Zoomの「スケジュール」機能でミーティングを事前予約。ミーティングはスマートに始める＜No 974＞

ミーティングをスマートに始めるため

ZoomのミーティングIDには、

1. 自分固有のパーソナルミーティングID
2. 1回限りのインスタントミーティングID

の2つがあります。

パーソナルだとホスト側が参加者に事前通知できるので、ミーティング前にやり取りする必要はありません。

ZoomのミーティングIDの使い分け。インストールからルーム開設まで＜No 973＞

触っているうちに使えるようになるコロナウィルスの影響により外出は極力控えています。このひと月、仕事で外出したのは2回だけで、あとは自宅でできることに専念しています。これまでも、効率化の一貫からメールやチャットを多様していたので、緊急事態宣言が発令された今も不自由に感じることはありません。ただ、メールやチャットを多様しても、「会う」こと自体を否定しているのではなく、会うことには価値あると考えるからこそ、ただのやり取りとは区別しています。実際、メールやチャットは文字なので、話すよりも時間がかかりま...

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ただ、使い回すと

• 以前に利用した方が不意に入って来たり
• 情報管理リスク

としてもやや問題があります。

一方、インスタントだと1回限りのIDなので、こういったリスクはありません。

ただし、ミーティングの直前にルームを開設する場合、ホストが参加者にIDを伝えなければいけないのでバタバタする恐れがあります。

こういった問題点は、ミーティングを事前に予約することで回避できます。

Zoomの「スケジュール」機能でミーティングを事前予約

Zoomにはミーティングを事前に予約できるスケジュール機能があります。

このスケジュール機能を使えば、インスタントIDを事前に発行することができます。

予約のやり方

アプリの「スケジュール」をクリックすると予約の設定画面になります。

予約日を入れて、

1. ミーティングIDは「自動的に生成」
2. パスワードにチェック
3. ビデオは「ホスト」はオン、「参加者」はオフ
4. カレンダーは「Googleカレンダー」

に設定します。

ミーティングIDは、「自動的に生成」を選ぶとインスタントIDが発行されます。

Zoomの脆弱性が取り沙汰されているので、パスワードはつくっておきましょう。

ビデオは、ホスト側が慣れていないなら「オン」で始めた方が参加者側に説明する手間が省けて良いでしょう。

ホスト側が慣れているなら、どちらも試してみて使いやすい方を選びましょう。

オンとオフの違いは、

• 「オフ」なら一度ノックしてから部屋に入る
• 「オン」なら扉が開きっぱなし

のような感じです。

カレンダーは、「Google カレンダー」を選べば、同期して参加者に送信するメールフォームを作成できます。（Googleのアカウントが必要です）

「スケジュール」ボタンを押して確定させると、スケジュールが作成されます。

「保存」ボタンを押すと、Googleカレンダーにスケジュールとして予約されます。

青色の帯の部分をクリックすると、スケジュールの内容が表示されます。

※　インスタントID

ここで右上にあるメールのアイコンを押すと、Gメールでミーティングの招待メールをつくることができます。

参加者のアドレスとメッセージを入れたら「送信」ボタンを押します。

※　メッセージを入れないと「送信」ボタンを押せません。

送信すると、参加者にはこういったメールが届きます。

日本語への翻訳もよくなってわかりやすい表示です。

参加者には、「当日の予定時間になりましたら、こちらのアドレス（URL）をクリックしてください」と伝えておくと良いでしょう。

画像チェック

ホストも参加者も慣れないうちは意図せず相手と繋がってしまうことがあります。

なので、自分の映りを確認したい場合は、

1. 鍵マークの「設定」ボタンから
2. ビデオ

で画像チェックができます。

「参加」よりも「ホスト」で試す

参加する場合は、送られてきたアドレスをクリックすればいいだけです。

簡単ですが、受け身なのでZoomを使いこなすチカラが身につきません。

Zoomを使いこなすなら、是非ホストとして利用してみましょう。

＜編集後記＞
5時00分起床後ルーティン
メニューと料金表のチラシ作成をデザイナーさんに依頼。
コロナ融資向けの試算表作成サービス開始しました。