

Dropbox、Google Drive、OneDrive。仕事の場所は選ばない、クラウドストレージでファイル管理<No 71>

クラウドに保存していれば、パソコンやスマートフォン・タブレットどの端末からでもアクセスすることができます。

また、パソコンで変更した内容がクラウドを通じて他の端末上のデータに自動で同期してくれます。

仮にパソコンのハードディスクが壊れても、データはクラウドにあるので消滅することはありません。

クラウドを利用することで、効率化・リスク管理の面で多大な恩恵を受けています。

ただ、便利であるのですが、使い始めはどのツールをどのように使っていいのかわかりづらいものです。

実際に使ってみれば分かるものですが、興味がでる前に辞めてしまうこともあるでしょう。

そんな方のために、クラウドツール

  • Evernote
  • Dropbox(クラウドストレージ)
  • Google Keep 

について書いてみます。

 

<セミナー情報>

Evernote、Dropbox、Google keepの使い分け

クラウドを利用する前に、まずは何をしたいのか考えます。

  • 保存するのはデータかメモか?
  • 大きいデータか小さいデータか?
  • 利用するのはPCかスマートフォンか?
  • 毎日か定期的にか?

クラウドツールごとにそれぞれの特徴があるので、自分がやりたいことによってツールを使い分けた方が利用しやすいです。

Google keep

Google Keepは、メモや音声を保存できるWeb上のノートです。

Google Keepが、EvernoteやDropboxなどのクラウドストレージ(以下、「Dropbox」)よりも優れているのは同期が速いところです。

Dropboxは、同期したときに数十秒程度のタイムラグが生じますが、Google Keepはほぼありません。(あっても数秒程度)

パソコンで入力し終えた後、スマートフォンでGoogle Keepのメモを立ち上げると、
入力したメモがすぐに表示されます。

管理面として、Google Keepはファイルやフォルダのような形で管理しません。

デフォルトで、メモの縮小版を俯瞰で見ることができ、画面上でスクロールしながら目当てのメモを探します。(検索機能もあります)

ファイルやフォルダで管理しないので、膨大なデータを保存するには適していません。
(検索機能があるので、やれないことはないのでしょうが)

あくまでも、「日常で使うメモを瞬時に出せるところに置いておく」という使い方が一番適しているのではないでしょうか。

同じメモ機能を備えたEvernoteと比べると、起動の速さはGoogle Keepの方が断然速いです。

私は、LINEで長文をやり取りするときにGoogle keepを利用します。

スマートフォンで利用するLINEは長文入力しづらい(私は)ので、パソコン上のGoogle keepで文書を先に完成させます。

入力モードを終えてから、スマートフォンでGoogle keepを起動すると作成した文書が同期されています。

この文書をLINEへコピー・アンド・ペーストして送信して完了です。

LINEは日常会話程度の短い文章には適していますが、込み入った話を正確に伝えるのには適していません。

LINEで長文入力していると、全体のチェックが見づらいのでいつもこれでやっています。
(LINEはメインのコミュニケーションツールではないですが)

また、よく使うリンクなどもGoogle Keepに保存しています。

週イチの英会話をZoomでしているのですが、先生の固定IDが記載されたリンクをGoogle keepに保存しています。

毎回、時間がきたらこのリンクをクリックすれば先生とZoomで繋がります。

Google keepは写真などの軽いデータも置けるようですが、私はメモの利用のみです。

データの保存は、このあと解説するDropboxかEvernoteに保存しています。

 

Dropbox(クラウドストレージ)

 Dropboxをはじめとするクラウドストレージは、Web上に保存する外付けのハードディスクようなものです。

クラウドストレージの登場前は、パソコンデータのバックアップは外付けのハードディスクを利用していましたが、この作業がいらなくなりました。

クラウドストレージは、

  • Dropbox
  • OneDrive
  • Google Drive
  • Box

など、似たサービスがいくつかあります。

どのサービスも軽量版は無料で利用できます。

 私が利用しているのは、

  • Dropboxの無料版(1.5GBまで)
  • Google Driveの無料版(15GBまで)
  • OneDriveの有料版(1,000GBまで)

