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ウェブ依頼の返信は4つの雛形で定型化。1日の判断回数を減らす<No 1111>

)MacBook Air

定型化で「判断回数」をへらす

効率化の鉄則、「2回以上やることは自動化・定型化する」を念頭に日々試行錯誤しています。

自動化は、プログラミングやら有料ソフトが必要なものが多いですが、
定型化であれば、
特別な技術を使わずとも無料でできることもあります。

身近なところだと、毎日触るメールは定型化しておきたいところです。

通常のメールだと自動化できる部分も冒頭の挨拶と文末くらいに限られます。

一方、ブログやホームページなど、自身のサイトからのご依頼に対して送るメールの場合は、
ほぼほぼ定型化することができます。

依頼がある度に書いていると、時間はかかりますし頭も使わなければなりません。

タスク処理の最中であれば、中断して元の思考に戻るまで結構な時間がかかります。

あれっ、なにやってたっけ?

てな感じで。

後で空いてる時間に送るのもいいですが、

嬉しい知らせには早めに返信する

をモットーにしている私はとしては、最小の時間で返信するようにしています。

定型化したサイト返信メールは4つです。

ウェブ依頼の返信は4つの雛形で定型化

ブログやホームページからは、

  • セミナー
  • 個別相談
  • 申告相談

に関するお問い合わせがあります。

お問い合わせがあれば、以降のやり取りはメールで行います。

お申し込みのやり取りは、既存のお客様の場合と違い、文章の定型化が可能です。

私はEvernoteで雛形を作っています。

ステップごとに雛形を揃えておけば、それぞれのタイミングでコピペして送るとスムーズにやり取りができます。

1 お申し込み

お申し込みメールをいただいたら、まずはお申し込みに対する受付メールを送ります。

  • お礼
  • サービス詳細
  • 料金
  • 支払い方法
  • 振込口座
  • キャンセルについて
  • 連絡がない場合

この雛形をあらかじめ作っておきます。

変更が必要な箇所だけ「〇〇 様」と目立つようにしておくと、あとで忘れません。

タスク処理中でもこのメール一つ送れば、元のタスクに戻ってこれます。

メールの返信は、「半日以内(土日祝除く)であればOK」としていますが、
5分以内で済むなら早めに返します。

自分がボールを持ったままだと気になりますが、お客様にボールを返しておくとその後のタスクに集中して取り組めます。

また、最初の一回を返信しておくと、入金までは時間が空くのでその後の対応を考える時間ができます。

お客様側からすると、何も返信がないと心配になる方もおられるでしょうし。

2 入金確認後

お支払いの確認ができたら、受付完了メールをお客様に送ります。

このメールで、

  • 会場の場所(リアルセミナーの場合)
  • Zoomのリンク(Zoomの場合)
  • Zoom使用上の注意

をお知らせします。

私はこのタイミングで、ひと言コメントを書いています。

お客様がお申し込み時に、現状報告を書いてくれているので、それを見ながら書いています。

事前に少しでも気持ちを交わしていると、当日スムーズに話せます。

3 お客様の声

セミナーや個別相談が終わったら、後ほど感想をいただくようにしています。

この感想をいただけると、改善すべきところや喜んでもらえたところがわかります。

お客様の声は、サービス向上には大事なものです。

問題があれば、すぐにサービスに手を加えて修正します。

厳しいご意見は辛いものですが、自身では気づかなかいことなので非常にありがたいことです。

サイトに掲載された「お客様の声を読んで参加を決めた」といった方もいらっしゃるので是非とも掲載しておきましょう。

4 お礼のメール

「お客様の声」として感想を書いていただいた方に対しては、お礼のメールを送るようにしています。

これも雛形をつくっていますが、前後に自分の言葉も入れています。

思考は大事なことにとっておく

人間が1日のなかで正確に判断できる回数は限られているそうです。

確かに、3つも4つも大きなタスクを続けていると思考が回らなくなります。
(そんなに働くことはなくなりましたが)

これを回避するために、

  • 判断回数を減らす
  • そのために、やることを減らす
  • 大事なことに判断する機会をとっておく
  • 大事でないことは判断しない仕組みをつくる

ようにしています。

<編集後記>
金曜日
5時38分起床後ルーティン
午前中、ブログサイトの調整、自身の経理(未払金の補助合わせ)
午後からブログ

土曜日
6時20分起床後ルーティン
午前中、妻の病院送り迎え、請求書作成送付、トライアスロンショップで備品購入
あとは昼寝と読書

日曜日
6時起床後ルーティン
午前中、娘と外出。
サーティワンでバースデーケーキ予約、米など足りない食料をスーパーで補充
ミリタリーバックパックに米5キロを入れて帰宅
田中さんの凄さを実感
午後、選挙で投票してから娘と実家へ

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