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本日、かけた電話の応答率0%。「電話1択」タスクにどう対応するか<No 843>

)税務署までの道中にて

 

 

かけた電話の応答率0%

普段、電話をかけない私ですが、今日は立て続けに10件電話をかけました。
 
​かけた先は、記帳指導でお申し込みをされた方々です。
 
​記帳指導は、税務署の斡旋により税理士会支部を通じていただく、
納税者の方の記帳をお手伝いする仕事です。
 
​基本、(税理士が)一度採用されたら翌年以降はないとのことですが、
2019年は、従来の記帳指導とは別枠で、軽減税率による記帳指導の枠が設けられました。
(管轄による異なります)
 
今回、私は後者で採用されました。 
 
前回、2018年度で従来の記帳指導を経験しているので、その要領は少なからず心得ています。
 
わけもわからず放り出され、手探りで少しづつ要領を得ながら終えることが出来ました。
 
ただ、初回の電話によるアポ取りは他に代えようのないタスクです。
 
本日、1年ぶりに挑戦したところ、10件かけて応答は0件。
 
私自身、知らない番号からかかって来たら出ないので、
特に気にしていません。
 
それよりも、このご時世「電話1択」の方が、なんだかなぁ〜と。
 
 

 

「電話1択」タスクの対処法

記帳指導は、相談者1人につき3回面談する機会があります。
 
年内2回の面談で、年明けに申告出来る状態までを段取りしておきます。
 
この場合の申告方法は、
  1. 税務署や申告会場へ納税者の方が持参する
  2. 納税者の方が自力でe-Taxで申告する
  3. 最終面談時に、e-Taxで申告する
  4. 税理士関与(依頼を受けて税理士が申告する)

といった具合です。

税務署側としては、わざわざ予算を組んでいるのだから、
1は避けて欲しいところでしょう。
 
制度の趣旨として、会場での混雑を避けるため1人でも多くの方に、
自主申告をしていただくようお願いしているとのことでした。
 
税務署側としては、2や4に移行してもらうことで、窓口の負担軽減を望んでいます。
 
3は、最終面談時90分の枠内で、納税者の方に自身のチカラでe-Taxを利用して
申告書を提出していただきます。
 
税理士は口頭によるアドバイスのみに限られるので、
計算したり、自身が手を動かすことは出来ません。
 
私もこれに則って、最終面談時にe-Taxによる申告をお手伝いしたことがありますが、
これを滞りなく完了させるには、それなりの準備とテクニックが必要になります。
 
 
 
 
また、普段接していないお客様とのやり取りは、いつも以上慎重になります。
 
加えて、普段使わない電話でのやり取りとなると。
 
そこで、記帳指導と電話について、その対応法を考えてみます。
 
 
 
 

次回のアポは面談時に決める

税務署からの資料には、相談者の氏名・住所・電話番号(固定または携帯)だけなので、
メールその他のネットを使ったツールによる連絡ができません。
 
前回、初回の連絡で電話が繋がりにくかったので、
2回目以降のアポは面談時に次回の面談日を決めることにしていました。
 
そうすることで、電話の回数自体を減らすことができます。
 
 
 

固定より携帯へ

初回の電話も先方に携帯電話があるなら携帯にかけるようにします。
 
固定電話にかけた場合、ナンバーディスプレイ登録をしていないと先方が着信履歴を見られないからです。
 
 
 

固定より携帯から

自分も固定電話より携帯からかけるようにします。

相手が不在で、折返しの連絡があった場合、ひとりだと固定電話を取れない可能性があります。

 

携帯に番号登録しておく

事前に、納税者の方の番号を自身の携帯に登録しておきます。

これだと、折返しの連絡があった場合、誰からかかって来たのかわかるので、
初動対応がしやすくなります。

 

SMS(ショートメール)

携帯の場合、ショートメールでも連絡してみます。

ショートメールでの連絡が可能になるとに、行き違いによる負担が軽減されます。
 
文字による履歴も残るので、後で見返すことも可能です。
 
 
 
 
 

e-Tax並のコミュニケーションツール

​去年、初めて経験したあと、次はもういいかなと思いましたが、
受けることになりました
 
​セオリー通りで行けば、来年は担当からは外れます。
 
税務署と納税者と税理士。
 
3者を結ぶ、e-Tax並のコミュニケーションツールを導入していただければ幸いです。

 

<編集後記>
5時55分起床後ルーティン
午前中、とあるサイトからのご依頼及び入金、個別相談の調べ物、記帳指導電話10件
午後から、ブログ執筆、ランニング9キロ

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