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動くと働くの違い。動かなくても価値を届ける工夫<No 1195>

)娘(小学二年)作

官民の温度差

今日、免許更新の延長申請で最寄りの警察署へ行ってきました。

待っているあいだ、気になったことが2つあります。

一つめは、署員の方がオフィスのカウンター内に入る通路の狭さです。

普通、カウンターのなかに入ると自由に動けるスペースがありますが、
オフィス内にデカい書棚を並べて人ひとりしか行き交うことができない通路にしています。

当然、そこを行き交う人は、通るたびにゆずあっていました。

7、8分しかそこにいませんでしたが、何度もその光景を見るので、行き交うことができるよう書棚をズラせないものかと考えていました。

予算の上限もあるのでしょうが、配置を変えるのにお金はかかりません。

自分のオフィスなら、いの一番に配置を変えているでしょう。

二つ目は、署内を歩いている署員さんがやけに多いのです。

あぶない刑事のオープニングのごとく、次から次へと役者が登場するような感じです。

建物の大きさからすると、署員さんは数十人程度と察します。

動かなきゃいけないことがあるから動いているのでしょうが、効率的とは思えませんでした。

もちろん、セキュリティー上のこともあるでしょうから、すべて効率化でくくってしまうのは危険なこととは承知しています。

動くと働くの違い。動かなくても価値を届ける工夫

署内を歩く人が多いのは、捜査上に使われる機器は最新であっても、事務に割ける予算は限られているからでしょう。
役所の建て替えでも、警察署は一番最後だとどこかで聞いたことがあります。)

ただ、動いていると一見仕事をしてそうですが、無駄な動きも多いものです。

その都度動くのではなく、同じ行動なら1度にまとめて動いた方が早いこともあります。

違う部署に書類を届けるためなら、組織内で共有できるシステムを作れば、わざわざ動く必要はありません。

「動くと働くは違う」とはよく言ったもので、動いていても、それが売上やお客さまにとっての価値提供に繋がっていないことはよくあります。

同じ建物内だから歩いて届けられますが、それが数キロ先でも同じように届けるのか?

トヨタの生産方式、「カイゼン」は、作業員の行動を「1歩いくら」で換算しています。

私はこれには及びませんが、自分が動くよりも速く・安くできることは、お金がかかっても他の方法を選びます。

オンラインなら訪問せずして、お客さまと打ち合わせできます。

オンラインに変えると、電車の行き帰り120分+支度30分で、2時間半短縮できるようになりました。

相手先に行って帰ってくるだけで、それなりの仕事をした気になっていましたが、オンラインにすると、実際に話す内容だけにクローズアップするので、本当に価値提供できたかどうか以前より自問自答する機会が多くなりました。

例えるなら、これまで、時間をかけて来てくれたという、天ぷらで言えば衣(ころも)があったのですが、今は衣がなくなったのでネタ1本で勝負です。

逆を言えば、そこで十分な価値提供ができて、さらにお客さまに満足していただければ、時間通り話す必要はないでしょう。

60分の予定でも、互いに満足できれば15分でも構いません。

ほかにも、資料の受け渡しは、

  • Dropboxで共有
  • メール添付
  • ChatWork添付
  • LINE添付

で十分できます。郵送の必要はありません。

どうしても、紙で渡す必要があるときは、WEBゆうびんがあります。

WEBゆうびんに変えたことで、郵便局に行かないようになりました。

Webゆうびんの「Webレター」ならカラー1枚143円。ネットで郵送を完結する<No 677>

ウェブ請求書+Webゆうびんの合わせ技<No 1168>

紙の資料の返却は、レターパックを使えば近所のポストに投函できます。

そのレターパックは、ネットもでも変えます。

郵便局に買いに行く必要はありません。

レターパックプラス(520円)(20部セット)

価値ある動きにする

ITの普及で、動かずして完結できることが多くました。

故に、人が動くこと自体が価値あることになっていくのでしょう。

<編集後記>
3月11日木曜日
4時25分起床後ルーティン
午前中、税務ミーティング準備、プールまでをランニングで往復(8キロ)
午後からブログ更新

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