の3つです。

OneDriveの1,000GB(1TB)は、マイクロソフトのOffice365を契約していれば無料で利用することができます。

クラウドストレージには、テキストをそのまま保存するという機能がないので、

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • PDF
  • 音声ファイル
  • 動画ファイル

など何かしらのファイルとして保存することになります

同じくデータを保存できるEvernoteとの使い分けは、

  • 重たいデータはクラウドストレージへ
  • 利用頻度の高いファイルはEvernoteへ

保存するようにしています。

ただ、WordやExcelなどマイクロソフトのアプリを開くと前回の履歴から立ち上げることができるので、ファイルそのものをクラウドストレージやEvernoteからわざわざ選ぶことはしません。

 

Evernote

Evernoteはメモやデータを保存できるWeb上のノートです。

メモの保存先として、Google Keepとの使い分けは、

  • 素早く使いたいものはGoogle Keep
  • ずっと保存しておきたいものはEvernote 

といった感じです。

Google Keepのメモは長期保存を目的にしていないので、使わなくなったら消すようにしています。

そのため、Google keepに残っているメモは20もありません。

Evernoteは、DropboxとGoogle Keepの間に位置するような役割です。

Dropboxはファイルの保存ができますが、テキスト入力ができません。

逆に、テキスト入力しやすいGoogle keepはファイルの保存には向いていません。

Evernoteはメモ機能とファイル保存の両方を兼ね備えています。

ただし、Evernoteで保存できるノート一つあたりのサイズはわずか200MBです。
(プレミアムとビジネス)

Word・Excel・PDF・音声ファイルぐらいまでは大丈夫ですが、動画ファイルになると軽く200MBオーバーで使えません。

そもそも、重たいデータをガンガン詰め込むようなクラウドストレージとはあえて一線を画しているのでしょう。

月間アップロード容量がプレミアムで10GB、ビジネスで20GB+αなので、
組織で大勢の人間が相互に参照しながら利用するというやり方を推奨しているのかもしれません。

見やすさ、管理のしやすさではどうなのか?

Evernoteであれば「ファイルとフォルダ」の関係のように、
「ノートブックとノート」と二段階高層で保存することが可能です。

Google keepにはこういった機能はありません。

さらに、Evernoteにはノートブックをまとめるスタック機能も付いています。

Evernoteで仕事を効率化。スタックで階層を3つまで増やす<No 194>

これらをうまく利用すると、ノートが管理しやすくなり見栄えも良くなります。

だからといって、ノートを一つ一つ探さなければいけないわけではありません。

検索機能も充実しています。

Evernoteには全文検索機能が付いているので、テキストだけでなくPDFのなかの文字まで認識してくれます。

また、ホームページやブログなど、 Web上で気に入ったページをクリップしてノートとして保存できる機能もあります。

「お気に入り登録」が見つからない。Evernote webクリッパーで気になるページを保存&簡単検索<No 152>

これでページをノートにしておくと、次回そのサイトへ行かなくても記事の内容がわかります。

<サービスメニュー>

ポイントは頻度と大きさ

それぞれ3つを例えるなら、

  • Dropboxはトランクルーム(大事だけど、すぐには使わない)
  • Evernote は自宅のキャビネット(よく使うモノを大事に整理整頓して保存)
  • Google Keep は卓上のポストイット(付箋)

のようなものでしょうか。

課題は、Evernoteを超えるアプリが近年あらわれないこと。

同レベルで構わないので、リスクマネジメントの上であらわれて欲しいです。

<編集後記>
昨日の月曜日
5時50分起床後ルーティン
ミーティング議事録作成送付、HP改善、新セミナーアップ
午後、ブログを書いてからバイク15キロ

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