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「急ぎでないこと」は見える化する。タスク管理のコツ<No 365>

 

)白良浜

 

 

 

1日の仕事は「段取り」で決まる

ひとり仕事をしていると、
段取り次第で、
1日の出来不出来が決まります。

しかし、段取りを事前に決めておいても、
急な飛び込みの仕事にその場で手をつけて
しまっては段取りも何もありません。

 

また、急ぎの仕事ばかりに集中していると、
急ぎでない仕事の納期が迫ってきます。

タスク管理のコツは、
「急ぎでないこと」を見える化することです。

 

 

タスクは4分割で「見える化」する

まず、タスク(納期がある仕事)は4つに区分します。

  1. 緊急かつ重要なこと
  2. 緊急だけど重要でないこと
  3. 緊急でないけど重要なこと
  4. 緊急でもなく重要でもないこと

縦を重要度、横は右へ行くほど緊急度を表すと、
次のような図になります。  

                     重要

 

まずはセオリー通り、重要かつ急ぎの「1」を先に片付けます。
私でいうと、顧問の仕事がこれに当たります。

顧問の仕事は、朝食後すぐにとりかかるので、
ほぼ午前中で終えることが出来ます。

次に「3」が重要とわかっていても、
多くの場合「2」を先にやってしまいます。

しかし、ここですべきことは「2」にとりかかるのでなく、
また「3」にがっつり取りかかることでもありません。

「3」と「4」の段取りです。

 

 

急ぎでない仕事は「スケジュール」と「分割」

「3」のタスクは私で言うと、

  1. ハーフマラソン
  2. ゴルフ大会
  3. 執筆
  4. セミナースライド作成
  5. セミナーでの話す内容

など「種まき」のタスクです。

これらを残しておくと、後でボディーブローのように
じわじわ効いてきます。

そして「4」は重要でないとはいっても、
小さな積み重ねで、仕事のレベルアップには欠かせません。

なので「3」と「4」をしっかり管理します。

「3」は細かく分割し、やるべきスケジュールを決めます。

ハーフマラソンであれば、当日から逆算して
徐々に距離と時間を増やしていきます。

ゴルフであれば、

  1. 1時間レッスン
  2. 打ちっぱなし
  3. ショートフォール

と徐々にレベルを上げていき、
また、これらを繰り返します。

執筆も、締め切りがあることなので
しっかり時間の枠を設けます。

午後のブログが終わった後の時間を
執筆にあてます。

1日1ページが目標です。

6割のちからで1度全部を仕上げてから、
2度、3度と修正を重ねていきます。

そして「4」は、やる日取りを決めておくだけです。

 

 

後ろも見る

長時間のタスクだと残りの作業を見て、
ぐったりします。

そんなときは、後ろを見るようにします。

通って来た足跡を見ると、
「ずいぶん遠く来たんだな」
「頑張ったんだな」
と感じることが出来ます。

遠くはぼんやり、
たまに後ろを振り返り、
目の前を向いていると
そのうちゴールにたどり着いています。

 

 

 

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<編集後記>
4時15分起床後ルーティン。ルーティンとは
午前中、メール返信、生保来客、源泉電子申告
午後から、ブログ執筆、ラン、執筆

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