スポンサーリンク




前年、同月のスケジュールを確認。繁忙期の快適な過ごし方<No 966>

)娘7歳 小1

例年通り

コロナウイルスの影響により確定申告の提出期限が4月16日まで伸びましたが、例年通り3月15日までに申告を終えています。

3月15日以降にご依頼いただいた方については、4月15日を意識することなく通常業務と同じように順に対応しています。

前年、同月のスケジュールを確認。繁忙期の快適な過ごし方

今年も特に焦ることなく、自分のやりたいことをやりながら、繁忙期を快適に過ごすことができました。

  • 仕事は午前中で終える
  • 平日毎日ブログを書く
  • 合間にバイクとラン
  • 読書
  • 3DSでドラクエ11(過ぎ去りし時を求めて)

2月、3月に仕事が集中するなか、こういったことが出来たのは、事前にスケジュールを立てていたからです。

スケジュールは、前年同月の行動をもとにして決めています。

前年同月の行動は、Evernoteにお客様ごとのノートブックで管理しているので、それを見れば「いつ、どのタイミング」で「何をやったのか」がわかります。

  • 声掛け
  • 資料の受け取り
  • 着手
  • 質問
  • 決算確定
  • 申告書完成
  • 税額確定
  • 検算
  • 数字・税額を伝える
  • 了解を得る
  • e-tax送信
  • 製本
  • PDF保存
  • 申告書と資料の返却

といったところまで日付で管理しています。

前年同月の行動を参考にしますが、そのまま今年のスケジュールに当てはめてる場合と、そうでない場合があります。

前者は上手く事が運んだ場合で、後者は逆のケースです。

後者のケースはどうして上手くいかなかったのか、その理由と改善策が書いてあります

  • 声掛けのタイミングを1週間早めにする
  • 紙でなくメール添付でいただく
  • 売上仕入・現預金だけでなく仕訳帳データもいただく
  • 領収書・請求書綴は預からない

目の前の仕事でいっぱいになり、声掛けのタイミングを逃したために、資料の受け取りがずれていくケースがありました。

これを改善するには、声掛けをタスクとして先にスケージュールに盛り込んでおきます。

資料は紙よりデータで、また、使わなければそもそも預からない。

こういったことは新年度のファーストコンタクト時にお伝えしておかないと意味がなく。

あとにずれると伝えづらくなります。

また、スケージュールに関することだけでなく、忘れてしまうとミスになりやすいこともリスク回避のためお客様ファイルに書いています。

自分以外のチェック体制があれば良いですが、一人だとそういうわけにはいきません。

水面下の小さなミスを摘み取ることで、ミスの顕在化を防ぎます。

<編集後記>
【本日のピックスリー】ゲーム、仕事、運動、ブログ(3つを超えても良しとします)
5時30分起床後、ルーティン
午前中、CF資料作成、新セミナー企画、メール対応
午後、昼寝をしてからバイク14キロ・ラン5キロ
帰宅後、ブログ執筆

スポンサーリンク