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ZoomのミーティングIDの使い分け。インストールからルーム開設まで<No 973>

触っているうちに使えるようになる

コロナウィルスの影響により外出は極力控えています。

このひと月、仕事で外出したのは2回だけで、あとは自宅でできることに専念しています。

これまでも、効率化の一貫からメールやチャットを多様していたので、緊急事態宣言が発令された今も不自由に感じることはありません。

ただ、メールやチャットを多様しても、「会う」こと自体を否定しているのではなく、会うことには価値あると考えるからこそ、ただのやり取りとは区別しています。

実際、メールやチャットは文字なので、話すよりも時間がかかります。
相手の顔を見れませんし、声を聞けないというデメリットはあります。

そのため、平常時にはメールやチャットで対応し、大事な場面で「会う」という位置づけにしています。

この「会う」が困難になった今、Zoomを使ってやり取りすることが多くなりました。

ZoomによるWeb会議システム

Zoomはネットを使い顔を見ながら話せるWeb会議システムです。

チャット機能も備わっています。

画面の共有もできるので、会計ソフトやExcelの表を相手に見せながら数字を確認することができます。

私が初めてZoomを利用したのは、2018年の8月でした。

この時は、HPから個別相談のご依頼をいただき、PowerPointのスライドを見せながらお話しました。

大きなトラブルもなく無事に終えることができています。

最初はよくわからなくても、触っているうちに何とか使えるようになるのがZoomの特徴です。

細かい機能はたくさんありますが、必要最低限のものだけ使ってとりあえず始めてみるのも良いでしょう。

参加する側でも良いですが、自分がホストになって開催するとより勉強になります。

ZoomのミーティングIDの使い分け。インストールからルーム開設まで

インストール

Zoomのアカウントを作るには、まずアプリをPCにインストールする必要があります。

使い方

インストールが完了したら、デスクトップにZoomのアイコンが表示されるのでこれをクリックして起動します。

)Macのデスクトップ

Windowsの場合、初回はアイコンが表示されないときがあるので、
スタートボタンから「Zoom」を探します。

アプリが起動したら次の画面が表示されます。

まずは、

  1. 自分がホストになってミーティングを開く「新規ミーティング」
  2. 相手がホストで自分が参加する「参加」

を選ぶことだけ覚えておけば大丈夫です。

PCにインストールしたアプリからでなく、プラウザから入ると次の画面になります。
表示は異なりますが機能は同じです。

  1. 自分がホストになってミーティングを開くなら「ミーティングを開催する」
  2. 相手がホストで自分が参加する側なら「ミーティングに参加する」

を選びます。

 

ミーティングID

Zoomでは、ミーティングを開く場合、ミーティングIDが割り当てられます。

ミーティングIDには、

  1. 自分固有のパーソナルミーティングID
  2. 1回限りのインスタントミーティングID

があります。

パーソナルは「自分の部屋」、インスタントは「貸し会議室」とイメージすればわかりやすいでしょう。

パーソナルミーティングIDを確認するには、アプリの右上にある鍵マークの「設定」から入り、
「一般」の下側にある「さらに設定を表示」をクリックすると表示されます。

ここまで、アプリの中なのですが、

 

「さらに設定を表示」をクリックするとアプリ上ではなくプラウザから開いているので注意が必要です。

 

そのまま操作するとプラウザ上を動いていることになるので、さきほどのアプリの画面に戻りたいときは、マウスポイントを下にもっていき、Zoomのアイコンをクリックすると、

 

アプリに戻ってきます。

 

プラウザは開いたままでも問題ありませんが、アプリとプラウザの二つがあることを覚えておくと後々パニックになりません。
(ミーティング中に見たい画面が表示できないときがある)

パーソナルとインスタントの使い分け

パーソナルを多様すると、ミーティング中に(以前、ミーティングした)別の方が入ってくる可能性があるので注意が必要です。

なので、

  • 定期的に開催するならパーソナル
  • 1回限りならインスタント

と使い分けるのもいいでしょう。

「個人ミーティングIDを使用(PMI)」のチェックボックスを入れるとパーソナル、入れなければインスタントが採用されます。

セキュリティ上、リスクをゼロにするなら常にインスタントを利用するのが良いかもしれません。

また、ミーティング開催中にロック(部屋の鍵)をかけることもできるので、試してみると良いでしょう。

「新規ミーティング」をクリックすると、ミーティングルームが開設されます。

ロックは、下段にある「セキュリティ」から、

「ミーティングのロック」を選ぶとかかります。

ミーティング開始後のID確認方法

ホストとしてミーティングを開設した後に、IDを確認したい場合は、左上にあるボタンを押せば、IDが表示されます。

これまで、画面上部に表示されていましたが、さっきバージョンアップしたら変わっていました。

使いながら覚える

Zoomの機能はこれ以外にもまだまだたくさんあります。

まずは使って試しながら覚えていくのが良いでしょう。

<編集後記>
5時30分起床後ルーティン
相続税申告資料のリストアップ、お客様の融資準備

3月のハーフマラソンと30キロに引き続き、5月の大阪城トライアスロンが中止となりました。

致し方ないとはいえ、ゴールがなくなったのでモチベーションが上がりません。

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