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マルチタスクよりシングルタスク。今やるべきことは「ひとつ」だけ<No 594>

 <5月29日午前に発生しましたサーバトラブルについて>

データベース復旧により投稿記事の閲覧が可能になりました。

しかし、画像とその他一部の設定がまだ完了しておりません。

ご不便おかけしますが、今しばらくおまちください。

)レゴブロックに集中

 

 

「まだ続けたい・・」との闘い

1日のなかで税務の仕事をするのは午前中だけと決めています。

それでも、
支部から請負った日時指定の相談業務や、
お客様が午後指定のときなど、
相手があるときは柔軟に対応しています。

なので、「午前中だけ」と決めているのは、
自分だけで完結できる業務についてです。

ただ、

  • 暮れから年明けにかけての年末調整
  • 1月の法定調書・給与支払報告書・償却資産
  • 2、3月の所得税確定申告

このあたりはさすがに厳しいものがあります。

毎日、「まだ続けたい・・」との闘いでした。

 

 

マルチタスクよりシングルタスク

「ひとり」でやっていると、
仕事の量やダンドリを調整できるので、
このあたりをいかに上手く使うかがポイントです。

2018年の繁忙期に私がしたことは、

  • 資料を前倒しでいただく
  • 早めに請求する
  • すべて無理なら一部だけもらう
  • 集中しないよう期間に渡り均等にもらう

などでした。

それでも、気を抜くとすぐに在庫(手付かずの仕事)が貯まるので、
あれもこれも手を付けそうになってしまいます。

 

今やるべきことは「ひとつ」だけ

そうならないために、常に念頭においているのが、
「マルチタスクよりシングルタスク」です。

あれもこれも手を付けて、
複数の処理を同時並行で行うと、
速いように思えて実は遅いのです。

マルチタスクは複数のことを同時並行で処理しているのではなく、
1つの作業を終えてから他の作業に移ることを繰り返しています。

そのため、タスクからタスクへの移行時には頭を切り替えるための時間が必要になります。

よって、実際のところはシングルタスクの繋ぎ合わせです。

これを回避するために私がしていることは、

  1. 小さなタスクに分解する
  2. 終わったタスクはメモ書きする
  3. 頭の中を空にしてから次のタスクに映る

 

1 小さなタスクに分解する

終えるまでに半日以上かかるようなタスクは、
小さなタスクに分解します。

分解したタスクをスケジュール表に書き込みます。

Excelで作成したスケジュール表には、
開始時刻と終了時刻を入力すると経過時間が表示されるようになっています。

この仕組みを利用するとゲーム感覚でタスクが片付いていきます。

何より、終わったタスクがひと目でわかるので、やる気が出ます。

ゲームという言葉にすると不謹慎ですが、
あくまで自分のモチベーションを上げる道具に使うだけです。

 

2 終わったタスクはメモ書きする

さぁ、仕事を始めようと思っても、以前どこまで手をつけたのかわからない。

なんてことは避けたいです。

そこで、お客様ごとのカルテを作っておきます。
(私はEvernoteに作っています)

その日にやるべきことは、事前に箇条書きしておきます。
それぞれの項目の先頭にチェックボックスを作っておくと、
後でチェックがしやすくなります。

仕事を始める前に、その日にやるべきタスクだけを
Excelのスケジュール帳に移します。
(前日までに書いておくと、なお良い)

その日のタスクを終えたら、
カルテのチェックボックスにチェックマークを入れます。

次にやるべきことが出てきたら、
新たに箇条書きとチェックボックスを作成しておきます。

お客様ごとにこうしておくと、
どういった作業をどこまで完成させたのかひと目でわかります。

次回の作業時に過去を振り返る時間と未来を見積もる時間を短縮できます。

 

3 頭の中を空にしてから次のタスクに映る

仕事を中途半端に終わらせていると、
あれもこれも頭のなかでごっちゃになります。

最悪、仕事の時間を終えているのに、
「仕事が頭から離れない」なんてことにも。
(勤務であれば普通かもしれませんが)

なので、タスクを終えたらその都度区切ります。

そして、頭の中にあるものをすべてメモ書きして外に出してしまいます。

  1. タスクリスト
  2. スケジュール帳
  3. お客様カルテ

など。タスクの目的に合わせてメモする場所を変えます。

タスクリストは、税務以外のこと。

種まき、ルーティン、プレイベートのことなど。

スケジュール帳は、やるべき日時が決まっていること。

お客様カルテは「2」で説明済みなので割愛します。

頭の中を空にしておくと、夜や土日に仕事のことで気になることはありません。

 

 

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「ひとり」の限度を知る

人は完璧ではありませんし、老いてもいきます。

何より「ひとり」なので出来ることには限度があります。

それ故、一度受けた仕事は確実に滞りなく納めます。

そのために日々、試行錯誤しています。

 

 

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<編集後記>
5時45分起床後ルーティン
午前中、法人決算デスクワーク
午後から、ブログ執筆

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