ひとりビジネスの業務管理はExcelで十分か？kintone導入を検討してみる＜No 1905＞

1人で仕事をしていると、あれもこれもやらなければと頭の中だけで考えて、ふとやるべきことを忘れてしまう、なんてこともあるでしょう。

スケジュール管理がきちんとできていればいいですが、いろんなところに書いて非効率になっているかたもいらっしゃるかと。

手帳で管理する人もいれば、PCやスマホを使う方もいるでしょうし。

私は、従来Excelでずっと管理しています。

使っているのは、こちらです。

• 365日スケジューリング
• ガントチャート
• 得意先別売上一覧

普段はこれで十分なのですが、繁忙期になると何か抜けているのではないかと、不安になることがありました。

そこで、ソフトの導入をすべきかどうか？今回検討してみたのがkintoneです。

kintoneとは？

• やれること
• 料金体系
• 向いている人

やれること

kintoneは業務管理ソフトで、プログラミングの知識がなくても、やりたいことを組み合わせて、自分の仕事や組織の仕様に合わせて変更でき、簡単にソフトを作ることができます。

サイトを見ても使いやすそうで、支持されている理由がわかります。

料金体系

料金体系はライトコース、スタンダードコース、ワイドコースの3つが用意されています。

一番手軽なライトコースは月額1,000円なので良心的なお値段？

けれども、最小ユーザー数が10人のため、たとえ1人で使ったとしても1,000円×10ユーザーで月額1万円かかります。

ひとりビジネスには使いづらいのかな

向いている人

料金体系だけから考えると、自社の人数が5名以上になってくるタイミングで導入するのが、最もコストパフォーマンスが良いのではないかと思います。

私は雇わずに自分1人でやっているため、kintoneの導入は不要と判断しました。

今後、人を増やしていく機会があれば、その時に改めて考えればよいでしょう。

そうなると、Excelのままで良いのか、他に付け加えるものはないかを考えてみました。

Excelでどこまでやれるか

• 365日スケジューリング
• ガントチャート
• 得意先別売上一覧
• 年間業務管理

365日スケジューリング

今の使い方としては、まずExcelのシートでスケジューリングを行っています。

これはExcelのテーブル機能を使っています。

朝起きてから夜寝るまでの時間管理を分単位で。

見積もり時間と実際にかかった時間を比較することで、リアルタイムで終了時刻がわかります。

そのため、スケジュールの入れ過ぎに注意できますし、自分がどのタスクにどれくらい時間がかかるのかが把握できるようになります。

結果として、仕事を入れ過ぎない、タスクを詰め込み過ぎないといったメリットがあります。

ガントチャート

ガントチャートは、タスクごとにかかる時間を月単位で表示します。

縦軸にタスク、横軸に日付（1日から31日）を配置しています。

シートは月ごとに分けており、翌月のシートを作る際はコピーして右に追加していきます。

これを見ることで、どれくらいタスクがあり、いつが最も忙しくなるのかが把握できます。

先の日付で空いているところがあれば、そこに分散してタスクを入れるようにしています。

全体を俯瞰できるため、急ぐ仕事とそうでない仕事を1か月の中で分散することができます。

得意先別売上一覧

得意先別の売上一覧も作成しています。

どの得意先にどれくらいの売上があるのか、全体に対する割合がわかるようにしています。

ここで確認しているポイントは3つあります。

1つ目は、過去5年の売上において、新規の割合が全体の25％を下回っていないかどうかです。

新規の売上が滞ると、将来的に仕事が枯渇するリスクがあるためです。

一方で、新規の割合が50％を超えると体制的に不安定になるため、適切な水準で推移しているかを見ています。

2つ目は、全体に占める1件あたりの売上割合です。

特に10％を超える得意先には注意しています。

仮にその得意先の仕事がなくなると、売上の1割が失われるため、影響が大きいからです。

そのため、5％から10％の範囲の得意先を増やしていくことを意識しています。

また、15％以上の比率になっている場合はリスクが高いため、注意が必要です。

3つ目は、5％未満の得意先についてです。

売上割合が低い場合、時間対効果が見合っているかを確認します。

時間はかかっているのに売上が伸びていない場合は、見直しが必要です。

月別やることリスト

タスク管理にはGoogle Keepも使っています。

思いついたことを随時追加し、消化できているかをチェックしています。

実際に実行するタスクはガントチャートに反映させています。

そのため、月間のやることはGoogle Keepとガントチャートの両方で補完しています。

年間業務管理

最後に、kintoneを利用しない場合にExcelで不足している点として、年間の業務管理が見えていないことがありました。

そこで、年間の業務を得意先別に整理することで、網羅できるシートをExcelでつくりました。

年間業務管理では、縦に得意先、横に月を配置しています。

完了したものは水色、進行中のものはピンク色で管理しています。

これにより、遅れている業務や次にやるべきことが明確になります。

今回は、業務管理ソフトとしてkintone導入について、Excelから移行すべきかという観点で考えてみました。

1人または少人数であれば、Excelでも十分対応できると考えます。

ただし、Excelの場合はデータを共有する場合、どれが最新のデータなのか把握しずらい課題があり、複数人での運用には向かない面があります。

複数人で共有する場合は、kintoneのような業務管理ソフトの導入を検討する価値があるのではないでしょうか。

＜編集後記＞
4月12日 日曜日
朝からバイク練習

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