CSV仕訳データをコピーするなら。Excelで一括「置換」が速い＜No 1423＞

資料が紙でも、何かしらのデータがないか？

お預かりする資料は、紙よりもデータでいただけると助かるものです。

紙だとイチからの入力が必要ですが、データだとそのまま利用できます。

データで完結できる仕事が年々増えて来ましたが、それでも紙の仕事は少なからずあります。

こうした紙の仕事は、できる限りデータに置き換えて使うようにしています。

お客さまからお預かりする資料は紙でも、前年のデータが手元にあれば、それが使えることもあります。

特に、不動産所得のような定型化された取引だと相性は良く。

前年のデータを利用して、極力、入力の仕事を減らしています。

JDLの仕訳データをCSVファイルで翌年にコピー。会計ソフトでできないことはExcelでやる＜No 951＞

CSV仕訳データをコピーするなら。Excelで一括「置換」が速い

本来、取引（仕訳）データをコピーして、翌年へ貼り付けできればいいのですが。

会計ソフトだと、同一ファイル内でのコピペはできても、異なるファイル同士ではできません。

同一個人・同一法人でも、年度が異なると駄目です。

その点、仕訳データをCSVファイルとしてダウンロードできる会計ソフトであれば可能です。

CSVファイルをダウンロード

近頃の会計ソフトだと、会計データの変換機能が付いています。

JDLだと、会計ファイルを開いたあと、「メニュー」の中から「会計データ変換」から選択できます。

出力（仕訳ファイル→CSVファイル）を選びます。

取り込むデータを日付で指定することができます。

CSVファイルをExcelで編集

取り込んだデータを開けるとき、Windowsだと自動でExcelから開いてくれるのですが、MacだとNumbersが開きます。

Excelのほうが扱いやすいので、データを開くときのソフトはExcelに指定します。

前年のファイルなので、日付の欄が「21231」令和2年12月31日になっているところを「31231」へ変更します。

「検索と選択」から「置換」を選びます。

ここで、変えたい日付「21231」を「検索する文字列」に入れ、変更後の日付「31231」を「置換後の文字列」へ入れます。

「置換」ボタンだと1つ1つ変わります。

「すべて置換」だと一括変換してくれます。

確認すると、ちゃんと「31231」に変わっているのがわかります。

そのままの金額だと、新旧どちらの数字がわからなくなるので、すべて「１」にしておきます。

会計ファイルへ取り込んだあと、新年度の数字を入れていき、「１」のままだと数字が訂正されていないことがわかります。

会計ソフトへ取り込み

同じ要領で、今度は修正後のCSVファイルを会計ソフトへ取り込みます。

翌年度のファイル「メニュー」から「会計データ変換」を選び、

「入力（CSVファイル→仕訳ファイル）」から取り込みます。

確認すると、仕訳データがキチンと取り込まれているのがわかります。

小さなコトを積み上げていく

事業所得で取引の正確な日付が必要な場合だとこの方法は使えませんが、不動産所得で貸借対照表を添付しないのだと使えます。

疑問に思うことは、とりあえずやってみます。

少しずつでも積み重なると結構な効率化ができているのがわかります。

＜編集後記＞
2月15日火曜日
7時00分起床後ルーティン
前日、風邪の症状があったので、大事をとって睡眠たっぷりと。
10時間寝たら治りました。

ランニングでヘアサロンへ行く予定でしたが地下鉄に変更。
ブログを終えてから申告関連をいくつか。