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Excel現金帳をMFへ取り込んでからのJDLへデータ移行<No 957>

順路がわかると安心です。

横浜 赤レンガ倉庫

)横浜にて

 

 

もらったデータを無駄にしない

税理士業界ではお客様に会計ソフトを導入してもらい、
ご自身で経理をしていただくことを自計化と呼んでいます。
(私は言いませんが)

独立前の勤務時代、会計ソフトを導入しているお客様はほぼ皆無であり、
あっても事務所と互換性がないので、プリントした紙をいただいていました。

紙でいただくと事務所側で入力する必要があり、ポチポチ入力していました。

勤務時代は、入力して、試算表をつくって「やった気持ち」になっていましたが、
今は、ここをスタート地点として、そこからどれだけお客様に価値提供できるかを考えています。

入力は極力やらないようにする、やったとしても効率化して時短するようにしています。

お客様が従来の会計ソフトやクラウド会計を導入できればいいですが、
ご年配の方や、PCが苦手な方だとなかなかうまく進みません。

ただ、Excelだと結構な割合で取り組んでもらえます。

現金帳だけでもExcelでつくっていただけるとかなりの効率化になります。

しかし、いただいたデータをこちらで会計データとして
取り扱うことができなければ意味はありません。

Excelのデータを従来の会計ソフトに取り込むまでを試してみました。

 

<セミナー情報>

Excel現金帳をMFへ取り込んでからのJDLへデータ移行

今回、利用したのは、

  • Excelで作成した現金帳
  • マネーフォワードクラウド確定申告(プラン:パーソナルライト)以下、MF
  • JDL IBEXクラウド組曲Major 会計

の3つです。

お客様がご自身で会計ソフトを利用しておらず、
Excelで現金帳のみつくれる場合を想定しています。 

必要な環境は、

  1. お客様と税理士側で Excelを使えること
  2. 税理士側でMFとJDL(会計ソフト)があること

 

JDLではExcelのデータをそのまま取り込むことができません。

そのため、

  1. ExcelデータをMFに取り込む
  2. MFからJDL形式へのCSVファイルに変換し抽出
  3. CSVファイルをJDLへインポート

といった流れになります。

 

Excelで現金帳を作成

Excelで作成した現金帳をMF側で取り込むことができるよう、
MF対応の雛形をMFからダウンロードします。

MF確定申告を開いて、「データ連携」→「新規登録」から雛形をインポートすることができます。

右下にある「エクセルに手入力した取引明細」の「インポート」を選びます。

 

 

左の中央にある「テンプレートダウンロード」を選びます。

「取引明細」はプルダウンメニューから「残高表記あり」を選びましょう。
(お客様に残高を確認してもらうため)

 

簡易な形式ですが、必要な項目は入っているのでこれで十分です。

このExcelデータをお客様に渡して現金帳を作成してもらいます。

 

 

ExcelデータをMFに取り込む

お客様に入力していただいたExcelデータをMFに取り込みます。

自分の経理データ(現金)とごっちゃにならないよう、
自分が使用していない「小口現金」など別の勘定を使用します。
(別の勘定にしておいて、後で一括して削除します)

先程、テンプレートをダウンロードした画面の下からファイルを選択します。

 

Excelのファイル形式が最初にダウンロードしたときと異なっているとエラーが出ます。

違っている場合は、「Excel 97-2004 ブック(.xls)」に変換してから取り込みます。

 

 

ファイルを選ぼうとすると、影がかかって選択できない場合は、
(Macだけかもしれませんが)

 

下の方にある「オプション」を押してから、

形式を「すべてのファイル」に変えると選択できるようになります。

 

 

取り込めた場合だけ、下のように取引が表示されます。

保存を選択して仕訳を取り込みます。

 

取引を仕訳にする

仕訳を取り込んだら、トップ画面に移動します。

すると、「未仕訳」状態であるのが確認できるので、これを仕訳にしていきます。

 

すべて現金(小口現金)取引なので、相手勘定だけをここで決定します。

「登録」は全部押していくと面倒なので、「一括登録」を活用します。

 

 

MFからCSVファイルを取り出す

取り込んだExcelデータを仕訳にできたら、次は会計ソフトへ移行するために、
仕訳をCSV ファイルに加工して取り出します。

クラウド会計を使えばExcelデータを触ることなく、少ない作業で取り出すことができます。

MFの「各種設定」から「他社ソフトデータの移行」を選びます。

JDL以外のソフトも対応しているので、この方法を利用すればどのソフトへもデータを移すことができます。

 

移行先のソフトを選びます。

外から中にいれるのがインポート、外に出すのがエクスポートなので後者を選びます。

 

ここで取り出すのはお客様の「小口現金」に関する仕訳だけなので、
しっかり勘定を選んで「エクスポート」します。

 

エクスポートを選ぶと次の画面になります。

 

補助の番号を聞かれますが、指定しなくても取り込めます。 

 

ダウンロードしたデータはPCのダウンロードファイルに保存されています。

 

 

CSVファイルを会計ソフトに取り込む

PCのダウンロードファイルからCSVファイルを会計ソフトに取り込みます。

JDLの場合であれば、

  1. 会計ファイルを開いて
  2. 「メニュー」から「会計データ変換」を選択
  3. 入力からCSVファイルを選択

 

PCのダウンロードファイルを見ると、「JDL」で始まるファイルがあるのでこれを選びます。

 

JDL側できちんと認識できると下の表示が出ます。

 

「確認」を押して、仕訳が表示されたら無事にデータを取り込めています。

 

 

MFのデータを削除

最後に、MFに残っている取り込んだデータを削除します。

「会計帳簿」→「帳簿管理」→「仕訳一括削除」を選択します。

借方と貸方でそれぞれ、勘定を指定して削除します。

 

 

取り込んだすべての仕訳が削除されているか確認します。

「データ連携」→「登録済一覧」から「明細を手動管理する連携サービス」で確認できます。

 

「明細一覧」の「閲覧」を押して「ステータス」の欄を確認します。

「対象外」と表示されていたら、仕訳から除外されています。

完全に消去したい場合は、「明細を手動管理する連携サービス」でゴミ箱のアイコンを押します。

新たに手動で作るのも簡単なので、ここはどちらでもいいのかなと。

 

<サービスメニュー>

持ってるモノでなんとかする

お客様が入力したExcelデータをそのまま会計ソフトへ移行できると良いのですが、
従来の会計ソフトはまだそのような仕様にはなっておらず。
(JDL以外はわかりませんが)

自分でExcelを触るとなると、それなりの勉強が必要になります。

とりあえず、今持っているモノで効率化できる方法を考えてみましょう。

 

 

<編集後記>
5時30分起床後ルーティン
午前中、整理番号重複解除のための文書作成送付、マツキヨで生活用品調達
午後からブログ執筆

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