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同じやり取りはメール・Evernote・単語登録で「雛形」をつくる<No 959>

 <サーバトラブルにより画像の一部が消失し、ご不便おかけしております>

)コナンくんでタイピング練する娘7歳

 

 

毎回変わらないやり取りに悩まない

文章でやり取りする場合、やり取りの頻度が高ければ交わす会話の内容は、
毎回概ね異なります。

これが初めてやり取りする相手であったり、年イチの報告であったりすると、
詳細は多少変わっても、文章の骨格は毎回大きく変わるものではありません。

そんなときは、雛形(定型フォーム)をつくっておくと便利です。

雛形があると、文章をイチから考えなくて済みます。

読み手がコンマ何秒で流し読みする言葉遣いに悩む必要ありません。

 

 

同じやり取りはメール・Evernote・単語登録で「雛形」をつくる

メール

100%完成された日本語でメールを書こうとすると気を使いますし時間もかかります。

気合を入れて書いた文章でも、もらった側は本の数秒で読み終えてしまいます。

メール文書は、核となる要件や数字にだけ注意を払います。

それ以外のところは、雛形を使って効率化します。

ネットからのお申し込みに対する回答は、すべて雛形に登録しています。

私が使っているOutlook for Macであれば、

「新規メール」を立ち上げると上段に、次のアイコンが表示されます。

このなかの、「署名」を使えば雛形を登録することができます。

「署名」から「署名を編集」を選ぶと次の画面が表示されます。

左上に並んでいるのは登録済の雛形です。

ここでは署名と呼ばれています。文章の最後に付ける署名として本来は利用するのかと。

「署名を編集」では、短い文章だけでなく、がっつり長い文章も登録することができます。

新たな署名をつくりたいときは、+の表示を押して登録します。

 

その都度、変更しなければいけない箇所は空白か○にして、
気付けるようにしておきます。

ブログやHPからのお申し込みに対する初動はすべてこれで対応します。

「ご入金」を確認した後の雛形、終了後の声をいただく雛形も。

個別相談やそれぞれのセミナーに応じた雛形を保存しています。

雛形があればイチから文章を考えずに済むので、数分の空き時間があれば返信することができます。

 

 

決算報告文書

お会いして顔を見ながらお話するのが一番ですが、
個人の申告だと時期が集中するので難しいものがあります。

なので、決算報告文書も雛形をつくってお渡しします。

SMS・ChatWorkでお伝えするときは、
Evernoteのなかのノートに直接文書を保存します。

メールやFAXだとWord文書にて保存しています。

雛形があると、数字とその年度特有の事象を加えれば完成します。

細かい形式をその都度考える必要がありません。

また、前年は、所得税・消費税から住民税・事業税・予定納税まで報告したのに、
今年は、「所得税と消費税だけ」なんて対応にはなりません。

あるいは、これまで過去5カ年の数字を報告していたのに、
今年は前年対比だけ、といったこともなくなります。

もちろん、前年よりグレードアップするケースは良しとします。

 

 

単語登録

PC に備え付けられた日本語入力ソフトの中で単語登録をしておくと、
毎回長い文章を打たずに済みます。

私が単語登録しているのは

  • 住所
  • メールアドレス

などの字数が長いのと、

覚えていられないアルファベット表記や、ブログで使うテキストなんかも単語登録しています。

「へん」と入れたら、

<編集後記>4時45分起床後ルーティン

と表示されます。

「る」と入れたら、

ルーティンでやりたいことを自動化。起きて1分後からタスク処理<No 323>

ルーティンの詳細が書かれたブログ記事のアドレスが出てくるようにしています。

WordPressであれば、「AddQuicktag」というプラグインを使えば同じことができます。

この下にある<サービスメニュー>とその後の広告はAddQuicktagを使っています。

 

 

<サービスメニュー>

こだわるのは数字と要件だけ

雛形があると、言葉遣いそのものよりも、
お客様にとって大事なことだけに注力することができます。

 

 

<編集後記>
6時00分起床後ルーティン
午前中、電車に乗って打ち合わせに。帰りにお土産のビアードパパのシューを
午後、バイク14キロとラン5キロ

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)西順一郎先生のSTRAC表を加筆引用

 

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